ارتباط مدیریت دانش با نوآوری و فناوری اطلاعات

ارتباط مدیریت دانش با نوآوری و فناوری اطلاعات و نقش آنها در بهبود کارآیی و اثربخشی فرآیندها

چکیده

تغییرات سریع در دنیای امروز، سازمانها را با چالشهای مختلفی روبرو کرده است؛ اما در این میان سازمانهایی موفق هستند که به کمک ابزارهای مدیریتی و فناوریهای نوین، از فرصتهای ایجادشده به نفع خود استفاده کنند. مدیریت دانش یکی از این ابزارهاست.علیرغم اینکه دانش بعنوان منبعی برای بقای سازمانها ضروری و حیاتی است و شرط موفقیت سازمانها درتجارت جهانی دستیابی به یک دانش و فهم عمیق در تمامی سطوح میباشد، اما باز هم بسیاری از سازمانها هنوز به مدیریت دانش بطور جدی توجه نکرده اند.دنیای امروزی به گونه ای است که شرط بقای هر سازمانی عکس العمل سریع در برابر تغییرات است که آن جزء با داشتن دانش و خلاقیت امکان پذیر نمی باشد.مقالة حاضر ضمن توضیح و تبیین مدیریت دانش ، ارتباط آن را با نوآوری و فنآوری اطلاعات و همچنین نقش آنها در بهبود کارایی واثربخشی فرآیندها را مورد بحث قرار می دهد.

واژه های کلیدی : مدیریت دانش ، نوآوری ، بهبود، کارآیی ، اثربخشی و فرآیند

مقدمه:

اگر هدف هر سازمانی را با دیدگاه نئوکلاسیک اقتصاد، حداکثرکردن (سود یا هر چیز دیگر) درنظر بگیریم، وظیفه مدیریت آن است که مقادیری از نهاده ها و ستاده ها را انتخاب کند که سود را بیشینه می سازند. مدیریت برای انجام این وظیفه باید به طراحی و کشف بازارها، ارزیابی کالاها و روشهای تولید و مدیریت فعالانه اعمال کارکنان بپردازد؛ همگی این وظایف نوعی عدم اطمینان را در بر دارند که غلبه بر آن، مستلزم سرمایه گذاری در کسب اطلاعات ، دانش و ایجاد روحیه نوآورانه می باشد(NORTH, 1991). در غالـب تئوری های مدیریت دانش، استفاده سازمان از دانش برای تطبیق مداوم خود با محیط خارجی (بازار، شرایط اجتماعی و سیاسی، ترجیحات مشتری) برشمرده شده (BORGHOFF AND PARESCHI, 1998) و در برخی دیگر از تئوری ها، دانش به عنوان محصول تولید – و نه منبع تولید – انگاشته شده است.(KODAMA, 1995)

مدیریت دانش مستلزم وجود رهبری آگاه و تأثیرگذار در سازمان است . فرهنــگ سـازمانی ای که در آن "خلاقیت و نوآوری " یک ارزش حاکم تلقی می شود یکی از عناصر جلوبرنده مدیریت دانش است

در دسته بندی ای کــــــه از سوی صاحب نظران کسب و کار ارایه می شود، دهه 1980، دهه جنبش کیفیت (تاکید بر اینکه برای دستیابی به کیفیت بهتر، همه کارکنان باید از قدرت فکری خود بهتر استفاده کنند)؛ دهه 1990، دهه مهندسی مجدد (استفاده از فناوری برای بهبود فرایندهای کسب و کار و کاهش هزینه ها)؛ و دهه 2000، دهه مدیریت دانش لقب گرفته است.

مفهوم مدیریت دانش

مفهوم مدیریت دانش برای مدتهای مدیدی به صورت عملی اما غیررسمی مورد استفاده واقع شده است. فقدان یک توافق عمومی در ارائه تعریف مشخصی از این مفهوم، به ایجاد آشفتگی و اغتشاش منجر شده است که در مطالعات مختلفی که در این زمینه انجام گرفته به خوبی منعکس گردیده است.

بنابراین، به منظور درک بهتر مفهوم مدیریت دانش باید ابتدا به بررسی مفاهیم داده(DATA)، اطلاعات (INFORMATION) و دانش (KNOWLEDGE) و تفاوت و ارتباط میان آنها بپردازیم. عبارات اطلاعات و داده، اغلب به جای عبارت دانش به کار برده می شوند. اما در واقع آنها مفاهیم متفاوتی دارند و درک تفاوت آنها برای انجام یک کار دانش محور بسیار مهم و حیاتی است.

داده : داده یک واقعیت از یک موقعیت و یا یک مورد از یک زمینه خاص بدون ارتباط با دیگر چیزهاست. در حقیقت، داده ها حقایق و واقعیتهای خام هستند. داده ها منعکس کننده تعاملات و مبادلات کامل و واحد و منسجمی هستند که تحت عنــوان جزء ناچیز از آنها یاد می شود. این اجزاء در پایگاههای داده، ذخیره و مدیریت می شوند.

داده ها حداقل متن را دارند وبه تنهایی مفهوم موضوع بزرگتری را القا نمی کنند، تا زمانی که مورد پردازش واقع شوند. 12 و 100110 و JAN نمونه هایی از داده هستند. بدون ارائه توضیحات بیشتر، هیچ برداشتی از این سه داده صورت نمی پذیرد. هریک از این داده ها ممکن است بیانگر زمان، مقدار، وزن، مبلغ، اندازه، ماهی از سال و… باشند.

اطلاعات : اضافه کردن زمینه و تفسیر به داده ها و ارتباط آنها به یکدیگر، موجب شکل گیری اطلاعات می شود. اطلاعات داده های ترکیبی و مرتبط همراه با زمینه و تفسیر آن است. ارتباط داده ها ممکن است بیان کننده اطلاعات باشد. ممکن است صرفاً ارتباط داده ها به اطلاعات منجر نگردد. مگر اینکه موجب درک مفهوم آنها باشد. اطلاعات در حقیقت داده های خلاصه شده را در بر می گیرد که گروه بندی، ذخیره، پالایش، سازماندهی و تحلیل شده اند تا بتوانند زمینه را روشن سازند. می توان با بررسی اطلاعات به اتخاذ تصمیمات پرداخت. اطلاعات معمولاً شکل اعداد و ارقام، کلمات و گزاره های انباشته شده را به خود می گیرند و اعداد و گزاره ها را به صورت خلاصه شده ارائه می کنند.

دانش : اضافه کردن درک و حافظه به اطلاعات موجب توسعه طبیعی پس از اطلاعــــــات می گردد. خلاصه سازی هر چه بیشتر (انباشت) اطلاعات اولیه به دانش منجـــــر می شود. دانش را در این حالت می توان بینشهای حاصل از اطلاعات و داده هایی تعریف کرد که می تواند به روشهای مختلف و در شرایط گوناگون موثر و قابل تقسیم باشد. دانش به حداقل رساندن جمع آوری و خواندن اطلاعات است نه افزایش دسترسی به اطلاعات. دانش کارآمد کمک می کند تا اطلاعات و داده های ناخواسته حذف شوند.

دانش یک ادراک و فهم است که از طریق تجربه، استدلال، درک مستقیم و یادگیری حاصل می شود.
زمانی که افراد دانش خود را به اشتراک می گذارند، دانش هریک افـــزایش می یابد و از ترکیب دانش یک فرد با افراد دیگر، دانش جدید حاصل می شود. (شکل 1)

خرد (WISDOM) : آخرین مرحله، حرکت از دانش به خرد و کمال است. خرد همان کاربرد دانش است. اگر شخصی اثر غذای پرچرب را در چاقی بداند اما بدون توجه به آن در خوردن پرهیز نداشته باشد، فرد خردمندی نیست، چرا که از دانشی آگاهی داشته که آن را به کار نگرفته است.

هرم دانش : بــاتوجه به تعاریف و مفاهیم فوق می توان هرم دانش را ترسیم کرد. داده ها در پایین ترین سطح و خرد در راس هرم قرار دارند. برخی اختلاف نظرها درباره جزئیات وجود دارد ولی در کل، .وفاق عمومی درباره حرکت و ترکیب کلی هرم دانش وجود دارد(شکل 2).

شکل2 – هرم دانش (سلسله مراتب داده – خرد )

مدیریت دانش : باتوجه به مباحث پیش گفته اکنون می توان مدیریت دانش را اینگونه تعریف کرد:
توانایی یک سازمان در استفاده از سرمایه معنوی (تجربه و دانش فردی نزد هر فرد) و دانش دسته جمعی به منظور دستیابی به اهداف خود از طریق فرایندی شامل تولید دانش، تسهیم دانش و استفاده از آن به کمک فناوری. اصول مدیریت دانش شامل توسعه، اجرا و نگهداری زیرساختهای فنی و سازمانی به عنوان بستر و الزام انتشار دانش و انتخاب فناوریهای خاص است.

در هر سازمان، دانش از تمام منابع موجود از قبیل پرسنل، سیستم ها، بانک های اطلاعاتی، مستندات روی میزها و پرونده های بایگانی جمع آوری می شود. تمام دانش جمع آوری شـــــده در ساختارهای مناسبی دسته بندی می شوند. این دانش به سرعت و به راههای مختلف بین آنهایی که در سازمان به آن نیاز دارند قابل توزیع است. دانش مناسب و صحیح نزد افراد یا سیستم مناسب و در زمان مناسب قرار می گیرد.

چرخه دانش : چرخه دانش و یا به عبارتی فرایند مدیریت دانش همانگونه که درشکل 3 نشان داده شده از چهار بخش اصلی تشکیل شده است. در مرحله اول می باید دانش موجود در سطح ســـازمان و منابع آن (اعم از دانش صریح[1] و ضمنی [2] نزد افراد، بانک های اطلاعاتی، مستندات و…) مورد شناسایی واقع شده و سپس اخذ و کسب گشته به صورت مناسبی ذخیره سازی گردد. سپس برای اینکه دانش باارزش شده و به هم افزایی و زایش مجدد دانش منجر گردد، باید دانش موجود نزد افراد به اشتراک گذاشته شده و تسهیم گردد.
پس از طی این مراحل اکنون باید از دانش کسب شده در جهت اهداف عالیه سازمان استفاده کرد زیرا در غیر این صورت تمامی تلاشهای انجام گرفته ابتر خواهد ماند. خلق دانش شامل ورود اطلاعات جدید به سیستم و حاصل به اشتراک گذاری و تسهیم دانش نزد افراد است. خلق دانش خود شامل اکتساب، کشف و توسعه دانش است.

شکل3 – فرآیند مدیریت دانش (چرخه دانش )

سازمان ها برای اینکه بتوانند مدیریت دانش را توسعه داده و تقویت نمایند، باید در 5 فعالیت عمده مهارت لازم را کسب نمایند. این پنج مهارت به شرح زیر است :

1) قدرت حل نظام دار مسئله را پیدا کنند .

2) توانایی کسب تجربه از موفقیتهای دیگران و بکارگیری راهکارهای نوین را داشته باشند.

3) از تجارب قبلی و فعلی تجربه کافی را بیاموزند.

4) خود را با الگوبرداری از سازمانهای موفق مقایسه نمایند.

5) توانایی انتقال مؤثر و سریع دانش را در تمام سطوح سازمان داشته باشند.

هر کدام از این مهارتها نیازمند تفکر ویژه ، ابزار و رفتار معینی است که باید بهنگام بکارگیری آنها مورداستفاده قرار گیرد.

ارتباط بین مدیریت دانش و فن آوری اطلاعات

یکی ازموضوعات موثر برمدیریت دانش سازمانی ،پیشرفت های شگرف و خیره کننده فن آوری اطلاعات (IT) می باشد که یکی پس از دیگری رخ می دهد. این امر باعث توجه و سرمایه گذاری قابل توجه سازمانها گردیده است . دراین زمینه مشکل آن است که سازمانها بطور یک جانبه و بدون درنظرگرفتن تمامی ابعاد و زمینه های مربوط در ITسرمایه گذاری می نمایند. این کار باعث شده است تا آن بخش از پایگاه دانش که به راحتی ازقابلیت فرموله شدن برخوردار است ( یعنی به آسانی بین افراد مورد ارتباط اطلاعاتی قرار می گیرد) محور توجه و تأکید قرار گیرد و در مقابل دانش ضمنی علی رغم تأکید و توجه ادبیات موضوع برنقش غیرقابل انکار آن درتعیین میزان توان رقابتی سازمان در بازار متلاطم و اقتصاد جهانی ، صرفاً به دلیل فقدان قابلیت فرموله شدن درحاشیه قرار گیرد.

نتایج تحقیقات منتشر شده مؤید آن است که چنانچه دانش ضمنی در ایجاد مزیت رقابتی سازمان نقش اصلی را ایفا نماید، آنگاه سرمایه گذاری در IT و استفاده از آن بدون توجه به این دانش موجب از دست رفتن سریع مزیت یاد شده می گردد. از این رو سازمانها نباید انتظار داشته باشند که این نوع سرمایه گذاری منجر به ایجاد وحفظ مزیت رقابتی برای آنان گردد et al,2001)&. jon-arild j)

باتوجه به مطالب فوق می توان گفت صورت مسئله آن است که دیجیتال نمودن سازمان از طریق IT می تواندمنجر به افزایش تضاد بین دانش ضمنی و دانش صریح گردد. که این امر به نوبه خود بر توان شرکت در ایجادمزیت رقابتی پایدار تأثیر منفی خواهد داشت . از این رو سؤال آن است که چگونگی استفاده از دانش ضمنی و صریح در حد تعادل قرار گیــرد تــا شـاهد تأثیـر مثبـت بـر نتـایج شـرکت بـاشیـم . پـاسخ به ایـن سـؤال مستلـزم اسـت که چــگونگی تـأثیــر ITو دانـش ضمنــی بـر بهبــود مستمر، نـوآوری ، عملکـرد و نتیجتـاًتـأثیـر بر مـزیت رقـابتی پایدار مشخص گردد(j-a.jogannessen er al.1999)

نقطه آغازین پژوهش در خصوص درک ارتباط بین دانش ضمنی و IT همانا پژوهش در خصوص یادگیری سازمانی می باشد. فرآیندهای دانش سازمانی و یادگیری سازمانی یک فرآیند یکپارچه را تشکیل می دهند که مطالعه یک عنصر بدون مطالعه عنصر دیگر امکان پذیر نمی باشد. این موضوع مورد توجه پژوهشگران زیادی قرار گرفته است . آنچه که بطور خاص دانش ضمنی را با یادگیری سازمانی پیوند می دهد مفاهیم " یادگیری مبتنی بر موقعیت "و "یادگیری محتوایی " می باشد.

دانش سازمانی منبعی است که نتیجه تعامل فرآیندهای متفاوت یادگیری می باشد، اما یادگیری سازمانی ، به همراه فرآیند دانش و استفاده از IT هدف مشترکی را در بافت شرکت دنبال می کنند که از آن تحت عنوان ایجاد مزیت رقابتی پایدار یاد می شود. در این بافت دانش ضمنی از اهمیت ویژه برخوردار می باشد چرا که این دانش متعلق به کارکنان سازمان (بصورت انفرادی ) می باشد و تقلید آن به وسیله رقبا مشکل می باشد. لذا این نوع دانش برای سازمان توانمندی اصلی ایجاد می نماید و بدین وسیله شرکت را از رقبایش متمایز ساخته ومزیت های استراتژیک آنرا ارتقاء می دهد. توانمندی های مذکور به واسطه یادگیری توسعه و گسترش می یابد.(joseph.z & er al,2001)

ارتباط بین مدیریت دانش و نوآوری

از سوی دیگر در خصوص نوآوری چنین بحث شده است که دانش ضمنی به تنهایی باعث افزایش نوآوری نمی گردد بلکه فقط بر بهبود مستمر تأثیر دارد. بعلاوه از دانش ضمنی به عنوان یک مانع کلیدی بالقوه درخصوص نوآوری نیز یاد شده است . از طرف دیگر به دلیل آنکه دانش ضمنی معمولاً قسمتی از فرآیندهای یادگیری بلندمدت در یک بافت ویژه می باشد و در ساختار تفکر جای دارد، به عنوان یک عنصر محافظت کننده در ارتباط با نوآوری عمل می نماید و همچنین به عنوان بخشی از سیستم ایمنی سازمان ، از تقلید و کپی سازی سیستم ها جلوگیری می کند.

(er al,2001 & ( jon-arild jتیس و همکارانش در این زمینه چنین بیان می دارند که تقلید مستلزم درک همانندسازی می باشد. همانند سازی به معنای انتقال دانش از یک جایگاه اقتصادی واقعی به جایگاه دیگرمی باشد، در حالیکه تقلید به طور ساده عبارت است از همانند سازی انجام گرفته به وسیله یک رقیـب . بنابـراین هـر چقــدر بــر میـزان دانــش ضمنی اضافـه گـردد، به همان میزان همانندسازی مشکل می گردد (نه تنهابوسیله رقبا بلکه بوسیله خود شرکت ).( s.gopalakrishnan,1998 & f.damanpour)
بهبود مستمر نیز به واسطه دانـش ضمنــی افزایــش می یــابد. ایـن موضــوع از سـوی صاحبنظــران زیادی مـورد تــوجه قرار گرفتــه است . به عنــوان مثــال ســولـو چنیــن بیـان مـی دارد کـه بهبــود مستمـریکنـواخت در خصـوص محصـولات و فرآینـدها مهمتـرین منبـع بهـره وری در صنـایع بـالغ مـی باشد،یعنـی بخـش مبتنـی بـر تجـربه از پـایگاه دانش سازمان .( er al,2001&jon-arild j) با این وجود دانش ضمنی از طریق یک عامل بازخور منفی محدود می شود. این عامل مربوط به زمانی است که هیچگونه نوآوری در سازمان رخ ندهد، در این وضعیت بهبود مستمر، عملکرد را افزایش می دهد. بنابراین دانش ضمنی بهبود مستمر را تنها در حد مشخصی ارتقاء می دهد، و سپس کاهش می یـابد. از این پدیده تحـت عنـوان "یادگیری محدود شده از طریق انجام دادن " بیان می شود.(et al,1999 & markku.t) در قسمت های قبل ذکر شد که دانش ضمنی به تنهایی خود نوآوری ایجاد نمی کند. دیدگاه اصلی در این زمینه آن است که کل پایگاه دانش که دانش ضمنی بخشی از آن است (در خصوص یک سازمان ) در بافت اجتماعی و فرهنگ گسترش می یابد، جایی که تعامل بین شرکت ها با یکدیگر و شرکت ها و سیستمهای بیرونی عنصر مهمی را درتوسعه ، گسترش و انتقال دانش ضمنی شکل می دهد. در بررسی نوآوری های گذشته سازمانی حضور نیروهایتغییر اجتماعی و تکنولوژیکی مشاهده گردیده است . همچنین نیروهای اجتماعی ، تغییر سازمانی وتکنولوژیکی را در بلند مدت تعیین می نمایند. لذا در مطالعه دانش ضمنی مدنظر قــراردادن سیستــم های بیرونی که سازمان با آنها در تعامل است مهـم می بـاشد. ایــن امــر زمــانی متحقــق می گــردد کــه بیــن دانــش ضمنــی و دانش صریح در سیستـم ارتبـاط بــرقرار شــود و سیستــم هـای بیــرونی پــایگاه دانـش (کــه در آنهــا نـوآوری رخ مـی دهـد)عملکـرد را افـزایش داده و مـزیـت های رقــابتــی پایــدار راارتقــاء دهنــد. ( s.gopalakrishnan,1997& f.damanpour)

بنابراین ارتباط برقرار کردن با پایگاه دانش بیرونی می تواند منجر به ایجاد نوآوری گردد. بهبود مستمر ونوآوری به واسطه تعامل میان سیستم (که با سایر سیستم ها در محیط در ارتباط است ) و یادگیری سازمانی حاصل می گردند.

نوآوری نیز بهبود مستمر را افزایش می دهد. ارتقاء نوآوری از طریق پایگاه دانش بیرونی سازمانی مستلزم حساسیت به تغییر، مکانی برای نشستهای بیرونی (که تسهیل کننده انتقال دانش ضمنی بیرون باشد) و استفاده ازIT (که تسهیل کننده دانش صریح بیرونی باشد) می باشد. استفاده ازIT بر استفاده از پایگاه دانش بیرونی سازمانی به واسطه انتقال اثربخش دانش صریح تأثیر می گذارد.( et al,2001 & jon-arild j) مطالب فوق درقالب شکل زیر خلاصه گردیده است .

نتیجه گیری

در این مقاله مفهوم مدیریت دانش و ارتباط آن با فن آوری اطلاعات و نوآوری سازمانی که ماحصل آن کسب ،حفظ و ارتقاء مزیت رقابتی پایدار می باشد، مورد بحث قرار گرفت . مدیریت دانش با نگاه فوق در اولین گام مستلزم تعیین فرصت ها و تهدیدات فرآروی سازمان است . پس از آن تعیین شکاف دانش سازمانی که گواه بر فاصله بین وضع موجود دانش سازمانی و دانش مطلوب و مورد نیازسازمان است ، خلاء دانش سازمان را مشخص می کند. سپس لازم است با توجه به آسیب پذیری استراتژیک و تحلیل ریسک رویه ای مناسب جهت حذف این فاصله انتخاب گردد. حصول اطمینان نسبت به برقراری توازن بین دانش صریح و ضمنی سازمان نیز از جمله فاکتورهای موفقیت است . ایجاد تعهد در بین سطوح مدیریت و کارکنان نسبت به بینش سازمانی موجب تقویت کارکرد آن و تسهیل انجام کارهای تیمی به عنوان یکی از زمینه های اصلی نوآوری می گردد.

منابع :

1.TURBAN EFRAIM, “INFORMATION TECHNOLOGY FOR MANAGEMENT: TRANSFORMING ORGANIZATIONS IN THE DIGITAL ECONOMY”, JOHN WILEY & SONS, LTD, 2003.

2. HANSEN, M. T., NOHRIA, N. AND TIERNEY, T. “WHAT’S YOUR STRATEGY FOR MANAGING KNOWLEDGE?”, HARVARD BUSINESS REVIEW, MARCH-APRIL

3.CONG, XIAOMING. AND PANDYA, KAUSHINK V. “ISSUES OF KNOWLEDGE MANAGEMENT IN THE PUBLIC SECTOR”, ELECTRONIC JOURNAL OF KNOWLEDGE MANAGEMENT, VOL. 1. ISSUE. 2. 2003.

4.OECD, (2004) “KNOWLEDGE MANAGEMENT: INNOVATION IN THE KNOWLEDGE ECONOMY, IMPLICATIONS FOR EDUCATIONS AND LEARNING

5.Johannessen, Jon-Arild; Olaisen, Johan; Olsen, Bjørn: Mismanagement of tacit knowledge: the importance of tacit knowledge, the danger of information technology, and what to do about it. International Journal of Information Management 21: 3-20.

6.S. Gopalakrishnan & F. Damanpour, "Innovation Research in Economics, Sociology,

and Technology Management," Omega, Vol. 25, 1997, 15-28

[1] دانش صریح (EXPLICIT KNOWLEDGE) دانش عینی، مستدل و منطقی است. به عبارت دیگر، دانش صــــریح مجموعه ای از خط مشی ها، رویه ها، نرم افزارها، مستندات، دستورالعملها، گزارشها، طراحی ها و اهداف هر سازمان است. دانش صریح به صورت مستند و مدون شده موجود است، لذا به راحتی بین دیگران قابل توزیع است.

[2] دانش ضمنی (TACIT KNOWLEDGE) دانش ذهنی، غیرعینی، شناختی و تجربی است که نزد هرکس وجود دارد و در طول زمان از طریق آموزش و تجربه کسب شده است. دانش صمنی محل تجمع تجارب، بینش، فراست، فوت و فنها و مهارتهاست. از آنجایی که دانش ضمنی اغلب به صورت مستند و جمع آوری شده وجود ندارد و صرفاً نزد فرد انحصار می شود، از آن تحت عنوان دانش چسبنده نیز یاد می شود.