حسابداری مدیریت بودجه
یونس ولی زاده کارشناس ارشد مدیریت دولتی (مالی)
حسابداری مدیریت بودجه
یونس ولی زاده کارشناس ارشد مدیریت دولتی (مالی)بهرهوری، عملکرد، کارایی و اثربخشی در سازمان
مقدمه:
وظیفه اصلی تمامی مدیران در همه سطوح و همه نهادهای اجتماعی این است که محیطی را طراحی، اجرا و نگهداری نمایند که اعضای سازمان بتوانند با فعالیت و همکاری گروهی در آن به اهداف معین خود دست یابند. در پاسخ به این سوال که مدیر کیست می‌توان گفت که مدیر کسی است که مسئولیت عملکرد یک یا چند نفر در سازمان را به عهده دارد و در پاسخ به اینکه مدیران چه می‌کنند گفته می‌شود که مدیران اثر بخش منابع انسانی را به طرقی که هم به عملکرد عالی و هم به سطح مطلوب رضایت کارکنان منجر گردد، به کار می‌گیرند. توجه و علاقه توام به عملکرد و رضایت خاطر موضوع اصلی مدیریت در محیطهای کاری است.
اصطلاحات مختلفی برای ارزیابی میزان موفقیت مدیران استفاده می‌شود. اصطلاحاتی چون بهرهوری، اثربخشی، کارآیی، عملکرد و ... در این مقاله برآنیم که بطور مختصر تعریفی از این اصطلاحات در سازمانها ومدیریت آنها و طرق ارزیابیشان ارائه دهیم و ارتباط میان آنان را مختصرا بیان نمائیم.
مدیران موفق و موثر
ارزیابی میزان موفقیت و موثر بودن هر مدیر، بر اساس دیدگاه‌ها و معیارهای رایج در سازمان صورت می‌پذیرد. ولی شاید بتوان بطور کلی، شمایی از عوامل موفقیت مدیران در سازمان به صورت زیر ارائه داد:
فرصتها و محدودیتهای مقامهای مافوق و میزان میزان تطابق تواناییها،
میزان موفقیت مدیر= پیش‌بینی + نحوه ارزیابی همکاری + مهارتها، نگرشها و انگیزه‌های
نشده کارکنان افراد با شغل آنها
مدیریت موفق و موثر، مدیریتی است که به کسب هدفهای سازمانی یا چیزی بیشتر از آن می‌انجامد.
مدیری که بتواند حداقل نتیجه قابل قبول را با استفاده از ابزارهایی نظیر تنبیه، توبیخ، کسر حقوق و غیره فراهم سازد، مدیری موفق نامیده می‌شود. در حالی که مدیری موثر مدیری به کسی می‌گویند که بتواند 80 تا 90 درصد تواناییهای افراد را به کار گیرد.
برای مدیریت موفق و موثر بهره مندی از تواناییهای ذاتی و اکتسابی معینی ضرورت دارد. مدیریت موثر مستلزم داشتن تواناییهای فنی، انسانی، اداراکی، طراحی و توان حل مسئله است.
همچنی میزان تطابق تواناییهای افراد باشغل اتنخابی آنها و میزان همکاری کارکنان و مافوقها، در موفقیت یک مدیر نقشی اساس دارند.
بهرهوری:
اصولا مدیریت عبارتست از دانش افزایش بهره وری و استفاده بهینه از منابع و امکانات موجود به منظور نیل به اهداف تعیین شده. بهرهوری در مدیریت به معنای تحقق هدفهای سازمان وتولید حداکثر کالاها و خدمتها با مصرف حدقل منابع انسانی و مادی به کمک تکنولوژی پیشرفته و به طور کلی با کاربرد شیوه های بهتر مدیریت می‌باشد. لنین معتقد است بهرهوری در کار مهمترین موضوع و اساسی‌ترین مساله برای پیروزی سیستم اجتماعی محسوب می‌شود.
گاهی بهرهوری با تولید اشتباها جابجا استفاده می‌شوند. بهرهوری به معنای تولید نمی‌باشد. می‌توان ثابت کرد که حتی باافزایش تولید، بهرهوری کار ممکن است کاهش پیدا کند، یا برعکس بهرهوری کار همراه با افزایش تولید بالا رود. به هرحال نکته مهم اینست که تولید اضافی الزاما معنای افزایش بهرهوری را نمی‌دهد و همرا بابالا رفتن قدرت تولید نیست.
اگر بخواهیم تعریفی کلی از بهرهوری ارائه کنیم می‌توانیم بگوئیم بهره وری عبارتست از بدست آوردن حداکثر سود ممکن از نیروی کار، توان، استعداد و مهارت نیروی انسان، زمین، ماشین، پول، تجهیزات، زمان، مکان و ...به منظور ارتقاء رفاه جامعه، به گونه ای که افزایش آن به عنوان یک ضرورت در جهت ارتقاء سطح زندگی انسانها و ساختن اجتماعی مرفه‌تر همواره مدنظر همه صاحبنظران سیاست و اقتصاد می‌باشد.
البته تعاریف متعددی از بهرهوری ارائه شده است.
برخی از این تعاریف عبارتند از:
- قدرت و توانایی تولید کردن
- مجوعه نسبتهای بازده به نهاده
- خارج قسمت بازده به یکی از عوامل تولید
- درجه استفاده موثر از هر یک از عوامل تولید
- مجموع خروجیهای جامع و ملموس به مجموعه ورودیها جامع و ملموس است
آنطور که از ورای همه تعریف استنباط می‌شود، بهرهوری عبارتست از به دست آوردن حدکثر سود ممکن از نیروی کار، توان، استعداد ومهارت نیروی انسانی، زمین، ماشین، پول، تجهیزات، زمان و مکان برای ارتقاء سطح رفاه جامعه و نهایتا هدف از بهبود بهرهوری، عبارتست از استفاده بهینه از منابع مادی، نیروی انسانی، تسهیلات، و غیره به طریق علمی، کاهش هزینه‌های تولید، گسترش بازارها، افزایش اشتغال و کوشش برای افزایش دستمزدهای واقعی و بهبود معیارهای زندگی، آن گونه که به سود گارگر، مدیریت و عموم مصرف کنندگان است.
البته کو آن لی معتقد است تعریف اصطلاح بهرهوری برحسب موقع و موضع اقتصادی فردی که تعریف را بیان می‌دارد، برداشتهای او در تعبیر موضع و کابردهایی که از استنتاجات خود از بهرهوری در مدنظر دارد تغییر می‌کند. ولی با این همه بهرهوری به مفهوم دقیق اقتصادی به رابطه قابل اندازه گیری بین حجم محصول و حجم عوامل مصرف شده( از قبیل زمین، سرمایه و کار) مورد لزوم برای تولید آن محصول اشاره دارد.
امروزه برخلاف گذشته، درباره مفاهیم بهرهوری و سنجش عوامل موثر در بهرهوری میان پژوهشگران جهانی اتفاق نظر زیادی ایجاد شده است. در زمان حاضر جملگی کارشناسان و محققان متفق‌القولند که مقدار مولد بودن، قدرت تولید، قابلیت استصال یا میزان بهرهوری قابل اندازهگیری است و برخی اختلاف نظرهایی که موجود دارد بر سر آن است که چه چیز را باید اندازهگیری کرد وبه چه نحو؟
عوامل موثر بر بهرهوری:
با تامل بر تعاریف ارائه شده در بخشهای قبل و با توجه به روند تکاملی بهرهوری و چگونگی استفاده از عوامل تولید، به ویژه نیزوی انسانی می‌توان عوامل موثر بر بهرهوری را به دو دسته کلی تقسیم کرد. عوامل برون زا و عوامل درون زا:
1- عوامل برون زا عبارتست از عومالی که تحت تاثیر سیاستها و اقدامات خارج از سازمان بوده و کنترلی بر آنها نیز از طرف سازمان وجود ندارد. به معنای دیگر، مجموعه عواملی که خارج از سازمان بر بهرهوری اثر می‌گذارند عوامل برون زا نامیده می‌شوند. تعدادی از این عوامل به شرح زیر می‌باشند:
الف)عوامل فرهنگی
فرهنگ عبارتست از مجموعه ارزشها،عقاید و رفتاری که یک جامعه و یا یک سازمان دارای آن می‌باشد به نحوی که چارچوب کلی رفتار فرد نیز در سازمان و یا یک جامعه منبعث از آن فرهنگ است. لذا توجه به عامل فرهنگ به عنوان یک عامل اصلی از اهمیت ویژه‌ای برای مطالعه بهرهوری در سازمانها برخوردار است.
ب) عوامل اقتصادی
وابستگی اقتصادی کشورهای در سطح کلان، توزیع نابرابر در درآمدها و تحریمهای اقتصادی از جمله عوامل عمده کاهش سطح بهرهوری در سازمانهای کشورهای رو به رشد است. کشورهایی که وابستگی خود را به کشورهای توسعه یافته و غنی حفظ کرده اند، و به هیچ وجه نتوانسته اند از محتوای کیفی سیاستهای خرد و کلان این کشورها بهره‌مند شوند و حرکتهای رو به رشد داشته باشند. نمودهای بارز وابستگی اقتصادی در اولین مرحله در بخشهای کشاورزی و صنعت است که با تحریم اقتصادی مشکلات متنابهی را برای کشورها در ابعاد سرمایه و تکنولوژی به همراه دارد.
از طرفی وضعیت نامناسب اقتصادی سازمانها، درآمد پایین آنها و سود کم در کوتاه مدت به عنوان یکی دیگر از عوامل برون‌زا مطرح است. زیرا تامین نیازهای فیزیولوژیک برای افراد در سازمان از اهم ضروریات است و در صورتی که نیازهای اولیه افراد در سازمان تامین نشود، خودبهخد دلیلی برای افزایش بهرهوری توسط کارکنان در آن سازمان وجود نخواهد داشت. به همین دلیل کشورها وسازمانهایی که دارای وضعیت قابل قبول اقتصادی نیستند، عملا ارتقای بهرهوری در آنها مشکلات حادی خواهد داشت و به کندی اتفاق خواهد افتاد، مگر در سایه یک مشرکت وعزم عمومی وتلاش مستمر و پویا در حرکتها و فعالیتهای بهره‌ور و در نهایت ایجاد یک فرهنگ بهرهوری در کشور یا موسسه مربوط.
ج) عوامل اجتماعی
از لحاظ اجتماعی غلبه روحیه فردگرایی بر جمع گرایی در جامعه باعث می‌گردد که در سازمانها بهرهوری مجموعه افراد که به لحاظ هدف جمعی گرد هم آمده‌اند در سطح پایینی قرار گیرد. زیرا روحیه تعون گروهی و انضباط اجتماعی در جامعه بسیار ضعیف است وفرد خواسته‌های خود را بر خواسته‌های گروه ارجح می‌داند.
2-عوامل درون زا
الف)نیروی انسانی
نیروی انسانی به عنوان استفاده کننده و بکارگیرنده سایر عوامل تولید و نقطه شروع فعالیتهای سازمانی، نیازمند تامل بیشتر است. بدین لحاظ کمیت و کیفیت نیروی انسانی در سازمانها تاثیر قابل ملاحظه‌ای بر بهرهوری سازمانها خواهد داشت. نیروی انسانی در یک سازمان باید براساس یک کارسنجی، زمان سنجی و بررسی دقیق نیازمندیهای موسسه تامین گردد، زیرا نه‌تنها نیروی انسانی مازاد بر نیاز سازمان مخل حرکتهای بهرهوری است، بلکه نیروی انسانی کمتر از نیاز موسسه نیز منجر به مستهلک شدن شدید نیروی انسانی و کاهش بهرهوری در بلند مدت خواهد شد. از این نظر بررسی نیروی انسانی دارای دو بعد کمی و کیفی است. از نظر کمی تعدا نیروی انسانی براساس یک بررسیب دقیق از وضعیت کار، جایگه مشنیآلات، سختی کار ،وضعیت محیطی و سرعت انجام گرفتن کار تعیین خواهد شد. به بیان دیگر، کلیه فعالیتها در سطح موسسه کار شکافی و تجزیه و تحلیل می‌شود و سپس تعداد دقیق نیروی انسانی از ارکان اساسی و از ضروریات حرکتهای تعریف شده و هدفمند بهرهوری در سطح سازمان بشمار می‌رود.کیفیت نیروی انسانی مستلزم توجه به آموزشهای تخصصی عمومی می‌باشد. لذا به همین دلیل باید سعی نمود در زمانی که نیروی انسانی از لحاظ کمی مورد بررسی قرار می‌گیرد، نوع تخصص و تجربه مورد نیاز نیز دقیقا تعیین شود و نیازمندیهای آموزشی کارکنان بطور کاملا منطقی مشخص گردد. و طی یک برنامه زمانبنیدشد کلیه کاکنان آموزشهای لازم را نیز طی نمایند. گسترش و اتقای کیفیت و ازایش مناسب برنامه‌هایآموزش کارکنان در جهت ایجاد دانش فنی و دانش اجتماعی و کار مولد در جهان امروز یک ضروت است . آموزشهای فنی و حرفه‌هی بازوی توانمد و یاری دهنده‌ای است که ازطریف تموانمندکردن نیروی کار به رشد و بهرهوری از منابع بویژه توسعه منابع انسانی می‌انجامد. اگر این آموزشها با کیفیتی بالا گسترش یابد، میان دست و مغز کارکنان پیوند ایجاد گردد، منطق و علم جایگزین سنت و تجربیاتغلط گردد و نهایتا ب هنوان یک ارش طرح گردد، طرعا مقدمات افزایش بهرهوری نیز فراهم گردیده است. آموزش نیروی انسانی یک امر کوتاه مدت نیست،بلکه یک هدف بلند مدت، همیشگی و تدریجی است. آموزشهای نیروی انسانی شامل فراهم آمدن امکانات تحصیل در دوره‌های مقدماتی و بالاتر، کسب مهارتهای فنی، آموزشهای نظری مرتبط با شغل و پرورش شخصیت کارکنان می‌باشد که می‌تواند به شکلهای ذیل ارائه گردد:
- آموزش حین خدمت
- آموزش در غیر ساعات خدمت
- آموزش در گروههای کوچک فعالیتی
ب) تکنولوژی
تکنولوژی معمولا دارای دو بعد است، یکی سخت افزار و دیگر نرم‌افزار. سخت افزار نمایانگر بعد مادی ماشین آلات، ابزار و امکانات است و بعد نرم افزار بیانگر دانش و فن بکارگیری ابزار و امکانات است. از طرفی سازمان پدیده‌ای است که فعالیتهای انسانی را در قالب تکنولوژیهای مختلف نظم و شکل می‌بخشد. انتخاب و بکارگیری نظام فنی در هر سازمان براساس اهداف مورد انتظار و نحوه تخصصی کردن اطلاعات،مهارتها و وسایل و ابزار مورد نیاز و همجنین چگونگی روشهای تحلیل اطلاعات انجام می‌پذیرد.
خودکار گرایی و جذب تکنولوژی پیشرفته در تولید عامل بسیار مهمی در افزایش بهرهوری است. ماشینی که با سرعت بیشتر، دقت بیشتر، ضایعات کمتر و همگونی بالاتر کالا تولید می‌کند، قطعا دارای بهرهوری بالاتری نیز می‌باشد. گرچه به دلیل سرمایه‌بر بودن، مخرج نسبت( به عنوان داده) افزایش می‌یابد، و منجر به افزایش هزینه سرمایه‌گذاری می‌شود، ولی استفاده با نیازمندیهای سازمانی از مواردی است کهه سازمانها باید در انتخاب و استفاده از آن دقت کافی داشته باشند. تکنولوژی در معنای واقعی و در بعد اشاره شده باید مورد دقت قرار گیرد و هماهنگ با یکدیگر مورد استفاده واقع شود.
اگر تکنولوژی به صورت مجرد و تنها در جهت افزایش خودکارگرایی در سازمانمورد نظر باشد و ارتباط آن با دانش فنی کارکنان و سطح تکنولوژی مورد نیاز مورد بررسی قرارنگیرد نه تنها موجب افزایش بهرهوری نخواهد شد، بلکه هزینه‌ها را افزایش خواهد داد. سطح رضایت کارکنان را کاهش و در نهایت کاهش بهرهوری را نیز به دنبال خواهد داشت.
ج) مدیریت
مدیریت به عنوان هدایت کننده، هماهنگ کننده،برنامه‌ریزی کنترل کننده، نقش بسیار مهمی در ارتقای فررهنگ بهرهوری بعهده دارد.مدیریت با تدوین یک برنامه مشخص در افق بلند مدت و کوتاه مدت، اهداف مورد نظر سازمان را مشخص می‌سازد و با ارائه یک سلسله روشها وسیاستها حصول به اعداف را تسهیل می‌کند و پی از آن ،عملیات را با اهداف و سیساتها مقایصه می‌نماید و در صورت بروز انحراف،اقدام اصلاحی نیز ارائه می‌دهد. مدیریت ضمن حفظ شرایط فوق باید د رجهت تخصیص بهینه منابع به عوامل تولید نهایت سعی و تلاش خود را بنماید و همواره خود را ججزیی از سازمان و کارکنان بداند به طوری که همیشه به عنوان بهترین الگوی ارتقای بهرهوری در سازمان بشمار آید.
د) روشهای انجام کار
مجموعه اقدامات، تدابیر و عملیات برای ایفای وظایف در یک محل و یا یک سازمان، روش انجام دادن کار نامیده می‌شود. سازمانها اعم از تولیدی و یا غیر تولیدی نیازمند روشهای مختلف انجام دادن کار و مستند سازی این روشها هستند. روشهای انجام دادن کارهای مشابه الزاما مشابه نیستند بنابر شرایط خاص خود از الگوی خاصی تبعیت می‌نمایند. مستند سازی روشهای انجام کار و حتی نمودارهای محتوایی باعث می‌شود که در صورت تغییر افراد در سازمانها، زمان مورد نیاز آموزش افراد به حداقل کاهش یابد و هریک از افراد نیز بتوانند در صورت نیاز به جای یکدیگر مشغول به کار شوند. تا جایی که حتی اگر نیاز باشد بتوان تجزیه و تحلیلهای لازم را بر نحوه انجام دادن کار در مقاطع زمانی متفاوت به عمل آورد و نقاط قوت و ضعف هر روش را مشخص نمود و در صورت نیاز به ایجاد یک روش بهتر، روش مورد نظر را طراحی کرد وبه مورد اجرا گذارد.
اثربخشی و کارآیی:
در غالب موارد واژه های بهرهوری، کارآیی و اثربخشی به طور نابجا به کارگرفته شده یا با هم اشتباه می‌شوند.
کارآیی عبارتست از نسبت واقعی به دست آمده به بازدهی استاندارد و تعیین شده( مورد انتظار) یا در واقع نسبت مقدار کاری که انجام می‌شود به مقدار کاری که باید انجام شود.
اثربخشی عبارتست از درجه و میزان نیل به اهداف تعیین شده. به بیان دیگر اثربخشی نشان می‌دهد که تا چه میزان از تلاشهای انجام شده نتایج مورد نظر حاصل شده است.
ملاحظه می‌شود که کارایی جنبه کمی دارد ولی اثربخشی جنبه کیفی داراست.
با توضیحات فوق، بدین ترتیب می‌توان گفت:
بهره وری = اثربخشی+ کارایی
بهره وری= اجرای کارهای درست+ اجرای درست کارها.
عملکرد و اندازه گیری آن:
عملکرد در سازمان دارای ابعاد و مفاهیم مختلفی باشد. یکی از این مفاهیم در واقع همان بهرهوری و به سخن دیگر مجموع اثر بخشی و کارایی می‌باشد(که قبلا توضیح داده شده‌اند).
برای ارزیابی عملکرد می‌توان دو شاخص اثربخشی و کارآیی را به کار برد. برای ارزیابی کار یا میزان کسب هدف، از شاخص اثربخشی عملکرد استفاده می‌شود. کارآیی عملکرد، شاخصی است که هزینه منابع صرف شده در فراگرد کسب هدف را ارزیابی می‌کند. یعنی با مقایسه خروجی های به دست آمده و ورودیهای مصرف شده، کارآیی سیستم را ارزیابی می‌کند.
در واقع موفقیت واقعی مدیر در گرو اثر بخشی فعالیت وی برای کسب هدف و کارآیی عملکرد می‌باشد.
یکی دیگر از ابعاد و مفاهیم عملکرد در سازمان، عمکرد کارکنان می‌باشد. در میان وظایف مدیران منابع انسانی، ارزشیابی عملکرد یکی از مهمترین وظایف تلقی می‌گردد و تا کنون مقالات متعددی در ارتباط با ضرورت و اهمیت ارزیابی عملکرد کارکنان نوشته شده و هر کدام از این نوشته ها به طریقی نقاط ضعف و قوت سیستمهای ارزیابی عملکرد را مورد تجزیه و تحلیل قرار داده اند و جالب توجه است که اکثر متخصصین منابع انسانی اذعان دارند که عملکرد کارکنان را نمی‌توان از نظر کمی و کیفی با دقت بالایی مورد سنجش و ارزیابی قرار داد.
به نظر می‌رسد ارزیابی عملکرد تنها ابزار موثر در استفاده مطلوب از ظرفیتهای منابع انسانی نخواهد بود مگر اینکه عملکرد افراد به طور مستمر با استفاده از طرحهای بهبود و توسعه مهارتهای نیروی انسانی و با بکار گیری ابزارهای برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، انگیزش و کنترل و در ارتباط نزدیک و تنگاتنگ با فرهنگ و نظام ارزشی موجود جوامع، تخت مدیریت و رهبری قرار گیرد.
در اکثر مواقع سیستمهای ارزیابی عملکرد بین کارکنان و مدیران تعارض ایجاد می‌کند که این تعارض اغلب اوقات ناشی از نگرش مدیران وکارکنان در ارزشیابی و نقش ارزشیابی عملکرد در فرآیندهای عملکردی کارکنان می‌باشد.
ارزشیابی عملکرد کارکنان می‌بایست به عنوان پایه‌ای برای تشخیص عادلانه، ارائه پاداش، ارتقاء، تشخیص نیازها وکمبودهای مهارتی و بهبود عملکرد افراد بکار رود اما فقدان نگرش عقلانی نسبت به ارزشیابی عملکرد این مهم را از نقش اساسی آن دور نموده است.
اندازه گیری بهرهوری
اندازهگیری بهرهوری ابزاری سودمند برای تحلیل تغییرات عملکرد بهرهوری در طی زمان و علل آن است. یک تولید کننده با اندازه گیری بهرهوری خواهد فهمید که بهرهوری کدام بخش یا قسمت کاهنده یا افزاینده می‌باشد، و یک کشور بدینوسیله می‌تواند تعییرات در بخشها و صنایع مختلف را باهم مقایسه کند. استفاده از بهرهوری به عنوان یک استاندارد برای محاسبه کارایی مفید می‌باشد و می‌تواند عملیات لازم را برای تخصیص بهینه و مطلوب منابع هدایت کند و بدین‌سان، بهره وری می‌تواند به عنوان یک متغیر در پیش بینی و برنامه‌ریزی عمل کند و به عنوان مثال کل ستانده را در آینده می‌توان با طراحی رشد نیروی کار و بهرهوری نیروی کار پیش بینی کرد.
به نظر سالتر، اندازه گیری بهره وری به مفهوم میزان تولید در ازاء یک واحد داده یا نهاده مورد نظر می‌باشد. به این ترتیب، به تعداد داده‌ها یا نهاده هایی که قابل تشخیص است، می‌توان مدلهای اندازه گیری بهرهوری نیز ارائخه کرد. بینابراین در مدلهایی که ارائه می‌شود، میزان تولید یا ستانده‌ها به ازاء هر یک ساعت نفر-کار میزان تولید به ازاء هر واحد انرژی مصروفه، میزان تولید به ازاء هر واحد سرمایه گذاری شده و....مورد سنجش قرار خواهد گرفت.
مدلهای سنجش بهرهوری:
همانطور که گفتیم بهرهوری به عنوان یک مفهوم قابل سنجش به صورت میزان تولید یا میزان مخصول در ازاء هر واخد از داده یا نهاده تعریف شده است.
ولی با توجه به این تعریف، در مورد شیوه های اندازهگیری بهرهوری، اختلافات زیادی وجود دارد. اما تمام نظرات در این امر متفق‌القولند که در سنجش بهرهوری، از دو مفهوم اساسی می‌توان سخن گفت: یکی بهرهوری مجموع عوامل، و دیگری بهرهوری عامل منحصر یا منفرد.
بهرهوری مجموعه عوامل:
فابریکانت بهرهوری مجموعه عوامل را اینگونه تعریف می‌کند:
هنگامی که مجموعه محصول تولید شده را در مقابل مجموعه نهاده‌ها یا داده‌ها به سنجش می‌گیریم، یعنی محصول را با مجموعه منابعی که در ایجاد آن به کار گرفته و مصرف شده و به هریک بر حسب مورد ضریب ویژه‌ای داده شده است مورد مقایسه قرار می‌دهیم، بهرهوری مجموعه عوامل حاصل می‌شود.
فوراستیه برای محاسبه بهرهوری مجموعه عوامل، فرمول زیر را ارائه می‌دهد.
در فرمول فوق P بهرهوری مجموعه عوامل، O/P حجم فیزیکی محصول، DL کار مستقیم، M مواد و مصالح مصروفه، E انرژی مصروفه و O هزینه سربار یا بالا سری می‌باشد.
بهرهوری عامل منفرد:
در این مورد، برعکس بهرهوری مجموعه عوامل، مدلهای اندازهگیری فقط برحسب هر یک از عوامل منفرد ارائه می‌شود. در اینجا هریک از عوامل و فرمولهای پیشنهادی را می‌بینیم:
بهره وری سرمایه:
در این فرمول، P بهرهوری سرمایه، O مقدار تولید، و K میزان سرمایه بکار رفته می‌باشد.
بهرهوری مواد:
در این فرمول، P بهرهوری مواد اولیه، O میزان محصول تولید شده و M مقدار مواد اولیه مصروفه می‌باشد.
بهرهوری کار:
در این فرمول، P بهرهوری عامل کار،Q میزان هر محصول وهمچنین Ld کار مستقیم ،Li کار غیر‌مستقیم، Lc کار کنتراتی وLs کار مدیریت و سرپرستی می‌باشد.
اندازه گیری کارایی و اثربخشی
بهرهوری اغلب به عنوان نسبت ستاده‌ها به داده‌ها در یک فعالیت خاص تعریف گردیده است. هرچند که کاربرد این تعریف در مورد هرخدمت خاص دولتی کار پییچیده‌ای است که موجب مباحث زیادی گردیده است. معمولا اندازهگیری بهره ورری در بخش دولتی به نحوی توصیف گردیده که هم در بر گیرنده کارایی است و هم اثربخشی. مشکل اندازهگیری اکثر خدمات دولت در این است که مقدار کار انجام شده نمی‌تواند به نحو روشن و مطلوبی منعکس کننده خدمت واقعی که عرضه می‌شود باشد. معیارها یا نمایانگرهای ستاده‌ها نظیر مقدار تن موادی که برای آسفالت خیابانها به کار رفته است یا تعداد چاله‌های پرشده خیابانها، معیارهای مفید اندازهگیری کار انجام شده می‌باشند، اما چیزی را در مورد ثمر بخشی خدمت یعنی مثلا اینکه زمینه برای رانندگی بهتر تا چه حد بهبود یافته است نشان نمی‌دهند. به همین نحو تعداد بیماران معالجه شده در یک برنامه بهداشتی یا توانبخشی معرف این موضوع نیست که واقعا چه اقدامی در جهت بهبود کیفیت درمان صورت گرفته است.
سنجش کارآیی:
اندازهگیری کارآیی مستلزم آن است که کیفیت محصول نیز مورد توجه قرارگیرد. برای مثال چنانچه کیفیت ستاده را ملحوظ نظر قرار ندهیم صحبت در مورد هزینه‌های جمع‌آوری زباله بی‌معناست، از اینرو است که تقلیل در هزینه واحد که منجر به کاهش در کیفیت خدمت ارائه شده می‌گردد، نمی‌تواند به عنوان بهبود کارآیی تلقی گردد چرا که در مورد مثال فوق این سوال پیش می‌آید که آیا کیفیت خدمت انجام شده فرضا در نتیجه تراکم فزون از حد زباله در ماشینهای مخصوصی و یا تغییر در نحوه جمع‌آوری زباله از عقب خانه به پیاده‌رو وتنزل نیافته است؟ و در مثال دیگر آنکه افزایش تعدا بازداشت شدگان توسط پلیس ممکن است ضرورتا به معنای کارآیی به شمار نیاید چرا که اگر درصد افراد تحت بازداشت به علت اشتباه پلیس منجر به محکومیت نگردد( آنچه که کیفیت بازداشت محسوب می‌شود) در آن صورت می‌توان گفت کارآیی نه تنها افزایش نیافته بلکه حتی تضعیف شده است.
اندازهگیری کارآیی ممکن است به صورت‌های زیر انجام گردد:
الف) نسبت تعدا واحدهای کار انجام شده(ستاده‌ها) به واحد داده‌ها
این روش کلاسیک اندازه گیری کارآیی است. ستاده‌ها به صورت واحدهای کار نظیر وزن زباله جمع‌آوری شده، تعداد بازداشت شدگان، متر مربع خیابانهای آسفالت شده،گالن آب تصفیه شده و غیره بیان می‌گردند. واحد داده‌ها را می‌توان در مورد عوامل مختلف تولید به طرق گوناگون معین کرد: در مورد کارگر از طریق میزان ساعت کار که درهر یک ازفعالیتهای فوق مصرف شده و در مورد سایر عوامل تولید بر حسب میزان واحد پول با توجه به نرخ تورم در دوره مورد نظر، نسبتهای مورد نظر را می‌توان با تقسیم ستاده‌ها بر داده‌ها یا بالعکس به دست آورد.
ب) نسبت استفاده به دسترسی
غرض از این روش آن است که ببینمی تعدا ساعات استفاده از واسط نقلیه و دیگر نتجهزات در مقابل ساعا توقف و یا عدم استفاده از آن ماکنانات چقدر است و یا مثلا در مورد نیروی انسانی، بررسی و دستیالبیبه ای نکته که تعدا ساعات تولید چه اندازه است.
در مورد دوم میزان وقت یا زمانی که کارمند صرف انجام فعالیتهای تولیدی(انجام عملیات نگهداری، ساعات نگهبانی پلیس) می‌شود، در مقابل آنچه که فعالیتهای غیر تولیدی نامیده می‌شود( مدت زمانی که یک افسرپلیش در دادگاه منتظر می‌ماند تا شهادت دهد) ثبت و از یکدیگر مشخص می‌گردند. این اندازهگیری در واقع یک شبه معیار سنجش کارآیی است. به دلیل آنکه تغییرات درتعداد ساعات استفاده ازوسایط نقلیه در مقابل توقف آنان یا ساعات کار تولیدی درمقابل ساعات کار غیر مولد لزوما منجر به بهبود ستاده‌ها یا هزینه‌ها نمی‌گردند. بهبودی در این زمینه وقتی حاصل می‌گردد که تعداد پرسنل کاهش‌یافته و یا ستاده‌های بیشتری در نتیجه اختصاص وقت اضافی به دست‌آید. برای مثال وقت اضافی که افسران پلیس صرف نگهبانی در خیابانها می‌کنند در صورتی می‌تواند بهرهوری را افزایش دهد که منجر به کاهش جرایم یا بازداشتهای صحیح‌تر و موفق‌تری گردد.
ج)نسبتهایی که کیفیت ستاده را مورد توجه قرار می‌دهند
دراین مورد می‌توان تعداد مراجعانی که در مقابل ساعت- کار به کارشان رسیدگی شده است( به جای بازداشت شدگانی که مرحله اول رسیدگی به جرایم آنها توسط پلیس انجام شده است( به جای تعداد افرادی که فقط توسط پلیس بازداشت شده‌اند) را به عنوان مثال نام برد. امروز این نسبتها به ندرت توسط دولتها یا حکومتهای محلی به کار برده می‌شوند و این شاید تا حدودی بدان علت باشد که سابقه قبلی چندانی در این زمینه وجود نداشته و احتیاج به تجدید نظر در روشهای جمع‌آوری اطلاعات جهت بدست آوردن اطلاعاتی از این قبیل ضروری به نظر می‌رسد.
د) شاخصهای بهرهوری
این شاخصها برای اندازهگیری درصد تغییرات از سالی به سال دیگر به کار برده می‌شوند و آنچه بیشتر مدنظر است کارآیی نسبی است تا کارآیی مطلق. در مورد تمام معیارهایی که در فوق بدانها اشاره شد می‌توان یک شاخص بهرهوری تعیین نمود،اما تا این زمان آنها عمدتا براساس نسبت ستاده‌ها به داده‌ها تعیین می‌‌گردیده‌اند در جهت تعیین این شاخص به سطح کارآیی در سال پایه( یا مدت پایه که معمولا بین دو یا سه سال می‌باشد) ارزشی برابر با 100 داده می‌شود و عملکرد در سالهای بعد به صورت درصدی از سال پایه(100) بیان می‌گردد. شاخص کلی کارآیی فعالیتهای دولت را می‌توان از طریق مجموعه شاخصهای فعالیتهای مختلف دولت از را دادن ضرایبی به هر یک از فعالیتها محاسبه کرد.
سنجش اثربخشی
تعداد کمی از حوزه‌های قضایی شروع به معرفی روشهای سنجش اثر بخشی به صورت منظم نموده‌اند که به عنوان مثال می‌توان استفاده از بازرسان در ارزیابی نظافت خیابانها از طریق ضوابط مشخصی از پیش تعیین شده را نام برد. به عنوان مثال شهرهای واشتنگتن دی.سی، نیویورک، ساوانا، و جورجیا، به درجه بندیهای متناوب از این نوع پرداخته‌اند. این اطلاعات عملکرد می‌تواند در مقایسه میان قسمتهای مختلف یک دستگاه از یک دوره زمانی به دوره زمانی دیگر و جهت مقایسه بین نتایج به‌دست آمده و هدفهای قبلا تعیین شده به کار برده شود. در سایر دولتهای محلی نظیر دیتون، اوهایو، فوت ورث، تگزاس، لیک وود، کلرادو، ناوش ویل، تنسی، سنت پیترزبورگ،فلوریدا و سان ویل کالیفرنیا همراه با ایالتهایی نظیر پنسلوانیا و کالیفرنیا شمالی اخیرا کوششهایی در زمینه اندازهگیری اثر بخشی خدمات چندگانه صورت گرفته است.
کاربرد درجه بندی منظم خدمات دولتهای محلی که شهر نشینانی با ویژگیهای گوناگون از آن بهره‌مند می‌شوند ظاهرا در حال افزایش است. در این زمینه بررسیهای به صورت انتخاب اتفاقی( نظیر انتخاب 500 تا 1000 خانوار) انجام گرفته است.تا اطلاعات لازم را در زمینه درجه بندی خدمات با ویژگیهای گوناگون از نقطه نظر شهروندان از برنامه‌های گوناگون دولت(مانندتفریحات، کتابخانه و ترانزیت)، حدود محکومیت جانیان و یا در مورد کشاورزی تعدد موارد دفع آفات ارائه دهد. شهرهای سنت پترزبورگ، ناش ویل، دالاس و دیتون تا این زمان روندی غیر معمول در مورد بررسیهای سالانه( تقریبا از سالهای 1973-1974) از این نوع داشته‌اند که امکان تعیین میزان پیشرفت را فراهم ساخته است.
برخی دیگر از حوزه‌های قضایی( کوچک و بزرگ) اخیرا به نوع دیگری از بررسیها پرداخته‌اند. گرچه تا این زمان بررسیهای مزبور عمدتا در یک نوبت انجام گرفته است، معهذا نمونه‌های استفاده منظم از این نوع بررسیها توسط دولتهای ایالتی کم است و فقط کالیفرنیای شمالی و ویس‌کانسین اخیرا اقدامات اولیه‌ای در زمینه انجام این اعمال انجام داده‌اند.
در صفحه بعد مثالی از ارزیابی اثربخشی و کارآیی را مشاهده می‌کنیم. این جدول نمایانگر نرخ دقت دستیابی کارآیی و اثربخشی براساس نظریه اداره بودجه در 32 ایالت می‌باشد.
توسعه اقتصادی و نیروی انسانی اصلاحات حمل و نقل
معیار معیار معیار معیار معیار معیار
کارآیی اثر بخشی کارآیی اثربخشی کارآیی اثربخشی
عالی 1 1 5 - 1 -
خوب 8 5 1 2 14 7
مطلوب 7 9 4 14 3 9
ضعیف 10 11 13 11 9 10
بدون اظهار نظر 6 6 9 5 5 6
32 32 32 32 32 32
بهداشت تن و روان کمکهای عمومی خدمات متفرقه اجتماعی
معیار معیار معیار معیار معیار معیار
کارآیی اثر بخشی کارآیی اثربخشی کارآیی اثربخشی
عالی - - 1 - - -
خوب 8 4 11 8 4 2
مطلوب 16 12 7 10 9 10
ضعیف 1 10 9 8 15 14
بدون اظهار نظر 7 6 4 6 4 6
32 32 32 32 32 32
پارکها و محلهای تفریحی آئین‌نامه و مقررات خدمات کلی ایالت
معیار معیار معیار معیار معیار معیار
کارآیی اثر بخشی کارآیی اثربخشی کارآیی اثربخشی
عالی 1 1 1 - 3 -
خوب 10 4 6 4 7 -
مطلوب 10 9 7 5 7 11
ضعیف 6 11 11 14 8 18
بدون اظهار نظر 5 7 7 9 7 3
32 32 32 32 32 32
نتیجه گیری:
مطالعات تجربی در مورد اندازهگیری بهرهوری و به ویژه بهرهوری کار(تعیین میزان تولید به ازاء هر ساعت نفر کار) و تنظیم یافته‌ها در جداول سریهای زمانی، هم در سطح واحدهای تولیدی و صنایع و هم در سطح ممالک به منظور ایجاد امکان مقایسه بین واحدهای تولیدی و صنایع وهم در سطح ممالک به منظور ایجاد امکان مقایسه بین واحدها، صنایع و کشورها روز به روز در حال افزایش است. چرا که آگاهی نسبت به این شاخصها و چگونگی روند تغییرات آنها طی زمان از یک سو در تحقق بسیاری از هدفهای اقتصادی مانند تقلیل هزینه‌های تولید، انتخاب محل مناسب صنایع، تعیین میزان نیروی کار و تخصصهای لازم، سودآوری سرمایه گذاریها و ... بسیار سودمند است و از سوی دیگر به برنامه‌ریزان اقتصادی در زمینه هدایت فعالیتها، اختصاص منابع و تعیین خطوط اساسی سیاست اشتغال کمک می‌کند.
دیر زمانی نیست که حکومتها در سطوح مختلف به مطالعه روشهای مختلف اندازهگیری بهرهوری پرداخته‌اند و چنین به نظر می‌رسد که در سالهای آتی این امر رو به فزون باشد. در نهایت آنکه اگر دانشگاهها، سازمانها و همچنین حکومتها در این زمینه توجه لازم را مبزول بدارند، پیشرفت شایان توجهی در دهه آینده حاصل خواهد شد.
فهرست منابع:
سعید حسین رفیعی
علی رضائیان(1382).مبانی سازمان ومدیریت، تهران:سازمان مطالعه و تدوین کتب علوم انسانی دانشگاهها.
جمعی از اساتید (1378). بهرهوری در مدیریت، تهران: مرکز آموزش مدیریت دولتی.
سید حسین ابطحی(1375).بهرهوری، تهران: موسسه مطالعات و پژوهشهای بازرگانی.
محمود باقی(1381) ارزشیابی عملکرد کارکنان، مشهد: انتشارات پژوهش توس.
