آموزش نرم افزار هلو

کار با نرم‌افزار هلو طی 4 بخش انجام می‌شود. بخش اول (اطلاعات اول دوره)، بخش دوم (انتهای عملیات اول دوره)، بخش سوم (ورود اطلاعات طی دوره) و بخش آخر (بستن حسابها).

در ابتدای دوره تنها منوهای اطلاعات اول دوره و راهنمایی فعال هستند و بقیه منوهای برنامه غیر فعال می‌باشند. دو اول دوره باید اطلاعاتی که قبل از کار با برنامه به صورت دستی در دفاتر و سندهای حسابداری ثبت نموده‌اید و می‌خواهید در برنامه ذخیره شود، را وارد نمایید. این اطلاعات به عنوان سرمایه اول دوره محسوب شده که تا یک تاریخ خاص گردآوری شده است و شامل 1- موجودی انبار (کالا) 2- طرف حسابها و میزان بدهکاری / بستکانکاری آنها 3- موجودی بانکها و صندوق 4- چکهای دریافتی/ پرداختی می‌باشد.

موجودی انبار در واقع اطلاعات کالاها است که شامل تعداد موجود و حدود قیمت میانگین آنها می‌باشد. (از حاصل ضرب تعداد × فی میانگین خرید، ارزش ریالی اول دوره انبار مشخص می‌شود).

طرف حسابها افرادی هستند که شما با آنها مراوده تجاری دارید. شامل ( مشتریان و فروشندگان) طرف حسابها در واقع کسانی هستند که به آنها بدهکار یا از آنها بستانکار هستید. به هنگام معرفی طرف حساب در اول دوره می‌توانید میزان بدهکاری یا بستانکاری شخص را ثبت نمایید. اختلاف بدهکاری و بستانکاری به حساب سرمایه اول دوره منظور می‌گردد.

در قسمت موجودی بانکها و صندوق، می‌توانید حسابهای بانکی را تعریف و مبلغی که در هر حساب دارید را وارد نمایید. همچنین می‌توانید موجودی صندوق را وارد نمایید.

در قسمت چکهای دریافتی با پرداختی، چکهایی از طرف حسابها دریافت و یا به آنها پرداخت نموده و وصول نشده و یا در جریان وصول است را وارد نمائید.

پس از وارد نمودن اطلاعات اولیه، باید بر روی گزینه «انتهای عملیات اول دوره» کلیک نمایید.

تذکر: بهتر است قبل از استفاده از این گزینه، از اطلاعات وارد شده، نسخه پشتیبان تهیه نمایید. برای انجام این کار از منوی اطلاعات اول دوره، گزینه «تهیه و بازیابی کپی پشتیبان» را کلیک نمایید. چگونگی تهیه نسخه پشتیبان در ادامه به طور کامل توضیح داده شده است.

با انتخاب این گزینه، فرم انتهای عملیات اول دوره نمایش داده می‌شود که در آن اطلاعات چکها، موجودی صندوق، موجودی بانکها و غیره نمایش داده می‌شوند. پس از تایید این فرم برنامه بسته شده و باشد مجدداً آن را اجرا نمایید. پس از اجرای مجدد برنامه، دوره مالی جدید در برنامه آغاز و تمامی منوها فعال می‌شود و منوی اطلاعات اول دوره به امکانات/ اطلاعات پایه تغییر نام می‌یابد.

باید در طی این دوره مالی اطلاعات مربوطه را در نرم افزار وارد نموده و در پایان دوره، عملیات بستن حسابها را انجام داده و سال مالی بعدی را آغاز نمایید.

اطلاعات اول دوره

معرفی اشخاص

برای ثبت اطلاعات کلیه اشخاصی که با شما مراوده تجاری دارند، (به عنوان مثال خریداران یا فروشندگان) از این قسمت استفاده نمایید. از اطلاعات وارد شده در این قسمت، هنگام صدور فاکتور و انجام عملیات مالی در برنامه استفاده خواهد شد.

در این قسمت می‌توانید طرف حسابهای خود را به دو روش فردی و لیستی وارد نمایید. توجه نمایید گزینه ورود لیست اشخاص فقط در ابتدای دوره فعال است به منظور تعریف طرف حساب به صورت فردی دکمه طرف حساب جدید را کلیک نموده و در فرم طرف حساب، نام طرف حساب و مبلغ بدهکاری یا بستانکاری ابتدای دوره را ثبت، سپس تایید نمایید. در قسمت نام مستعار می توانید نام تجاری، القاب یا سایر نامهای مستعار شخص را تعریف نمایید.

در قسمت مشخصات شخصی می‌توانید مشخصاتی چون کد اقتصادی، کد، تلفن، تلفن همراه و غیره را وارد نمایید. ورود کد الزامی نبوده ولی تعریف آن هنگام جستجوی شخص براساس کد، مؤثر و قابل استفاده می‌باشد، در صورت عدم تعریف کد، سیستم به صورت خودکار از کد (0001) به بعد را به ترتیب برای افراد، در نظر می‌گیرد. در صورتی که بخواهید کد طرف حساب را تغییر دهید و کد انتخابی، قبلاً در برنامه ثبت شده باشد، برنامه به شما پیغامی مبنی بر تکراری بودن کد، نمایش می دهد. در صورت مکث موس در این قسمت، کد سرفصل حسابداری طرف حساب نیز مشاهده می‌گردد. طرف حسابهای تعریف شده در صورت حسابهای معین زیر مجموعه سر فصل کل شماره 103 یعنی بدهکاران/ بستانکاران، به طور اتوماتیک ثبت می‌شوند. به طور مثال کد سرفصل حسابداری آقای احمدی که به عنوان اولین شخص در برنامه تعریف شده است، 1030001 می‌باشد.

با کلیک بر روی دکمه سایر امکانات دو گزینه درج در دفتر تلفن و جستجو بر اساس تلفن دیده می‌شود که به توضیح آنها می‌پردازیم.

یا انتخاب گزینه درج در دفتر تلفن، پیغامی مبنی بر ثبت اطلاعات شخص در دفتر تلفن نمایش داده می‌شود که با کلیک بر روی دکمه بله اطلاعات شخص در دفتر تلفن ثبت خواهد شد.

با انتخاب گزینه جستجو براساس تلفن می توانید شخص را براساس شماره تلفن آن جستجو نمایید.

در قسمت مشخصات مالی، می‌توانید اطلاعات مالی مربوط به یک طرف حساب را وارد نمایید. در قسمت درصد تخفیف می‌توانید برای طرف حساب، درصد تخفیف مشخص نمایید، این درصد هنگام صدور فاکتور و فاکتور برگشتی به حساب شخص مورد نظر منظور می‌گردد. در قسمت کادر حد اعتبار می توانید مبلغی را به عنوان اعتبار مالی طرف حساب تعیین نمایید، با انجام این عمل و فعال نمودن گزینه اخطار سقف اعتبار شاخص از منوی اطلاعات اول دوره/ تنظیمات نرم‌افزار/ طرف حساب (در اول دوره) با منوی تنظیمات مدیریتی/ تنظیمات نرم‌افزار / طرف حساب (در طی دوره)، چنانچه میزان بدهی طرف حساب بیشتر از حد اعتبار باشد قبل از تایید سند، سیستم به طور اتوماتیک هشدار خواهد داد. در قسمت جمع تخفیفات تا کنون مبلغی که شخص تا آن زمان تخفیف گرفته است، را وارد نماید. در قسمت مانده بدهکاری یا بستانکاری، می‌توانید تراز نسیه اول دوره طرف حساب را وارد یا اصلاح نمایید. این گزینه تنها در اول دوره فعال است.

در قسمت تعریف نوع حساب می‌توانید تعیین نمایید که شخص مذکور خریدار یا فروشنده است.

پس از ثبت اطلاعات یک شخص در صورتی که بخواهید نام شخص را اصلاح نمایید، باید بر روی دکمه اصلاح نام شخص کلیلک نموده و در صوتی که مایل به حذف شخص مورد نظر باشید، باید بر روی دکمه حذف طرف حساب کلیک نمایید.

پیش از این ذکر کردیم که می‌توانید اشخاص را به منظور سرعت عمل بیشتر به صورت لیستی نیز در برنامه تعریف نمایید. برای تعریف لیستی اشخاص دکمه ورود لیست اشخاص را کلیک نمایید. فرم ورود لیست اول دوره طرف حسابها نمایش داده خواهد شد که می‌توانید نام طرف حساب و مبلغ بدهکاری یا بستانکاری ابتدای دوره افراد را همراه با کد دلخواه ثبت و سپس تایید نمایید.

در همین صفحه با کلیک بر روی دکمه گزارش لیست فوق می‌توانید از طرف حساب‌های تعرف شده در برنامه گزارش تهیه نمایید.

برای تهیه گزارش از اشخاص تعریف شده در برنامه از مسیر اطلاعات اول دوره / گزارش اطلاعات وارد شده/ اشخاص استفاده نمایید. با انتخاب این گزینه، فرم انتخاب شروط برای تهیه گزارش نمایش داده می‌شود که می‌‌‌توانید براساس کد طرف حساب، مانده بدهکاری یا بستانکاری یک شخص خاص و جمع تخفیفات از طرف حساب‌ها گزارش تهیه نمایید.

گزارشات پیشرفته

با کلیک بر روی دکمه گزارش پیشرفته فرم دیگری نمایش داده خواهد شد که در آن می‌توانید با توجه به گستردگی و تنوع شروط گزارش دقیق تری را تهیه نمایید. حال در مورد قسمتهای مختلف این فرم به اختصار توضیح می‌دهیم.

تاریخ تنظیم: در این قسمت تاریخ تنظیم گزارش، نمایش داده شده است که به طور پیش فرض تاریخ سیستم می‌باشد و قابل تغییر است.

پیش‌فرض: در صورت انصراف از تغییرات انجام شده با انتخاب این گزینه، تنظیمات فرم گزارش به حالت پیش فرض نرم‌افزار بازی می‌گردد. در این قسمت ستون‌های مختلفی مانند عنوان تیتر، نمایش، ستون، سایر و پهنا قرار دارند. در قسمت عنوان تیتر، ستون‌هایی که باید در گزارش دیده شوند، قرار دارند که بر حسب این که گزارش از کالا، اشخاص، سرفصل و غیره باشد این ستونها متفاوت هستند. در قسمت نمایش تعیین می‌کنید که کدام یک از تیترهای تعیین شده در گزارش دیده شوند. در قسمت ستون ترتیب قرار گرفتن تیترها تعیین می‌شوند. به عنوان مثال اگر در گزارش طرف حساب ستون نام طرف حساب، ستون 5 انتخاب شود در گزارش، نام وی در پنجمین ستون، مشاهده می‌گردد.

در قسمت‌های سایز و پهنا اندازه تیترها در گزارش تعیین می‌شوند.

آخرین نمایش: اگر تغییراتی در نرم‌‌افزار اعمال شده باشد برای بازگشت به یک مرحله قبل، از این گزینه استفاده نمایید.

نمایش امکانات پیشرفته: با انتخاب این گزینه، تعداد ستونهای عنوان گزارش اضافه می‌شود که به شرح آنها می‌پردازیم.

نام ستون: در این ستون، نام فیلدهای اطلاعاتی که به صورت پیش فرض در نرم‌افزار در نظر گرفته شده و می‌توان از آنها در گزارشات استفاده نمود، لیست شده و قابل تغییر نیستند.

نام قلم: برای تنظیم فونت اطلاعاتی که در گزارش نمایش داده می‌شوند با انتخاب نام قلم، دکمه‌ای کنار آن ظاهر شده، با کلیک بر روی آن فرم Font گشوده خواهد شد، در ستون Font نوع قلم، در ستون Font Style نحوه نمایش قلم، در ستون Size اندازه قلم و در قسمت Color، رنگ حروف داخل ستون تنظیم می‌شوند. پس از تأیید تغییرات مورد نظر در گزارش نمایش داده می‌شود.

سایز: سایز انتخاب شده در قسمت قبل در این ستون مشاهده و قابل تغییر نیست.

نمونه قلم: این ستون نشان دهنده نوع قلم اطلاعات ستونها در گزارش بوده و قابل تغییر نیست.

جهت نمایش: جهت تعیین ترتیب نمایش اطلاعات از راست، وسط یا چپ در ستونهای صفحه گزارش با کلیک بر روی این ستون لیستی ظاهر می‌شود که در آن یکی از سه نوع نمایش از راست به چپ، از چپ به راست و وسط چین در آن قابل انتخاب است.

پهنا: عرض ستونها در صفحه گزارش از طریق ستون‌ پهنا تنظیم شده و با درج مقادیر مختلف عرض هر ستون تعیین می‌گردد.

در قسمت پایین فرم، آیتم‌های تنظیمات، مرتب سازی و انتخاب شرط وجود دارد که به توضیح آنها می‌پردازیم.

تنظیمات: در قسمت تنظیمات صفحه چاپ می‌توانید تعیین نمایید که در فرم چاپی گزارش خطوط افقی و عمودی بین سطرها و ستونهای گزارش چاپ شود یا خیر. با انتخاب گزینه ارسال مستقیم برای صفحه چاپ گزارش به صورت پیش نمایش نشان داده نخواهد شد و مستقیماً به شکل چاپی نمایش داده خواهد شد.

در قسمت ابعاد کاغذ و صفحه می‌توانید عرض و طول صفحه را که به صورت پیش فرض4A و در ابعاد 295×210 در نظر گرفته شده، تغییر داد. برای این کار، گزینه Custom را انتخاب و طول و عرض کاغذ را به دلخواه تغییر دهید. با انتخاب گزینه نمایش عریض می‌توانید نحوه قرار گرفتن صفحه به صورت افقی Landscape یا عمودی Portrate، را تغییر دهید. گزینه فاصله متن از بالا و راست، مشخص کننده فاصله متن گزارش از بالا و سمت راست صفحه گزارش می‌باشد.

در قسمت تنظیم ارتفاع باند می‌توانید با استفاده از گزینه ارتفاع تیتر گزارش، فاصله تیتر گزارش از بالای صفحه را تعیین نمایید. تغییر در ارتفاع و فاصله بین سطر‌های گزارش با استفاده از گزینه ارتفاع هر سطر مشخص شده و گزینه ارتفاع سطر انتهای صفحه، مشخص کننده فاصله گزارش از انتهای کاغذ است.

برای تعیین تیتر اصلی گزارش، متن مورد نظر را با استفاده از گزینه توضیحات تیتر وارد نمایید، در پایان سطر توضیحات با کلیک بر روی دکمه مربوطه در فرم Font می‌توان تغییرات دلخواه را طبق روشی که قبلاً توضیح داده شد، اعمال نمود.

مرتب سازی: در این قسمت مرتب سازی سطرهای گزارش تعیین می‌گرد.

عنوان: در ستون عنوان با توجه به نوع گزارش، نام عناوین ستونهایی که گزارش باید براساس آن مرتب شود، نمایش داده شده و قابل انتخاب است. در قسمت انتخاب، نحوه مرتب سازی ستونهای گزارش براساس لیست موجود، تعیین می‌گردد. در قسمت اولویت سورت می‌توانید با استفاده از نمایه کنار آن، اولویت نمایش انتخابها به ترتیب از 1 الی 12 مرتب نمایید. در قسمت نوع سورت با استفاده از نمایه مربوط، نوع مرتب‌سازی به صورت صعودی یا نزولی مشخص می‌گردد.

انتخاب شرط:

در قسمت انتخاب شرط می‌توان براساس تعیین یک یا چند شرط، برای تهیه گزارشات، فیلترهای دلخواه را ایجاد نمود، برای این کار پس از کلیک بر روی آیتم‌ شرط و ظاهر شدن نمایه، با کلیک مجدد بر روی نمایه لیست شروط موجود با توجه به نوع گزارش مشاهده خواهد شد که هر یک از شروط مورد نظر را می‌توان انتخاب نمود.

نوع شرط: پس از مشخص نمودن آیتم شرط، باید یکی از انواع شروط مساوی، مخالف، کوچکتر، بزرگتر، شامل، از انتها شامل، از ابتدای شامل و.... را طبق روش قبل انتخاب نمود، در قسمت مقدار شرط با کلیک روی نمایه این ستون، مقدار مورد نظر را از لیست موجود مشخص نمایید، برای تعیین سایر شروط در سطر‌های بعد نیز باید به همین ترتیب اقدام نمود.

به عنوان مثال اگر آیتم شرط نام سرفصل، نوع شرط مساوی شرط حساب کل انتخاب شود، گزارش حاصل از کلیه سرفصل‌های کل تهیه خواهد شد.

پس از تنظیمات و تعیین فیلتر‌های مناسب با کلیک بر روی دکمه پیش نمایش فرم صورت وضعیت نمایش داده می‌شود که در واقع فرم چاپی گزارش قبل از چاپ است.

تنظیمات مربوط به طرف حساب

اطلاعات اول دوره/ تنظیمات نرم‌افزار/ طرف حساب

با انتخاب گزینه اخطار سقف اعتبار اشخاص، اگر مانده بدهی شخص بیش از حد اعتبار وی شود. برنامه، قبل از تأیید سند به طور خودکار پیغام خواهد داد. (حد اعتبار شخص را در قسمت معرفی طرف حساب (7F)/ مشخصات مالی/ می‌توانید مشخص نمایید)، می‌توانید علیرغم پیغام ظاهر شده، آن را تأیید و ثبت سند را ادامه داده یا از ادامه ثبت سند خوداری نماید.

کالای اولیه انبار

گروه‌بندی کالا

در این قسمت اطلاعات کالاهایی که در انبار دارید، کالاهایی که خریداری نموده و یا می‌فروشید را باید به صورت طبقه‌‌بندی شده در برنامه ثبت نمایید.

نحوه تعریف کالاها در نرم‌‌افزار هلو به این صورت است که کالاها باید در سه سطح طبقه‌بندی و تعریف شوند. سطح اول گروه اصلی (در مواقع لزوم از گروههای اصلی می‌توان به عنوان انبار استفاده کرد)، سطح دوم گروه‌های فرعی و سپس سطح سوم نام کالا، گروه‌های اصلی کالاها در صورت داشتن چند انبار، می‌تواند نام انبار، گروههای فرعی، تنوع کالاها و در قسمت کالای اولیه نام کالا انتخاب و معرفی شوند. جهت آشنایی بیشتر، محصولات شرکت طرف نگار را معرفی می‌نماییم، ابتدا یک گروه اصلی به نام نرم‌افزار هلو، یک گروه فرعی به نام فروشگاهی، گروه فرعی دیگری به نام شرکتی سپس نام کالاها را ساده، متوسط و پیشرفته تعریف می‌کنیم، با این تعریف در فرم وضعیت انبار می‌توان، از موجودی تعدادی و ریالی نرم‌افزارهای ساده، متوسط و پیشرفته، گروههای فرعی فروشگاهی و شرکتی یا کل گروههای فروشگاهی و شرکتی یا کل نرم‌افزارها طی دوره، گزراش تهیه نمود.

با انتخاب این گزینه، فرم‌افزایش و اصلاح طبقه‌بندی نمایش داده می‌شود که با کلیک بر روی دکمه افزودن گروه اصلی می‌توانید نام گروه اصلی مورد نظر خود را وارد نمایید. در این قسمت می‌توانید تا 100 گروه اصلی اعریف نمایید. جهت اصلاح نام گروه اصلی با کلیک بر روی دکمه اصلاح گروه اصلی می توانید نام گروه اصلی مورد نظر را اصلاح نمایید و همچنین جهت حذف یک گروه اصلی با کلیک بر روی دکمه حذف گروه می‌توانید گروه مورد نظر را حذف نمایید. توجه داشته باشید در صورتی که برای یک گروه اصلی، گروه فرعی تعریف کرده‌اید، باید ابتدا گروه‌های فرعی مربوط به آن گروه اصلی را حذف و سپس گروه اصلی مورد نظر را حذف نمایید. برای تعریف یک گروه فرعی ابتدا گروه اصلی که می‌خواهید گروه فرعی مورد نظر زیر مجموعه آن باشد، را انتخاب نموده، سپس گزینه «انتخاب گروه فرعی» را انتخاب نموده و پس از آن دکمه افزودن گروه فرعی را کلیک نمایید. در قسمت مربوطه نام گروه فرعی را وارد نمایید. در هر گروه اصلی می‌توانید تا 100 گروه فرعی تعریف و در هر گروه فرعی می‌توانید تا 1000 نام کالا به سیستم معرفی نمایید.

کالای اولیه انبار

برای تعریف کالای جدید، پس از انتخاب گروه اصلی و فرعی، با کلیک بر روی دکمه کالای جدید، نام کالا و در صورت تمایل کد کالا را وارد نمایید، از کد کالا برای جستجوی کالا استفاده می‌شود.

در صورتی که بخواهید کد کالا را به صورت ترکیبی از حروف و اعداد وارد نمایید، برای جدا کردن حرف از عدد به جای کاراکتر "-" از کاراکتر "-" (ممیز عددی که در سمت راست کلید صفر در قسمت کلیدهای عددی سمت راست کیبورد قرار دارد) استفاده نمایید. به طور مثال کد کالا را به صورت الف، 12 وارد نمایید.

نکته: چنانچه گروههای اصلی و فرعی از پیش تعریف نشده باشند، دکمه‌ کالای جدید غیر فعال است، برای معرفی گروههای اصلی و فرعی در این فرم، از دکمه گروه جدید استفاده نمایید.

پس از تعریف یک کالا، باید سایر مشخصات مربوط به آن را وارد نمایید.

در قسمت مشخصات اصلی می‌توانید اطلاعاتی مانند میانگین قیمت خرید، قیمت فروش، آخرین قیمت خرید و غیره را وارد نمایید. توجه نمایید کادر مربوط به میانگین قیمت خرید و تعداد فقط در اول دوره امکان ورود اطلاعات را به صورت مستقیم دارند و بعد از انجام عملیات انتهای اول دوره تغییر موجودی فقط از طریق فاکتور خرید یا فروش امکان دارد و همچنین میانگین قیمت نیز فقط با صدور فاکتور خرید امکان پذیر است.

چنانچه کالا دارای موجودی باشد، ورود میانگین قیمت خرید، در ابتدای دوره ضروری است، در غیر این صورت ارزش ریالی اولیه کالا، صفر در نظر گرفته شده و چون روش قیمت‌گذاری کالا در نرم‌افزار هلو میانگین موزون است، علاوه بر تأثیر عدد صفر در سود و زیان با ورود خرید و قیمت‌های جدید، عدد صفر ابتدای دوره محاسبه میانگین قیمت خرید کالا نیز تأثیر گذاشته، آن را به طور اتوماتیک تغییر خواهد داد. بنابراین باید هنگام صدور فاکتور، قیمت خرید را تغییر دهید.و در قسمت قیمت فروش باید قیمت فروش یک واحد کالا، را وارد نمایید. در قسمت آخرین قیمت خرید، باید آخرین قیمتی که کالا را خریداری نموده‌اید، را وارد نمایید. در صورتی که کالای مورد نظر در ابتدای دوره موجودی نداشته باشد، می توان تعداد را صفر در نظر گرفت. در قسمت توضیحات می توانید توضیحاتی را در رابطه با کالا ثبت نمایید.

واحد کالا

جهت فعال نمودن امکان واحد کالا در اول دوره باید گزینه نمایش واحد کالا ا از مسیر اطلاعات اول دوره/ تنظیمات نرم‌افزار/ فاکتور/ کالا را انتخاب نمایید، سپس درقسمت اطلاعات اول دوره/ کالای اولیه انبار/ کالای اولیه انبار/ امکانات (10F)/ واحد کالا می‌توانید واحد کالا را با استفاده از کلید‌های Enter یا Insert در فرم گشوده شده، سطر جدیدی ایجاد نمایید که ابتدا نام با عنوان واحد اندازه‌گیری کالا را تعریف سپس در ستون تعداد هر واحد، تعداد در یک واحد وارد نمایید. به عنوان مثال واحد را عدد و تعداد در واحد را 1 یا واحد را کارتن و تعداد در واحد را 24 که نشان دهنده وجود 24 واحد کالا در یک کارتن است را، در قسمتهای یاد شده قرار دهید.

نکته: در حالتی که تعداد در واحد بیشتر از 1 است، حتماً باید از مسیر تنظیمات مدیریتی/ تنظیمات نرم‌افزار/ فاکتور/ کالا در قسمت نوع فعالیت در فاکتور، گزینه «تعداد × واحد × فی» را انتخاب نمایید.

دکمه حذف واحد جهت حذف واحد تعریف شده در برنامه، در نظر گرفته شده است.

در قسمت مشخصات فنی می‌توانید اطلاعات فنی مربوط به یک کالا مانند مدل، کارخانه سازنده و غیره را وارد نمایید. در قسمت تاریخ، تاریخ معرفی کالا درج می‌گردد که با توجه به نوع فعالیت‌های مختلف، ممکن است استفاده‌های متفاوتی داشته باشد. در قسمت مکان، محل استقرار کالا تعیین می‌گردد، به عنوان مثال: طبقه چهار، قفسه دو، ردیف یک انبار، در قسمت مدل، مدل کالا و در قسمت سازنده، سازنده کالا قابل تعریف است. در قیمت مشخصات فنی می‌توانید 6 مشخصه فنی مختلف برای کالا ثبت نمود که در گزارشات کالا از انها استفاده می‌شود. برای تعییر نام مشخصات فنی می توانید از مسیر اطلاعات اول دوره/ تنظیمات نرم‌افزار/ کالا/ کار خدماتی اقدام نمایید.

در قسمت مشخصات تنظیمی تعداد حداقل و حداکثر کالا را وارد نمایید. در قسمت حداقل مقدار نقطه سفارش کالا ( حدی که تعداد کالا نباید از ان کمتر شود)، وارد می‌گردد، چنانچه در اثر فروش و خروج کالا از انبار، تعداد کالا از این حد کمتر شود، برنامه پیغام خواهد داد. در قسمت حداکثر مقدار حداکثر تعداد کالایی که می‌تواند در انبار وجود داشته باشد و موجودی نباید بیش از آن شود وارد می‌گردد، در صورت ورود کالا بیش از این مقدار، برنامه پیغام خواهد داد، میزان حداقل و حداکثر را می‌توان براساس ظرفیت انبار و یا گزینه‌های دیگری مانند مدت زمان خرید یا غیره تعریف نمود. لازم به ذکر است که ورود اطلاعات در قسمتهای مشخصات فنی و تنظیمی، اجباری نیست.

پس از تعریف یک کالا و ثبت اطلاعات و مشخصات مربوط به آن در صورتی که بخواهید نام کالا را اصلاح نمایید، باید بر روی دکمه اصلاح نام کلیک و در صورتی که بخواهید کالای مورد نظر را حذف نمایید باید بر روی دکمه حذف کالا کلیک نمایید، دقت نمایید که اگر کالا در طی دوره موجودی داشته یا حتی یک بار برای آن فاکتور صادر شده باشد، نمی‌توان آن را حذف نمود. جهت حذف این موارد باید ابتدا فاکتورهای مربوط به آن کالا را حذف نموده سپس نام کالا را حذف نمایید.

برای ورود کالاها به صورت لیستی، باید بر روی دکمه ورود لیستی کلیک نمایید. در فرم ورود کالا به صورت لیستی ابتدا گروه اصلی و فرعی مورد نظر را انتخاب، سپس کد، نام، تعداد، قیمت خرید و فروش کالاها را در لیست وارد نمایید. در صورت نیاز به تعریف کالای تکراری، گزینه امکان ورود کالای تکراری را انتخاب نمایید. در صورتی که این گزینه را فعال نکنید، اگر یک کالا را دو بار در فرم تعریف نمایید، برنامه به شما پیغام خواهد داد در این فرم با کلیک راست موس می‌توانید مشخصه‌های دیگری از کالا مانند واحد، سازنده، مدل و غیره را به مشخصه‌های موجود در فرم اضافه نمایید. برای حذف کلیه کالاهای تعریف شده در فرم، دکمه حذف کل لیست و برای حذف یک کالا دکمه حذف یک کالا را کلیک نمایید. برای کپی از یک کالای تعریف شده، آن سطر از فرم را انتخاب نموده و سپس دکمه کپی از سطر را کلیک نمایید. با کلیک بر روی دکمه گزارش لیست فوق می‌توانید از لیست کالاهای تعریف شده، گزارش تهیه نمایید.

جهت جستجوی نام یک کالا در کلیه گروه‌ها می‌توانید با کلیک بر روی دکمه امکانات و انتخاب گزینه «جستجوی نام کالا» می توانید یک کالای خاص را براساس نام یا کد آن جستجو نمایید. با وارد نمودن هر کدام از حروف صفحه کلید در قسمت نام کالا، فرم جستجو ظاهر می‌شود، جستجو به صورت پیش فرض براساس عنوان کالا است، جهت تغییر نوع جستجو از نام به کد و بالعکس از کلید 5F استفاده نمایید. با استفاده از کلید 6F در بالای فرم جستجو، گزینه نمایش کلیه کالاها دارای کلمه ظاهر می‌شود که با درج حروفی از نام کالا (حداقل دو حرف)، کلیه کالاهایی که دارای آن شرط هستند مشاهده می‌گردند و با فشردن کلید 7F شرط کلمه خاص برداشته شده و کلیه کالاها مشاهده می‌گردند با استفاده از کلید 9F می توانید جستجو را براساس گروه فرعی تغییر دهید، در کادر مربوطه تمام یا قسمتی از نام گروه فرعی را وارد نمایید، کلیه کالاهای زیر مجموعه آن گروه فرعی مشاهده می‌شود با کلیک راست ماوس در این فرم می‌توانید عملکرد این کلیدها را مشاهده نمایید.

برای تهیه گزارش از کالاها و گروه اصلی و فرعی تعریف شده در برنامه باید از مسیر اطلاعات اول دوره/ گزارش اطلاعات وارد شده/ کالا استفاده نمایید. با انتخاب این گزینه فرم انتخاب شروط برای گزارش انبار کالا نمایش داده می‌شود که در آن می‌‌توانید براساس نام کالا، مدل، موجودی و... گزارش تهیه نمایید. با کلیک بر روی دکمه گزارش پیشرفته فرم دیگری نمایش داده خواهد شد که در آن می‌توانید گزارش دقیق‌تری را تهیه نمایید. برای آگاهی از نحوه تهیه گزارش می‌توانید گزینه گزارشات پیشرفته را مطالعه نمایید.

حذف کالا و طبقه‌بندی آن

با انتخاب این گزینه، فرم حذف کالا و طبق‌بندی نمایش داده می‌شود. با کلیک بر روی دکمه گروه اصلی گزینه گروه اصلی، با کلیک بر روی دکمه گروه فرعی گزینه گروه فرعی و با کلیک بر روی دکمه نام کالا، گزینه نام کالا به فرم اضافه خواهد شد در صورت نمایش گزینه گروه اصلی در فرم و انتخاب گروه مورد نظر با کلیک بر روی دکمه حذف گروه اصلی و تمام زیر مجموعه‌های آن حذف خواهد شد.

در این قسمت پس از آن که نحوه تعریف گروه‌های اصلی، فرعی، کالا و چگونگی حذف آنها را توضیح داده‌ایم، به توضیح تنظیمات مربوط به گروه‌های اصلی، فرعی و کالا می‌پردازیم.

تنظیمات مربوط به کالا/ کار خدماتی

اطلاعات اول دوره/ تنظیمات نرم‌افزار/ کالا/ خدماتی

در این قسمت از فرم امکان تغییر عناوین مربوط به مشخصات کالا چون نام کالا، گروه اصلی، گوه فرعی، سازنده، تاریخ، تعداد کالا، مکان کالا، مدل کالا و شمخصات فنی 1 تا 6 مطابق شغل کاربر وجود دارد. به عنوان مثال می‌توان نام کالا را به محصول تغییر داد که در این صورت در کلیه قسمتهای نرم‌افزار، نام کالا به محصول تغییر می‌یابد، در صورت تمایل به حذف تغییرات اعمال شده و بازگشت به حالتهای پیش‌فرض نرم‌افزار، دکمه پیش فرض را کلیک نمایید.

در قسمت نحوه نمایش نام کالا، می توانید نحوه نمایش نام کالا را در صفحه صدور فاکتور مشخص نمایید.

با انتخاب گزینه ثبت اتوماتیک سفارش خرید کالا هنگام رسیدن به حداقل موجودی در صورت تعیین حداقل و حداکثر مقدار برای کالاها در فرم معرفی کالا قسسمت مشخصات تنظیمی، چنانچه موجودی کالا به حداقل برسد سیستم به طور خودکار برای کالا سفارش خرید ثبت می نماید.

در صورت انتخاب گزینه جستجوی نام کالا به صورت پیش فرض براساس کلمه خاص باشد در فرم جستجوی کالا، انتخاب به طور پیش فرض، براساس کلمه خاص قرار خواهد گرفت.

شرط کلمه خاص «و» «جستجو براساس گروه اصلی/ فرعی» بر کارهای خدماتی تاثیر بگذارد: برای استفاده از این گزینه ابتدا باید گزینه قبلی آن یعنی «جستجوی نام کالا به صورت پیش‌فرض براساس کلمه خاص باشد» را انتخاب نمایید. در این صورت می توانید کارهای خدماتی را نیز مانند کالا براساس یک کلمه خاص یا گروه فرعی و اصلی مورد نظر خود جستجو نمایید.

در صورت تمایل به تعریف گروه اصلی و فرعی برای کارهای خدماتی، از گزینه امکان تعریف گروه اصلی و فرعی جهت معرفی کارهای خدماتی استفاده نموده و هنگام معرفی کارهای خدماتی ابتدا گروه اصلی و گروه فرعی کارهای خدماتی را انتخاب، سپس نام کار خدماتی را وارد نمایید.

میانگین گیری اتوماتیک کالاها در هنگام اصلاحات: برای جلوگیری از تغییر قیمت میانگین در هنگام انجام اصلاحات، باید در قسمت تنظیمات، در این گزینه را انتخاب نمایید. همچنین می‌توانید از قسمت اصلاحات/ اصلاح موجودی این قیمت را اصلاح نمایید.

معرفی حسابهای و چک‌ها

در این قسمت می‌توانید اطلاعات حسابهای بانکی خود و مشتریان از قبیل نام بانک، نام و شماره شعبه، شماره حساب و میزان موجودی را در برنامه ثبت نمایید. همچنین برای ثبت چک‌هایی که از مشتریان دریافت یا به آنها پرداخت نموده‌اید باید از این قسمت استفاده نمایید. از این اطلاعات در صدور فاکتور و انجام امور مالی در برنامه استفاده خواهد شد.

افتتاح حسابهای بانکی

در این قسمت می‌توانید اطلاعات بانک‌هایی که خود و مشتریان در آن حساب دارید، را وارد نمایید. برای افتتاح حسابهای بانکی، در فرم مربوطه، ابتدا دکمه افتتاح حساب را کلیک نموده، پس از نمایش فرم معرفی حساب بانک در قسمت نام بانک، نام بانکی که در آن حساب دارید را از لیست بانکهای تعریف شده در نرم‌افزار انتخاب نموده، در صورتی که نام بانک مورد نظر شما در این لیست قرار ندارد می توانید با کلیک بر روی دکمه بانک جدید در فرم نمایش داده شده نام بانک مورد نظر را وارد و سپس تایید نمایید بعد از این کار نام بانک شما به لیست بانکهای اضافه می‌شود.

بعد از انتخاب نام بانک شماره حساب،نام و شماره شعبه و در انتها نوع حساب جاری یا پس‌انداز را مشخص و تایید نمایید. دقت فرمایید در صورت انتخاب گزینه پس‌انداز، امکان‌ تعریف چک را این حساب وجود ندارد و فقط می‌توان وجه نقد به آن واریز نموده و یا برداشت نماییدو همچنین می‌توانید چک به این حساب بخوابانید.

پس از تعریف حساب مورد نظر، در صورتی که بخواهید اطلاعات آن را اصلاح نمایید، باید بر روی دکمه اصلاح حساب کلیک نمایید. با کلیک بر روی دکمه حذف حساب می توانید حساب مورد نظر را حذف نمایید.

موجودی بانک‌ها و صندوق‌ها

این گزینه‌ فقط در زمان اول دوره مشاهده می‌شود. از این قسمت می توانید موجودی صندوق را وارد نمایید. در صورتی که در قسمت افتتاح حساب، حساب‌های بانکی خود را تعریف نموده باشید. در این فرم نام بانک‌های شما نمایش داده می‌شود و می توانید موجودی آن‌ها را تعیین نمایید. موجودی اول دوره صندوق و بانکهای در سند افتتاحیه ثبت خواهد شد.

چکهای داده شده و گرفته شده (سال قبل)

این گزینه فقط در اول دوره مشاهده می‌شود. در این فرم چکهایی که به طرف حسابهای پرداخت یا از آنها دریافت گردیده ولی هنوز وصول نشده، وارد می‌گردند، البته چکهای مذکور در دوره مالی قبل در معین طرف حسابها منظور گردیده‌اند اما با ورود در این فرم در ابتدای سال جدید، سند چکهای مورد نظر به حساب اسناد پرداختی یا دریافتی صادر و تراز افتتاحیه ثبت گردیده ولی در معین طرف حساب عمل نمی‌شود، مانده بدهی اشخاص بدون محاسبه چکهای دریافتی یا پرداختی وصول نشده، نمایش داده می‌شود.

به عنوان مثال اگر شخصی در دوره مالی قبل یک میلیون ریال بدهکار بوده و بابت آن چهارصد هزار ریال چک دریافت شده باشد، در چکهای دریافتی اول دوره وصول نشده، باید چک دریافتی به مبلغ چهارصد هزار ریال و مانده بدهی وی مبلغ ششصد هزار ریال ثبت گردد. این دو فرم فقط به دو علت در برنامه قرار داده شده است، اول انکه مشخص گردد چک منعلق به چه شخصی است؟ دوم در سابقه مشتری بتوان چکهای وصول شده و نشده وی را مشاهده نمود.

در قسمت پشت نمره، شماره ردیف دفتر اسناد دریافتی که پشت نمره چک نیز نامیده می‌شود، درج می گردد، این گزینه در فرم اسناد پرداختی فعال نمی‌باشد. تاریخ صدور تاریخی است که چک را به طر ف حساب پرداخت یا از وی دریافت نموده‌اید و می‌تواند تاریخ سند افتتاحیه باشد. برای ثبت تاریخ، سال را چهار رقمی و ماه و روز را دو رقمی درج نمایید. در صورت یک رقمی بودن یکی از دو عدد ماه و روز یک صفر قبل از آن وارد نمایید مانند : 01/01/1384 .

در قسمت نام طرف حساب باید نام طرف حساب مورد نظر، از لیست طرف حسابهای معرفی شده جستجو، انتخاب و تایید گردد در قسمت نام بانک می توانید نام بانک را فقط از لیست حسابهای بانکی که در فرم معرفی حسابها و اسناد معرفی گردیده، انتخاب نمایید. در قسمت نام شعبه، شعبه بانک مورد نظر را وارد نمایید. قسمت شماره چک، جهت ورود شماره سند بانکی درج شده روی چک می باشد. در قسمت شماره حساب، می‌توانید شماره حساب مورد نظر را وارد نمایید. در قسمت تاریخ سررسید، تاریخ سررسید چک را وارد و در قسمت مبلغ چک، مبلغ چک را ثبت نمایید.

برای حذف کلیه چک ها دکمه حذف کل لیست و برای حذف یک چک، دکمه حذف یک سطر را کلیک نمایید. چنانچه در این قسمت نیاز به تعریف طرف حساب جدید دارید، بدون بستن این فرم و یا کلیک بر روی دکمه امکانات و انتخاب گزینه «طرف حساب» فرم طرف حسابها نمایش داده می‌شود که عملکرد آن در قسمت معرفی طرف حساب توضیح داده شده است. بنابراین از توضیح مجدد آن صرف نظر نمایید.

برای تهیه گزارش می توانید از دکمه گزارش لیست فوق استفاده نمایید.

فرم چک‌های دریافتی با فرم چکهای پرداختی دو اختلاف دارند:

1- در فرم چکهای دریافتی، نام شعبه باید درج گردد.

2- در همین فرم، در قسمت پشت نمره می‌توان جهت سهولت و تسریع در جستجوی چک، شماره ردیف دفتر اسناد دریافتی (پشت نمره) را که معمولاً در قسمت پشت چک نوشته می‌شود، ثبت نمود.

تنظیمات نرم افزار

با استفاده از قسمت تنظیمات می توانید تنظیماتی از قبیل امنیتی، نمایشی، محاسباتی و غیره را در فرم ها و گزارشات برنامه ایجاد نمایید. به طور مثال می توانید چندین کاربر همراه با رمز عبور برای استفاده از برنامه تعریف نمایید و یا نحوه نمایش نام کالا، طرف حساب، اطلاعات شخصی و... را تعیین کنید. گزینه‌های کالا/ کار خدماتی، طرف حساب و فاکتور در بخش‌های مربوط به خود توضیح داده شده‌اند. بنابراین تنها به توضیح گزینه‌های امنیتی، عمومی و چاپ می‌پردازیم.

امنیتی

در این قسمت می‌توانید کاربران مختلفی که قرار است با برنامه کار کنند را تعریف نمایید همچنین می توانید برای هر یک از آنها رمز ورود به برنامه تعیین نمایید تا هر کاربر با رمز عبور مخصوص به خود وارد برنامه شود. با انتخاب گزینه کلمه رمز داشتن برنامه در هنگام استفاده، دکمه مدیریت فرمها فعال می‌شود.

با کلیک بر روی دکمه مدیریت فرمها فرم سطح دسترسی نمایش داده می شود که در آن می‌توانید، کاربران را معرفی و برای هر یک کلمه عبور تعریف نمایید تا هنگام اجرای برنامه، هر کاربر با نام کاربری و کلمه عبور مربوط به خود وارد برنامه شود. در این فرم؛ نام کاربر به طور پیش‌فرض مدیر و کلمه رمز علامت ستاره (عدد 1) در نظر گرفته شده است. با کلیک بر روی دکمه کاربرد جدید، نام کاربر و کلمه عبور مربوطه را وارد نمایید. با کلیک بر روی دکمه تایید فرم دیگری نمایش داده می‌شود که مجدداً باید کلمه عبور را وارد و تایید نمایید. به این ترتیب کاربر تعریف شده در لیست کاربران قرار خواهد گرفت. با کلیک بر روی دکمه اصلاح رمز می‌توانید رمز عبور کاربر را اصلاح نمایید. با کلیک بر روی دکمه حذف کاربر می‌‌توانید اطلاعات کاربر مورد نظر را حذف نمایید. در صورتی که با این کاربر عملیاتی را در برنامه انجام داده باشید، امکان حذف کاربر وجود ندارد.

حل مشکلات حروفی: چنانچه اطلاعات از ویندوز 98 به ویندوز XP یا غیره منتقل شده باشد، در صورتی که کلماتی که با حرف ک آغاز می‌شوند قابل جستجو نباشند، می‌توانید گزینه تصحیح اطلاعات موجود در نرم‌افزار را انتخاب و بر روی دکمه تبدیل کلیک نمایید، پس از تأیید، پیغام عملیات تبدیل به پایان رسید در صفحه مشاهده می‌گردد که با تأیید این پیغام، حرف ک در نرم‌افزار هلو خوانده خواهد شد. در صورتی که حرف ک در یک فایل متنی( (Textخوانا نباشد، گزینه تصحیح فایل متنی را انتخاب و بر روی دکمه تبدیل کلیک نمایید.

اگر موجودی انبار شما به صورت اعتبار طولانی نمایش داده می‌شود، با استفاده از گزینه گرد نمودن موجودی انبار تا 5 رقم اعشار می توانید آن را تا 5 رقم اعشار گرد نمایید. در قسمت اوقات شرعی با انتخاب شهرهای مختلف می توانید اختلاف ساعت شهر مورد نظر با تهران را مشاهده نمایید.

تنظیمات عمومی

در این قسمت می توانید اطلاعات شخصی خود شامل نام، نام مستعار، کد اقتصادی، تلفن، نمابر و آدرس را وارد نمایید. در برخی از گزارشات مانند گزارش معین اشخاص، نام شرکت یا فروشگاه در ابتدای آن درج می‌شود، در این گونه موارد نام شرکت با فروشگاه از این قسمت خوانده می‌شود.

در قسمت تاریخ می‌توانید تاریخ برنامه را به دلخواه تنظیم نمائید، کلیه اسناد در نرم‌افزار به همین تاریخ ثبت خواهد شد و می‌تواند با تاریخ ویندوز یکسان نباشد. توجه نمایید که تاریخ ثبت اسناد مستقیماً از این قسمت خوانده می‌شود.

گزینه ترکیب حروف فارسی و لاتین به روش قدیم انجام گیرد مخصوص کاربرانی است که نسخه های قبل از نسخه 1/4 نرم‌افزار را به نسخه بالاتر ارتقاء داده‌اند در این حالت حروف فارسی و لاتین جابجا نمایش داده می‌شود که باید این گزینه فعال گردد.

در صورت انتخاب گزینه تبدیل صفحه کلید از لاتین به فارسی در هنگام اجرای برنامه، پس از اجرای برنامه، صفحه کلید به صورت اتوماتیک از حالت لاتین به فارسی تبدیل خواهد شد. در صورتی که صفحه کلید به صورت پیش فرض فارسی تنطیم شده باشد نیازیبه استفاده از این گزینه نیست زیرا در این صورت صفحه کلید از فارسی به لاتین تبدیل خواهد شد.

در قسمت ذخیره اطلاعات، مسیر دلخواهی که به صورت پیش‌فرض برای ذخیره کپی پشتیبان در نظر گرفته می‌شود، درج می‌گردد، با کلیک بر روی دکمه ابتدا داریو مورد نظر، سپس شاخه‌ای که باید اطلاعات در آن ذخیره شود را انتخاب و آن را تأیید نمایید. هنگام خروج از برنامه از اطلاعات به صورت اتوماتیک در مسیر انتخاب شده کپی پشتیبان گرفته می‌شود.

با انتخاب گزینه اعلام اتوماتیک موجودی بانک و صندوق منفی زمان اجرای برنامه در صورت منفی بودن (مانند بستانکاری) موجودی بانک یا صندوق، هنگام اجرای برنامه با پیغامی مبنی بر منفی بودن بانک با صندوق مواجه خواهید شد. در این صورت باید حسابهای صندوق و بانک خود را کنترل نمایید.

نمایش شماره ثابت اسناد: براساس اصول حسابداری، اگر اسناد حسابداری به ترتیب تاریخ مرتب و صادر گردند پی باید شماره اسناد نیز سریال باشد اما گاهی اوقات ممکن است به هر دلیل سندی مربوط به تاریخ‌های گذشته صادر گردد پس با توجه به اصل مذکور، شماره آن باید بعد از آخرین شماره سند در تاریخ مورد نظر قرار گرفته، با شماره اسناد حسابداری روز بعد سری شود، پس یا باید تمام اسناد بعد از آن یک رقم جا به جا و در واقع شماره‌های بعدی به علاوه یک شوند با شماره سند با ممیز ثبت شود. (در صورتی که حالت دوم اتفاق افتاد و شما تمایل به حذف شماره‌های ممیز‌دار داشتید، عمل مرتب‌سازی را از منوی اصلاحات/ اصلاح شماره اسناد انجام دهید)، با انجام مرتب‌سازی اسناد کلیه اسناد به ترتیب شماره‌گذاری شده و ممیز آنها از بین خواهد رفت اما نکته مهم اینکه چنانچه شماره‌ها جهت پیگیریهای بعدی به صورت دستی پشت اسناد صادره یادداشت شده باشند ترتیب آنها از بین خواهد رفت، در صورتی که از اصلاحات اسناد زیاد استفاده می‌نمایید پیشنهاد می‌شود از شماره ثابت سند استفاده نمایید. شماره ثابت سند در ارتباط با تاریخ ثبت سند نبوده و با مرتب سازی اسناد، تغییر نخواهد کرد (می‌توان از هر دو شماره سند استفاده نمود)، توصیه می‌شود پیش از انجام این عمل از اطلاعات خود نسخه پشتیبان تهیه نمایید.

با انتخاب گزینه درج شماره چک در توضیحات مراوده حساب چنانچه بعد از اول دوره، به طرف حساب چک پرداخت یا از طرف حسابی چک دریافت نمایید شماره چک به طور اتوماتیک در توضیحات مراوده حساب نمایش داده شده، ثبت می‌گردد.

با انتخاب گزینه چکهایی که هر روز باید وصول شود به صورت اتوماتیک نمایش داده شود، پس از هر بار اجرای برنامه پنجره وصول سند بانکی جهت اطلاع از چکهایی که سر رسیدشان فرا رسیده به صورت خودکار نمایش داده شده و می‌توان هر روز ابتدا اسناد بانکی خود را کنترل، سپس از نرم‌افزار هلو استفاده نمود.

با انتخاب گزینه در انبار گردانی، فرم ثبت کالاهای شمارش شده، ورود بک لیست خاص، موجودی انبار را نشان دهد پس از اول دوره از مسیر عملیات مرتبط به کالا انبارگردانی/ ثبت کالاهای شمارش شده/ پس از انتخاب ورود یک لیست خاص، در ستون شمارش اول، موجودی کالا نمایش داده می‌شود.

تنظیمات پرینتر: با کلیک بر روی دکمه تنظیم فرم Print setup نمایش داده می‌شود که برای تنظیمات نام چاپگر، اندازه و نوع کاغذ مورد استفاده می‌توانید از آن استفاده نمایید.

در کادر مقابل توضیحات انتهای صفحه معین اشخاص می‌توانید توضیحاتی را درج نمایید که در انتهای صفحه گزارش معین همه طرف حسابها، نمایش داده شود.

گزارشات حسابداری: در این قسمت می‌توانید نام مدیر عامل، مدیر مالی و تنظیم کننده گزارش را وارد نمایید. این توضیحات هنگام تهیه گزارش از اسناد صادر شده نمایش داده خواهند شد.

رسید

با انتخاب گزینه نمایش مانده حساب شخص در رسید امور مالی، مبلغ بدهکاری یا بستانکاری طرف حساب به صورت اتوماتیک در رسید امور مالی نمایش داده شده و چاپ می‌شود.

با انتخاب گزینه درج مشخصات خودمان در رسید امور مالی اتوماتیک، کله مشخصات ثبت شده در قسمت اطلاعات اول دوره/ تنظیمات نرم‌افزار/ تنظیمات عمومی/ مشخصات شخصی خود را وارد نمایید. در رسید امور مالی نمایش داده شده و چاپ می‌شود.

طراحی پرینت توسط کاربر

در این قسمت طراحی و تنظیمات مربوط به فرم گزارش طرف حساب قرار داده شده است. توصیه می کنیم در صورتی که تجربه لازم را در این زمینه دارید، از این گزینه استفاده نمایید.

تاکنون نحوه ورود اطلاعات در اول دوره را توضیح داده‌ایم پس از ثبت همه اطلاعات باید با انتخاب گزینه انتهای عملیات اول دوره کار با برنامه را طی یک سال مالی آغاز نمایید. در طی دوره در صورتی که بخواهید اطلاعات اول دوره را اصلاح نمایید، باید از مسیر اصلاحات/ اول دوره این کار را انجام دهید. نحوه آن به شرح زیر می‌باشد.

اصلاحات اول دوره

سندهای یک و دو که سند افتتاحیه هستند به صورت مستقیم قابل اصلاح نمی‌‌باشند. اما تک‌تک آیتم‌های موجود در این دو سند را با استفاده از منوی اصلاحات اول دوره می توانید اصلاح نمایید.

موجودی و فی اول دوره کالا: برای اصلاح موجودی تعدادی و ریالی کالاهای تعریف شده در اول دوره، با انتخاب این گزینه فرم اصلاح کالای اول دروه گشوده می‌شود که با کلیک بر روی دکمه افزودن کالا فرم معرفی کالا نمایش داده می‌شود و می‌توانید کالای جدیدی را در برنامه معرفی نمایید که توضیحات آن پیش ‌تر در قسمت معرفی کالا ارائه شده است. برای اصلاح مقدار اولیه کالا می‌توانید با کلیک بر روی دکمه جستجو کالای مورد نظر را پیدا کرده و سپس یا کلیک بر روی دکمه اصلاح مقدار اولیه کالا، در فرم ویرایش کالا موجودی اولیه و قیمت میانگین را وارد و تایید نمایید. برای اصلاح کالاهای یک گروه اصلی یا فرعی نیز ابتدا گروه مورد نظر را مشخص و با استفاده از دکمه اصلاح لیستی کالاها در فرم بعدی اصلاحات لازم را درج و تایید نمایید.

3 نکته در مورد اصلاحات اول دوره کالا:

1- اگر برای کالای اصلاح شده در طول دوره فاکتور صادر شده باشد اصلاحات انجام شده بر روی قیمت میانگین کالا، تأثیر خواهد گذاشت.

2- اصلاح مقدار اولیه کالا با توجه به تأثیر در موجودی فعلی، نباید موجودی را صفر یا منفی نمایید.

3- پس از اصلاحات، اسناد افتتاحیه 1 و 2 تغییر خواهد یافت.

مبلغ بدهکاری اول دوره اشخاص: برای اصلاح مانده اول دوره طرف حسابها با انتخاب این گزینه در فرم تصحیح تراز نسیه اول دوره ابتدا نام طرف حساب را انتخاب نمایید، سپس در قسمت ورود مقدار تراز نسیه اول دوره صحیح، مبلغ صحیح را درج و ماهیت بدهکا یا بستانکار را انتخاب نمایید. در این فرم دو دکمه سابقه مشتری – تراز فعلی و طرف حساب وجود دارد که توضیح آنها بیش ‌تر در قسمت طرف حساب ارائه شده است. پس از انجام اصلاحات، اسناد افتتاحیه 1 و 2 و مانده حساب اشخاص تغییر خواهد کرد.

افزودن چکهای پرداختی و دریافتی: جهت اصلاح و افزودن چکهای پرداختی و دریافتی در لیست چکهای اول دوره، از این گزینه استفاده نمایید که توضیحات آن پیش‌تر از ارائه شده است.

اصلاح موجودی بانک و صندوق: با انتخاب این گزینه، فرم اصلاح موجودی بانک و صندوق نمایش داده می‌شود که در آن می‌توانید مبالغ مورد نظر را اصلاح نمایید.

اصلاح تاریخ سند افتتاحیه: در این قسمت می‌توان تاریخ سند افتتاحیه را وارد نمایید، مشروط بر اینکه قبل از آن سندی صادر نشده باشد.

اصلاح موجودی و...: با انتخاب این گزینه فرم بررسی مجدد اصلاح موجودی نمایش داده می‌شود. ابتدا یکی از گزینه‌های انتخاب کلیه کالاها، یک گروه اصلی خاص یا یک کالای خاص را انتخاب نمایید. سپس با کلیک بر روی یکی از دکمه‌های اصلاح موجودی انبار یا اصلاح میانگین قیمت، موجودی در قیمت کالاها را اصلاح نمایید، با این عمل در سود و زیان و موجودی کالاها تغییراتی ایجاد خواهد شد، به عنوان مثال اگر قیمت خرید کالایی که باید 100.000 ریال، ثبت می‌شده، اشتباهاً 10.000 ریال ثبت شده و از آن در تولید و فروش نیز استفاده شده، پس از اصلاح سند مربوطه، با انتخاب این منو برای کلیه کالاها از ابتدا، مجدداً قیمت میانگین اصلاح خواهد شد.

با کلیک بر روی دکمه اصلاح ساعت فاکتور فرم اصلاح زمان یک فاکتور نمایش داده می شود که می‌توانید فاکتورها را براساس تاریخ، شماره و نوع آنها دسته‌بندی و مشاهده نمایید. سپس فاکتور مورد نظر را انتخاب و دکمه اصلاح را کلیک نمایید. در فرم نمایش داده شده زمان صدور فاکتور را تغییر داده و تأیید نمایید.

با کلیک بر روی دکمه گزارش کالاهای منفی شده در کاردکس می‌توانید از کالاهایی که در یک زمان خاص موجودی نداشته ولی فروخته شده‌اند، گزارش تهیه نمایید. در این گزارش شماره فاکتور، تاریخ صدور فاکتور، نام کالایی که موجودی منفی داشته و کد آن و نوع فاکتور نمایش داده می‌شوند.

بازیابی و تهیه نسخه پشتیبان

به منظور حفاظت از اطلاعات خود باید از آنها نسخه پشتیبان تهیه نمایید. با هر بار تهیه نسخه پشتیبان، اطلاعات که از ابتدا تا کتون در برنامه ذخیره شده است، بر روی هارد دستگاه کامپیوتر شما، یا بر روی یک حافظه جانبی مانند فلاپی دیسک یا سی‌دی، ذخیره می‌گردد و در صورت بروز مشکل می توانید اطلاعات خود را مجدداً بازخوانی و احیا نمایید. بنابراین بهتر است پایان هر روز از اطلاعات خود نسخه پشتیبان تهیه نمایید. نام نسخه‌های پشتیبان به ترتیب، نام بانک، تاریخ روز، ساعت بکاپ‌گیری و شماره سریال است.

با کلیک بر روی دکمه تهیه نسخه پشتیبان پنجره Save AS نمایان شده که در آن مسیر داریو C و پوشه Holoo.Back به طور پیش‌فرض برای قرار دادن نسخه پشتیبان، انتخاب شده است در صورت نیاز می توانید درایو دیگری مانند E,D و غیره را برای قرار دادن نسخه پشتیبان انتخاب نمایید. همچنین برای تغییر مسیر می‌توانید از مسیر تنظیمات مدیریتی/ تنظیمات نرم‌افزار/ تنظیمات عمومی این کار را انجام دهید. پس از انتخاب مسیر مورد نظر با کلیک بر روی دکمه Save قابل پشتیبان در مسیر مورد نظر ذخیره خواهد شد.

به منظور ذخیره‌ فایل پشتیبان بر روی فلاپی دیسک، ابتدا دیسکت را در داریو A قرار داده و سپس بر روی دکمه تهیه نسخه پشتیبان بر روی فلاپی دیسک کلیک نمایید. در صورتی که حجم اطلاعات بیش از حجم یک دیسک شود، پس از مشاهده پیغام، دیسک دوم و ... را در فلاپی درایو قرار داده تا عملیات ادامه یابد.

با کلیک بر روی دکمه بازگرداندن نسخه پشتیبان پیغامی مبنی بر بازگرداندن نسخه پشتیبان نمایش داده می‌شود که با کلیک بر روی دکمه بله پنجره Open نمایش داده می‌شود که باید مسیری که در آن نسخه پشتیبان ذخیره شده است را پیدا کرده و سپس دکمه Open را کلیک نمایید. پس از انجام این عمل، با تأیید پیغام نمایان شده برنامه بسته شده و باید مجدداً آن را اجرا نمایید. چنانچه اطلاعات از روی دیسکت بازگردانده می‌شود و اطلاعات بر روی پیش از یک دیسک ذخیره شده باشد، باید ابتدا آخرین دیسک را در دستگاه قرار داده، پس از پیغام آن را خارج نمایید. سپس به ترتیب دیسکهای 1 و 2 و 3و... را پس از هر پیغام داخل دستگاه قرار دهید.

برای رمز گذاری روی اطلاعات ذخیره شده، با درج کلمه عبور در قسمت کلمه عبور برای کپی پشتیبان و سپس تهیه کپی پشتیبان، می‌توانید کلمه عبور تعریف نمایید تا بازگرداندن کپی پشتیبان فقط با ورود کلمه عبور مسیر باشد.

نکته: در صورت فراموش شدن کلمه عبور، اطلاعات حتی توسط شرکت طرفه نگار نیز قابل بازخوانی نخواهد بود لذا تا زمانی واقعی احساس نمی‌شود، از این امکان استفاده ننمایید.

دقت شود با برگرداندن اطلاعات قبلی، اطلاعات فعلی موجود در نرم‌افزار از بین رفته و اطلاعات قبلی جایگزین می شود، لذا حتماً با احتیاط و با علم به کاری که انجام می دهید اینکار را انجام دهید.

این نکته را یادآور می‌شویم که تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات تنها مربوط به اول دوره نبوده و باید در طی دوره نیز از اطلاعات خود نسخه پشتیبان تهیه نمایید. بهتر است در پایان هر روز این کار را انجام دهید.

انتهای عملیات اول دوره

با انتخاب این گزینه فرم انتهای عملیات اول دوره نمایش داده می‌شود که در قسمت بالای آن، فهرستی از مشخصات چکهای دریافتی دیده می‌شود. در قسمت پایین فرم، موجودی صندوق و بانکها به تفکیک شماره حسابهای بانکی وارده نمایش داده می‌شود. در قسمت جمع اسناد دریافتی (جمع مبلغ چکهای دریافت شده از طرف حسابها)، جمع اسناد پرداختی (جمع مبلغ چکهای پرداخت شده)، جمع حسابهای دریافتی (جمع مبلغ مانده بدهکاری طرف حسابها به ما)، جمع حسابهای پرداختی ( جمع مبلغ مانده بستانکاری طرف حسابها از ما)، ارزش کالاهای اولیه (حاصلضرب تعداد کالاها در میانگین قیمت خرید)، موجودی صندوق و تنخواه (موجودی صندوق‌ها)، جمع موجودی بانکها (جمع مبالغ موجود در حسابهای بانکی)، جمع موجودی نقدی (جمع موجودی بانکها و صندوق)، مشاهده می‌شود.

در قسمت تاریخ تنظیم سند، تاریخ سند افتتاحیه را درج نموده، توجه نمایید در طی دوره قبل از این تاریخ نمی‌توانید سندی بزنید. اطلاعات اول دوره را کنترل و پس از حصول اطمینان از صحت آنها ابتدا از اطلاعات کپی پشتیبان تهیه نموده و تأیید نمایید، اسناد افتتاحیه به شماره‌های 2و 1 به صورت اتوماتیک صادر و برنامه بسته می‌شود.

با اجرای مجدد برنامه، کلیه منوها فعال و برنامه آماده ورود اطلاعات طی دوره می‌باشد.

ورود اطلاعات طی دوره

مجدداً متذکر می‌شویم که کار با این برنامه در چهار بخش انجام می‌شوند: 1- اطلاعات اول دوره 2- انتهای عملیات اول دوره 3- عملیات طی دوره 4- بستن حسابهای دوره مالی جاری و رفتن به سال مالی جدید.

اطلاعات اول دوره را پیشتر توضیح دادیم، حال نحوه کار با برنامه طی دوره مالی را شرح می‌دهیم. نحوه تعریف طرف حساب و کالا مانند اول دوره است، بنابراین از توضیح مجدد آنها صرف نظر کرده و تنها به ذکر تفاوت‌های آن با اول دوره می‌پردازیم. این نکته را نیز یادآور می‌شویم که از بخش‌های مهم برنامه جهت کار در طی دوره، امور مالی اتوماتیک و صدور فاکتور است که پس از توضیح طرف حساب و کالا و سرفصل جدید، ابتدا امورمالی اتوماتیک را توضیح داده و سپس نحوه صدور فاکتور و اعمال تغییرات و تنظیمات در آن را شرح می‌دهیم.

طرف حساب

پس از انتهای عملیات اول دوره، در فرم معرفی طرف حساب دو گزینه به نام‌های نمایش دفتر معین و سابقه مشتری در قسمت امکانات اضافه می‌شوند که به شرح آن می‌پردازیم.

با انتخاب گزینه نمایش دفتر معین فرم نمایش دفتر معین ظاهر می‌شود که در آن با انتخاب شخص مورد نظر می‌توانید از سابقه شخص، گردش حساب او و غیره گزارش تهیه نمایید.

با انتخاب گزینه سابقه مشتری فرم نمایش مشخصات شخصی ظاهر می‌شود که در قسمت وضعیت مالی خلاصه‌ای از سوابق مشتری شامل نام، کد، تلفن، کد سرفصل، حسابداری، آدرس و... دیده می‌شود. در قسمت توضیحات می توانید توضیحاتی در رابطه را مشتری ثبت نمایید. در قسمت فایلها در صورتی که فایلی مرتبط با مشتری داشته باشید می توانید، آن را به اطلاعات مشتری اضافه نمایید. برای اضافه کردن فایل، بر روی دکمه اضافه کردن کلیک نمایید. پنجره Open نمایش داده می‌شود که در آنجا فایل مورد نظر را پیدا کرده و دکمه Open را کلیک نمایید. به این ترتیب فایل مورد نظر به اطلاعات مشتری اضافه خواهد شد. در صورتی که بخواهید فایل را عوض نمایید باید بر روی دکمه اصلاح کلیک نمایید. برای مشاهده فایل اضافه شده بر روی دکمه نمایش کلیک نمایید.

کالا

پس از انتهای عملیات اول دوره، در قسمت امکانات گزینه دیگری به نام کاردکس کالا اضافه می‌شود که در آن می‌توانید با انتخاب هر یک از گزینه‌های نمایش با ریز امانی، نمایش بدون ریزامانی همچنین انتخاب ترتیب نمایش، بر حسب تاریخ و ساعت یا براساس تاریخ اولین ورودی گزارشات متنوعی تهیه نمایید. در قسمت میانی فرم با انتخاب گروه‌های اصلی، فرعی و نام کالا گزارش کاردکس تعدادی کالا، تهیه می‌گردد. این فرم جهت ‌گزارش‌گیری از یک کالای خاص است در قسمت انتهای فرم، دو گزینه نمایش کل کاردکس و نمایش مابین تاریخهای امکان انتخاب کل کاردکس یا بین دو تاریخ خاص را در اختیار شما قرار می‌دهد.

سرفصل جدید

با انتخاب این گزینه، فرم سر فصل نمایش داده می‌شود که برای تعریف یک حساب جدید ابتدا باید نوع حساب را مشخص نمایید که مثلاً از نوع هزینه، صندوق، در آمد یا جاری شرکا است. سپس با کلیک بر روی دکمه حساب جدید می‌توانید یک حساب جدید در برنامه تعریف نمایید. با کلیک بر روی دکمه اصلاح می‌توانید یک حساب یا نوع یک حساب خاص را اصلاح و با کلیک بر روی دکمه حذف می توانید آن را حدف نمایید.

در این فرم سرفصلهای پیش‌فرض که توسط برنامه تعریف شده است قابل اصلاح و حذف نمی‌باشد و فقط سرفصلهایی که توسط خود کاربر تعریف شده است قابلیت حذف و اصلاح دارند.

امور مالی اتوماتیک

جهت ثبت اتوماتیک سایر سندها در برنامه‌ از فرم امور مالی استفاده می‌شود. با انتخاب این گزینه فرم امور مالی نمایش داده می‌شود که شباهت زیادی به فرم امور مالی پس از ثبت فاکتور دارد. با انتخاب هر یک از طریق مختلف تسویه، وارد نمودن مبلغ واریزی و تأیید، سند حسابداری به صورت اتوماتیک ثبت می‌گردد، انتخابهای پیش‌فرض موجود در این فرم جهت سهولت کاربری نرم‌افزار در نظر گرفته شده و استفاده از آنها نیاز به اطلاعات حسابداری نخواهد داشت.

با انتخاب چاپ رسید پس از انجام عملیات، سند حسابداری صادره به صورت اتوماتیک چاپ خواهد شد.

با انتخاب گزینه شماره و مبلغ چکها در سند درج شود، شماره و مبلغ چکها در اسناد و گزارشات حسابداری نمایش داده می‌شود.

در قسمت تاریخ ثبت سند، تاریخ ثبت سند حسابداری نمایش داده می‌شود که می‌توان آن را به دلخواه تغییر داد.

با انتخاب هر یک از گزینه‌های این فرم و کلیک بر روی دکمه ادامه امکانات دیگری به فرم اضافه خواهد شد. حال به توضیح هر یک از گزینه‌های این فرم می پردازیم.

بانک به بانک

جهت انتقال وجه از یک حساب دیگر از این گزینه استفاده نمایید، در قسمت از بانک بانک مبدأ یعنی بانکی که مبلغ مورد نظر از آن برداشت می‌شود و در قسمت به بانک، بانک مقصد یعنی که مبلغ مورد نظر به آن واریز می‌گردد را انتخاب نمایید، در قسمت مبلغ واریزی، مبلغی که باشد انتقال داده شود را درج و دکمه ادامه را کلیک نمایید، در قسمت سوم فرم فقط گزینه‌های نقد و چک فعال هستند.

نقد: برای تسویه تمام یا بخشی از مبلغ فاکتور به صورت نقد، مبلع مورد نظر را در کادر مقابل گزینه نقد وارد نمایید، یا با فشردن Space از صفحه کلید، مبلغ مورد نظر در مکان مربوطه قرار خواهد گرفت.

چک: به منظور ثبت صادره با کلیک بر روی دکمه معرفی چک، فرم سند بانکی نمایش داده شده و باید مشخصات چک را وارد نمیید. برای معرفی بیش از یک چک پس از آن که اولین چک را ثبت نمودید، با استفاده از دکمه جدید می‌توانید مشخصات چکهای بعدی را وارد نمایید، دکمه حذف چک به کار می‌رود. برای اصلاح چک‌ها با استفاده از کلیدهای قبلی و بعدی، چک مورد نظر را انتخاب و اصلاح نمایید.

با کلیک بر روی دکمه امکانات گزینه صدور طبق شماره نمایش داده می‌شود که جهت تسریع در ورود اسناد بانکی در برنامه قرار داده شده است. با انتخاب این گزینه، فرم صدور اسناد بانکی نمایش داده می‌شود که در آن مبلغ و شماره چک‌ها را وارد نمایید. به تعداد شماره‌ها و مبالغ وارد شده، به طور اتوماتیک چک صادر و به لیست چکها اضافه می‌گردد. همه آنها به فواصل زمانی یک ماهه از تاریخ صدور بوده و قابل تغییر نیز می‌باشند. پس از تأیید فرم سند بانکی، جمع چکهای وارد شده، محاسبه و درکادر مقابل چک در فرم امور مالی اتوماتیک نمایش داده می‌شود. با استفااده از دکمه حذف چکها می توان از صدور چکهای معرفی شده صرف نظر نمود.

پس از تعیین مبالغ مورد نظر برای ثبت توضیحات عملیات مالی انجام شده از کادر مقابل توضیحات استفاده نمایید، پس از انجام عملیات و کلیک بر روی دکمه تأیید به صورت اتوئماتیک سند حسابداری صادر و ثبت خواهد شد.

صندوق به بانک

برای واریز وجه نقد موجود در صندوق به حساب بانک، این گزینه را انتخاب نمایید. در قسمت به بانک، حساب بانکی که قرار است وجه به آن واریز شود را با استفاده از فرم جستجو انتخاب، سپس در قسمت مبلغ واریزی، مبلغ را درج نمایید، در این قسمت فقط گزینه نقد فعال است که عملکرد آن به شرح زیر است:

نقد: برای واریز وجه نقد از صندوق به حساب بانک، مبلغ واریزی را در کادر مقابل نقد وارد نمایید. با کلیک بر روی دکمه تأیید، به صورت اتوماتیک از موجودی صندوق کاسته و موجودی بانک افزایش یافته و سند حسابداری صادر و ثبت خواهد شد.

حواله طرف حساب

چنانچه یکی از طرف حسابها مبلغی را به حساب بانکی شما واریز نماید، باید این گزینه را انتخاب نمایید. طرف حسابی که وجه واریز نموده، با استفاده از فرم جستجو انتخاب سپس حساب بانکی را مشخص و در قسمت مبلغ واریزی، مبلغ حواله شده را درج نمایید، در این قسمت فقط گزینه مبلغ حواله شده فعال است، لذا مبلغ مورد نظر را در کادر مقابل آن وارد نمایید، پس از انجام عملیات با انتخاب کلید، تأیید، موجودی بانک به مبلغ مذکور افزایش یافته، سند حسابداری صادر و ثبت خواهد شد.

دریافت از طرف حساب

این گزینه جهت دریافت بدهی از طرف حسابها استفاده می گردد، با انتخاب این گزینه در فرم جستجو طرف حسابی که وجه از وی دریافت شده است، را مشخص و در قسمت مبلغ دریافتی، مبلغ را درج نمایید، در صورت نیاز به کسب اطلاعات بیشتر در مورد طرف حساب از دکمه سابقه مشتری که توضیحات آن پیش‌تر از ارائه شده، استفاده نمایید، در این قسمت گزینه‌های نقد، چک و تخفیف فعال هستند که عملکرد آنها به این شرح است:

نقد: اگر تمام یا بخشی از مبلغ دریافتی، به صورت نقد تسویه گردد، آن را در قسمت نقد وارد نمایید.

چک: برای ثبت چکهای دریافتی از طرف حسابها، با دکمه معرفی چک کلیه مشخصات چک را وارد نمایید. این گزینه پیش‌تر توضیح داده شده است. همچنین این گزینه جهت ورود چکهای دریافتی از طرف حساب نیز استفاده می‌شود.

تخفیف: در این قسمت، باید مبلغ تخفیف را وارد نمایید. پس از انجام عملیات با انتخاب کلید تأیید، از مانده حساب شخص به مبلغ دریافت شده کسر و به یکی از حسابهای صندوق، اسناد دریافتی یا هزینه تخفیف تعدیل حساب با توجه به نوع انتخاب اضافه، سند حسابداری صادر و ثبت خواهد شد.

پرداخت به طرف حساب

در این فرم ابتدا نام طرف حساب را تعیین نمایید، در مقابل آن دکمه سابقه مشتری وجود دارد که توضیحات آن پیش‌تر ارائه شده است. در قسمت مبلغ پرداختی، مبلغی که می‌خواهید به شخص پرداخت نمایید را وارد کنید. در قسمت بعد، گزینه‌های نقد، چک، خرج چک و تخفیف فعال است که گزینه‌های نقد، چک و تخفیف پیش‌تر توضیح داده شده است و تنها گزینه خرج چک را توضیح می دهیم.

خرج چک: برای خرج چکهای دریافتی (اسناد دریافتی)، با کلیک بر روی دکمه لیست چکها فرم خرج سند بانکی نمایش داده شده و با درج تاریخ، چکهایی که سررسید آنها تا تاریخ درج شده فرا رسیده است، نمایش داده می‌شوند، تاریخ پیش فرض، تاریخ روز سیستم است، چک یا چکهای مورد نظر را با کلیک در ستون انتخاب یا فشردن کلید Space انتخاب نمایید جمع تعدادی و ریالی چکهای انتخاب شده در این قسمت (قسمت مورد نظر با ماوس نمایش داده شود) مشاهده می‌شود، با کلیک راست ماوس در صفحه می‌توانید چکها را براساس شماره، مبلغ، تاریخ سررسید و پشت نمره جستجو نمایید. با کلیک بر روی دکمه تأیید، جمع چکهای انتخابی در کادر مقابل خرج چک مشاهده می‌گردد، با کلیک بر روی دکمه حذف لیست می‌توان از خرج چکهای انتخابی صرف نظر و آنها را حذف نمود.

در قسمت توضیحات می توانید توضیحات مورد نظر خود را وارد نمایید و با کلیک دکمه تأیید سند حسابداری صادر و ثبت خواهد شد.

سرمایه‌گذاری

این گزینه برای ثبت سرمایه‌گذاری نقدی شرکاء به حساب بانکی با صندوق، استفاده می‌گردد، ابتدا حساب بانک یا صندوق که به آن وجه واریز شده و سپس سرمایه‌گذاری که وجه سرمایه را واریز نموده، انتخاب نمایید. در قسمت مبلغ پرداختی، مبلغ سرمایه گذاری را وارد نمایید، در قسمت بعد، گزینه‌‌های نقد و چک فعال هستند که عملکرد آنها را پیش‌تر توضیح داده‌ایم. پس از انجام عملیات با انتخاب کلید تأیید، با توجه به نوع انتخاب، موجودی صندوق یا بانک، همچنین میزان سرمایه‌گذاری شرکاء افزایش یافته، سند حسابداری صادر و ثبت خواهد شد.

هزینه

در قسمت نوع هزینه، سرفصل مورد نظر را انتخاب و در قسمت مبلغ هزینه، مبلغ مورد نظر را وارد نمایید. در قسمت بعد گزینه‌های نقد، چک، خرج چک فعال هستند که عملکرد آنها را پیش‌تر توضیح داده‌ایم.

درآمد

در قسمت نوع درآمد سر فصل مورد نظر را انتخاب و در قسمت مبلغ درآمد، مبلغ مورد نظر را وارد نمایید. در قسمت بعد گزینه‌های نقد و چک فعال هستند که عملکرد آنها را پیشتر توضیح داده‌ایم.

برداشت

اگر یکی از شرکا مبلغی را نقداً صندوق یا بانک برداشت نماید، باید این گزینه را انتخاب نمایید، ابتدا در قسمت برداشت کننده، فرد مورد نظر و در قسمت مبلغ برداشتی، مبلغ را درج نمایید. در قسمت بعدی گزینه‌های نقد، چک و خرج چک فعال هستند که عملکرد آنها را پیش‌تر توضبیح داده‌ایم.

بانک به صندوق

برای انتقال وجه از حساب بانکی به موجودی صندوق، از این امکان استفاده نمایید ابتدا حساب بانکی مورد نظر را انتخاب نمایید. در قسمت مبلغ واریزی، مبلغ را درج نمایید در قسمت بعدی فرم، گزینه‌های نقد و چک فعال هستند که عملکرد آنها را پیش‌تر توضیح‌دادهایم. پس از انجام عملیات با انتخاب کلید تأیید؛ از موجودی بانک به مبلغ درج شده کاهش و موجودی صندوق، افزایش یافته، سند حسابداری صادر و ثبت خواهد شد.

کارمزد بانک

اگر بانک مبلغی را به عنوان کارمزد از حساب برداشت نماید باید از این امکان استفاده نمایید. حساب بانکی مورد نظر و سپس در قسمت نوع هزینه، هزینه مورد نظر را انتخاب نمایید. در قسمت مبلغ هزینه، مبلغ کارمزد را درج نمایید در قسمت بعد، گزینه نقد فعال است که عملکرد آنها را پیشتر توضیح داده‌ایم. پس از انجام عملیات با انتخاب کلید تأیید، از موجودی بانک به مبلغ درج شده کاهش و هزینه کارمزد، افزایش یافته، سند حسابداری صادر و ثبت خواهد شد.

پرداخت نقدی از بانک

جهت پرداخت نقدی از حساب بانکی به طرف حساب، این گزینه را انتخاب نمایید ابتدا طرف حسابی که به وی پرداخت نموده‌اید را انتخاب نمایید. سپس حساب بانکی که وجه از آن برداشت شده را مشخص و در قسمت مبلغ واریزی، مبلغ را درج نمایید. در قسمت بعد فقط گزینه مبلغ ارسال شده فعال است، لذا مبلغ مورد نظر را وارد و برای ثبت توضیحات در مورد عملیات مالی انجام شده، از قسمت توضیحات استفاده نمایید، پس از انجام عملیات با انتخاب کلید تأییید، بدهی طرف حساب به مبلغ مذکور افزایش و موجودی بانک کاهش یافته، سند حسابداری صادر و ثبت خواهد شد.

اصلاح چک

برای اصلاح چک‌های تعریف شده در برنامه باید از مسیر اصلاحات/ چک‌ها استفاده نمایید. پنج گزینه برای اصلاح چک‌ها وجود دارد که به توضیح آنها می‌پردازیم.

عودت از به حساب خواباندن: با انتخاب این گزینه می توان یک یا چند فقره چک که به یکی از حسابهای بانکی خوابانده شده یا به عبارت دیگر در جریان وصول است را به لیست چکها بازگردانید. در قسمت انتخاب نام بانک، حساب بانکی را انتخاب نموده، سپس از بین چکهایی که نزد آن حساب سپرده و هنوز وصول نشده، چک مورد نظر را انتخاب و تأیید نمایید. با کلیک دکمه جمع انتخاب شده‌ها، پس از انتخاب چکها، جمع مبلغ آنها محاسبه و نمایش داده می‌شود، پس از تأیید، چکهای مورد نظر به لیست اسناد دریافتی اضافه خواهد شد.

اصلاح مشخصات و حذف چک: برای اصلاح چک مورد نظر با توجه به نوع چک، ابتدا یکی از دو گزینه انتخاب چکهای پرداختی و انتخاب چکهای دریافتی انتخاب نمایید، با انتخاب گزینه نمایش کل چکها کلیه چکهای دریافتی یا پرداختی، با استفاده از گزینه نام طرف حساب، پس از مشخص نمودن نام شخص در کادر مربوطه فقط چکهای مربوط به آن طرف حساب، با استفاده از گزینه شماره چک با درج شماره چک در کادر مربوطه فقط همان چک و با استفاده از گزینه پشت نمره با درج شماره پشت نمره در کادر مربوطه، چکهایی که شامل آن پشت نمره هستند، نمایش داده می‌شوند. گزینه پشت نمره در قسمت چکهای پرداختی غیر فعال است. پس از تعیین موارد ذکر شده، باید چک مورد نظر را با استفاده از کلید Space یا کلیک در ستون انتخاب، انتخاب نمایید با کلیک بر روی دکمه تأیید، فرم اصلاح سند بانکی، نمایش داده می‌شود و می‌توانید مشخصات چک را اصلاح یا آن را حذف نمایید.

برای اصلاح نام طرف حساب پس از انتخاب چک، یا کلیک بر روی دکمه اصلاح نام، شخص جدید را انتخاب و تأیید نمایید با این عمل سند حسابداری چک مربوطه نیز به نام جدید اصلاح خواهد شد.

عودت از حالت وصول: عملکرد این گزینه مشابه گزینه اصلاح مشخصات و حذف چک است با این تفاوت که بعد از انتخاب چکها و تأیید پیغام آیا از برگشت این چک مطمئن هستید؟ چک از حالت وصول خارج و به لیست چکهای به حساب خوابانده شده یا نشده اضافه می شود.

عودت از حالت برگشتی: اگر چکی اشتباهاً اعلام برگشتی شه باشد با استفاده از این گزینه چک مورد نظر را انتخاب و اصلاح نمایید، پس از تأیید، پیغام عملیات با موفقیت انجام شد ظاهر می گردد، با تأیید پیغام، سند حسابداری مربوط به چک برگشتی حذف و چک به لیست اسناد دریافتی اضافه خواهد شد.

امور مالی اتوماتیک

جهت ثبت اتوماتیک سایر سندها در برنامه‌ از فرم امور مالی استفاده می‌شود. با انتخاب این گزینه فرم امور مالی نمایش داده می‌شود که شباهت زیادی به فرم امور مالی پس از ثبت فاکتور دارد. با انتخاب هر یک از طریق مختلف تسویه، وارد نمودن مبلغ واریزی و تأیید، سند حسابداری به صورت اتوماتیک ثبت می‌گردد، انتخابهای پیش‌فرض موجود در این فرم جهت سهولت کاربری نرم‌افزار در نظر گرفته شده و استفاده از آنها نیاز به اطلاعات حسابداری نخواهد داشت.

با انتخاب چاپ رسید پس از انجام عملیات، سند حسابداری صادره به صورت اتوماتیک چاپ خواهد شد.

با انتخاب گزینه شماره و مبلغ چکها در سند درج شود، شماره و مبلغ چکها در اسناد و گزارشات حسابداری نمایش داده می‌شود.

در قسمت تاریخ ثبت سند، تاریخ ثبت سند حسابداری نمایش داده می‌شود که می‌توان آن را به دلخواه تغییر داد.

با انتخاب هر یک از گزینه‌های این فرم و کلیک بر روی دکمه ادامه امکانات دیگری به فرم اضافه خواهد شد. حال به توضیح هر یک از گزینه‌های این فرم می پردازیم.

بانک به بانک

جهت انتقال وجه از یک حساب دیگر از این گزینه استفاده نمایید، در قسمت از بانک بانک مبدأ یعنی بانکی که مبلغ مورد نظر از آن برداشت می‌شود و در قسمت به بانک، بانک مقصد یعنی که مبلغ مورد نظر به آن واریز می‌گردد را انتخاب نمایید، در قسمت مبلغ واریزی، مبلغی که باشد انتقال داده شود را درج و دکمه ادامه را کلیک نمایید، در قسمت سوم فرم فقط گزینه‌های نقد و چک فعال هستند.

نقد: برای تسویه تمام یا بخشی از مبلغ فاکتور به صورت نقد، مبلع مورد نظر را در کادر مقابل گزینه نقد وارد نمایید، یا با فشردن Space از صفحه کلید، مبلغ مورد نظر در مکان مربوطه قرار خواهد گرفت.

چک: به منظور ثبت صادره با کلیک بر روی دکمه معرفی چک، فرم سند بانکی نمایش داده شده و باید مشخصات چک را وارد نمیید. برای معرفی بیش از یک چک پس از آن که اولین چک را ثبت نمودید، با استفاده از دکمه جدید می‌توانید مشخصات چکهای بعدی را وارد نمایید، دکمه حذف چک به کار می‌رود. برای اصلاح چک‌ها با استفاده از کلیدهای قبلی و بعدی، چک مورد نظر را انتخاب و اصلاح نمایید.

با کلیک بر روی دکمه امکانات گزینه صدور طبق شماره نمایش داده می‌شود که جهت تسریع در ورود اسناد بانکی در برنامه قرار داده شده است. با انتخاب این گزینه، فرم صدور اسناد بانکی نمایش داده می‌شود که در آن مبلغ و شماره چک‌ها را وارد نمایید. به تعداد شماره‌ها و مبالغ وارد شده، به طور اتوماتیک چک صادر و به لیست چکها اضافه می‌گردد. همه آنها به فواصل زمانی یک ماهه از تاریخ صدور بوده و قابل تغییر نیز می‌باشند. پس از تأیید فرم سند بانکی، جمع چکهای وارد شده، محاسبه و درکادر مقابل چک در فرم امور مالی اتوماتیک نمایش داده می‌شود. با استفااده از دکمه حذف چکها می توان از صدور چکهای معرفی شده صرف نظر نمود.

پس از تعیین مبالغ مورد نظر برای ثبت توضیحات عملیات مالی انجام شده از کادر مقابل توضیحات استفاده نمایید، پس از انجام عملیات و کلیک بر روی دکمه تأیید به صورت اتوئماتیک سند حسابداری صادر و ثبت خواهد شد.

صندوق به بانک

برای واریز وجه نقد موجود در صندوق به حساب بانک، این گزینه را انتخاب نمایید. در قسمت به بانک، حساب بانکی که قرار است وجه به آن واریز شود را با استفاده از فرم جستجو انتخاب، سپس در قسمت مبلغ واریزی، مبلغ را درج نمایید، در این قسمت فقط گزینه نقد فعال است که عملکرد آن به شرح زیر است:

نقد: برای واریز وجه نقد از صندوق به حساب بانک، مبلغ واریزی را در کادر مقابل نقد وارد نمایید. با کلیک بر روی دکمه تأیید، به صورت اتوماتیک از موجودی صندوق کاسته و موجودی بانک افزایش یافته و سند حسابداری صادر و ثبت خواهد شد.

حواله طرف حساب

چنانچه یکی از طرف حسابها مبلغی را به حساب بانکی شما واریز نماید، باید این گزینه را انتخاب نمایید. طرف حسابی که وجه واریز نموده، با استفاده از فرم جستجو انتخاب سپس حساب بانکی را مشخص و در قسمت مبلغ واریزی، مبلغ حواله شده را درج نمایید، در این قسمت فقط گزینه مبلغ حواله شده فعال است، لذا مبلغ مورد نظر را در کادر مقابل آن وارد نمایید، پس از انجام عملیات با انتخاب کلید، تأیید، موجودی بانک به مبلغ مذکور افزایش یافته، سند حسابداری صادر و ثبت خواهد شد.

دریافت از طرف حساب

این گزینه جهت دریافت بدهی از طرف حسابها استفاده می گردد، با انتخاب این گزینه در فرم جستجو طرف حسابی که وجه از وی دریافت شده است، را مشخص و در قسمت مبلغ دریافتی، مبلغ را درج نمایید، در صورت نیاز به کسب اطلاعات بیشتر در مورد طرف حساب از دکمه سابقه مشتری که توضیحات آن پیش‌تر از ارائه شده، استفاده نمایید، در این قسمت گزینه‌های نقد، چک و تخفیف فعال هستند که عملکرد آنها به این شرح است:

نقد: اگر تمام یا بخشی از مبلغ دریافتی، به صورت نقد تسویه گردد، آن را در قسمت نقد وارد نمایید.

چک: برای ثبت چکهای دریافتی از طرف حسابها، با دکمه معرفی چک کلیه مشخصات چک را وارد نمایید. این گزینه پیش‌تر توضیح داده شده است. همچنین این گزینه جهت ورود چکهای دریافتی از طرف حساب نیز استفاده می‌شود.

تخفیف: در این قسمت، باید مبلغ تخفیف را وارد نمایید. پس از انجام عملیات با انتخاب کلید تأیید، از مانده حساب شخص به مبلغ دریافت شده کسر و به یکی از حسابهای صندوق، اسناد دریافتی یا هزینه تخفیف تعدیل حساب با توجه به نوع انتخاب اضافه، سند حسابداری صادر و ثبت خواهد شد.

پرداخت به طرف حساب

در این فرم ابتدا نام طرف حساب را تعیین نمایید، در مقابل آن دکمه سابقه مشتری وجود دارد که توضیحات آن پیش‌تر ارائه شده است. در قسمت مبلغ پرداختی، مبلغی که می‌خواهید به شخص پرداخت نمایید را وارد کنید. در قسمت بعد، گزینه‌های نقد، چک، خرج چک و تخفیف فعال است که گزینه‌های نقد، چک و تخفیف پیش‌تر توضیح داده شده است و تنها گزینه خرج چک را توضیح می دهیم.

خرج چک: برای خرج چکهای دریافتی (اسناد دریافتی)، با کلیک بر روی دکمه لیست چکها فرم خرج سند بانکی نمایش داده شده و با درج تاریخ، چکهایی که سررسید آنها تا تاریخ درج شده فرا رسیده است، نمایش داده می‌شوند، تاریخ پیش فرض، تاریخ روز سیستم است، چک یا چکهای مورد نظر را با کلیک در ستون انتخاب یا فشردن کلید Space انتخاب نمایید جمع تعدادی و ریالی چکهای انتخاب شده در این قسمت (قسمت مورد نظر با ماوس نمایش داده شود) مشاهده می‌شود، با کلیک راست ماوس در صفحه می‌توانید چکها را براساس شماره، مبلغ، تاریخ سررسید و پشت نمره جستجو نمایید. با کلیک بر روی دکمه تأیید، جمع چکهای انتخابی در کادر مقابل خرج چک مشاهده می‌گردد، با کلیک بر روی دکمه حذف لیست می‌توان از خرج چکهای انتخابی صرف نظر و آنها را حذف نمود.

در قسمت توضیحات می توانید توضیحات مورد نظر خود را وارد نمایید و با کلیک دکمه تأیید سند حسابداری صادر و ثبت خواهد شد.

سرمایه‌گذاری

این گزینه برای ثبت سرمایه‌گذاری نقدی شرکاء به حساب بانکی با صندوق، استفاده می‌گردد، ابتدا حساب بانک یا صندوق که به آن وجه واریز شده و سپس سرمایه‌گذاری که وجه سرمایه را واریز نموده، انتخاب نمایید. در قسمت مبلغ پرداختی، مبلغ سرمایه گذاری را وارد نمایید، در قسمت بعد، گزینه‌‌های نقد و چک فعال هستند که عملکرد آنها را پیش‌تر توضیح داده‌ایم. پس از انجام عملیات با انتخاب کلید تأیید، با توجه به نوع انتخاب، موجودی صندوق یا بانک، همچنین میزان سرمایه‌گذاری شرکاء افزایش یافته، سند حسابداری صادر و ثبت خواهد شد.

هزینه

در قسمت نوع هزینه، سرفصل مورد نظر را انتخاب و در قسمت مبلغ هزینه، مبلغ مورد نظر را وارد نمایید. در قسمت بعد گزینه‌های نقد، چک، خرج چک فعال هستند که عملکرد آنها را پیش‌تر توضیح داده‌ایم.

درآمد

در قسمت نوع درآمد سر فصل مورد نظر را انتخاب و در قسمت مبلغ درآمد، مبلغ مورد نظر را وارد نمایید. در قسمت بعد گزینه‌های نقد و چک فعال هستند که عملکرد آنها را پیشتر توضیح داده‌ایم.

برداشت

اگر یکی از شرکا مبلغی را نقداً صندوق یا بانک برداشت نماید، باید این گزینه را انتخاب نمایید، ابتدا در قسمت برداشت کننده، فرد مورد نظر و در قسمت مبلغ برداشتی، مبلغ را درج نمایید. در قسمت بعدی گزینه‌های نقد، چک و خرج چک فعال هستند که عملکرد آنها را پیش‌تر توضبیح داده‌ایم.

بانک به صندوق

برای انتقال وجه از حساب بانکی به موجودی صندوق، از این امکان استفاده نمایید ابتدا حساب بانکی مورد نظر را انتخاب نمایید. در قسمت مبلغ واریزی، مبلغ را درج نمایید در قسمت بعدی فرم، گزینه‌های نقد و چک فعال هستند که عملکرد آنها را پیش‌تر توضیح‌دادهایم. پس از انجام عملیات با انتخاب کلید تأیید؛ از موجودی بانک به مبلغ درج شده کاهش و موجودی صندوق، افزایش یافته، سند حسابداری صادر و ثبت خواهد شد.

کارمزد بانک

اگر بانک مبلغی را به عنوان کارمزد از حساب برداشت نماید باید از این امکان استفاده نمایید. حساب بانکی مورد نظر و سپس در قسمت نوع هزینه، هزینه مورد نظر را انتخاب نمایید. در قسمت مبلغ هزینه، مبلغ کارمزد را درج نمایید در قسمت بعد، گزینه نقد فعال است که عملکرد آنها را پیشتر توضیح داده‌ایم. پس از انجام عملیات با انتخاب کلید تأیید، از موجودی بانک به مبلغ درج شده کاهش و هزینه کارمزد، افزایش یافته، سند حسابداری صادر و ثبت خواهد شد.

پرداخت نقدی از بانک

جهت پرداخت نقدی از حساب بانکی به طرف حساب، این گزینه را انتخاب نمایید ابتدا طرف حسابی که به وی پرداخت نموده‌اید را انتخاب نمایید. سپس حساب بانکی که وجه از آن برداشت شده را مشخص و در قسمت مبلغ واریزی، مبلغ را درج نمایید. در قسمت بعد فقط گزینه مبلغ ارسال شده فعال است، لذا مبلغ مورد نظر را وارد و برای ثبت توضیحات در مورد عملیات مالی انجام شده، از قسمت توضیحات استفاده نمایید، پس از انجام عملیات با انتخاب کلید تأییید، بدهی طرف حساب به مبلغ مذکور افزایش و موجودی بانک کاهش یافته، سند حسابداری صادر و ثبت خواهد شد.

اصلاح چک

برای اصلاح چک‌های تعریف شده در برنامه باید از مسیر اصلاحات/ چک‌ها استفاده نمایید. پنج گزینه برای اصلاح چک‌ها وجود دارد که به توضیح آنها می‌پردازیم.

عودت از به حساب خواباندن: با انتخاب این گزینه می توان یک یا چند فقره چک که به یکی از حسابهای بانکی خوابانده شده یا به عبارت دیگر در جریان وصول است را به لیست چکها بازگردانید. در قسمت انتخاب نام بانک، حساب بانکی را انتخاب نموده، سپس از بین چکهایی که نزد آن حساب سپرده و هنوز وصول نشده، چک مورد نظر را انتخاب و تأیید نمایید. با کلیک دکمه جمع انتخاب شده‌ها، پس از انتخاب چکها، جمع مبلغ آنها محاسبه و نمایش داده می‌شود، پس از تأیید، چکهای مورد نظر به لیست اسناد دریافتی اضافه خواهد شد.

اصلاح مشخصات و حذف چک: برای اصلاح چک مورد نظر با توجه به نوع چک، ابتدا یکی از دو گزینه انتخاب چکهای پرداختی و انتخاب چکهای دریافتی انتخاب نمایید، با انتخاب گزینه نمایش کل چکها کلیه چکهای دریافتی یا پرداختی، با استفاده از گزینه نام طرف حساب، پس از مشخص نمودن نام شخص در کادر مربوطه فقط چکهای مربوط به آن طرف حساب، با استفاده از گزینه شماره چک با درج شماره چک در کادر مربوطه فقط همان چک و با استفاده از گزینه پشت نمره با درج شماره پشت نمره در کادر مربوطه، چکهایی که شامل آن پشت نمره هستند، نمایش داده می‌شوند. گزینه پشت نمره در قسمت چکهای پرداختی غیر فعال است. پس از تعیین موارد ذکر شده، باید چک مورد نظر را با استفاده از کلید Space یا کلیک در ستون انتخاب، انتخاب نمایید با کلیک بر روی دکمه تأیید، فرم اصلاح سند بانکی، نمایش داده می‌شود و می‌توانید مشخصات چک را اصلاح یا آن را حذف نمایید.

برای اصلاح نام طرف حساب پس از انتخاب چک، یا کلیک بر روی دکمه اصلاح نام، شخص جدید را انتخاب و تأیید نمایید با این عمل سند حسابداری چک مربوطه نیز به نام جدید اصلاح خواهد شد.

عودت از حالت وصول: عملکرد این گزینه مشابه گزینه اصلاح مشخصات و حذف چک است با این تفاوت که بعد از انتخاب چکها و تأیید پیغام آیا از برگشت این چک مطمئن هستید؟ چک از حالت وصول خارج و به لیست چکهای به حساب خوابانده شده یا نشده اضافه می شود.

عودت از حالت برگشتی: اگر چکی اشتباهاً اعلام برگشتی شه باشد با استفاده از این گزینه چک مورد نظر را انتخاب و اصلاح نمایید، پس از تأیید، پیغام عملیات با موفقیت انجام شد ظاهر می گردد، با تأیید پیغام، سند حسابداری مربوط به چک برگشتی حذف و چک به لیست اسناد دریافتی اضافه خواهد شد.

صدور فاکتور

خرید

برای صدور فاکتور خرید ابتدا نام طرف حساب را براساس نام یا کد جستجو و انتخاب نمایید، در صورت ثبت مشخصات طرف حساب مانند (تلفن، آدرس و کد)، این اطلاعات در فاکتور نمایش داده می‌شوند. در قسمت شماره فاکتور، شماره‌ ها به صورت سریال و اتوماتیک از 1 آغاز شده و پس از تأیید هر فاکتور یک شماره به آن اضافه می‌گردد، با کلیک روی این قسمت می‌توان شماره فاکتور را تغییر داد، شماره فاکتورها با توجه به نوع فاکتور به طور مجزا از 1 شروع می‌شوند، تاریخ صدور فاکتور که به صورت اتوماتیک تازیخ روز سیستم درج گردیده، نیز قابل تغییر است. در ستون نام کالا باید کالای مورد نظر وارد شود، با تایپ یکی از حروف صفحه کلید فرم جستجو نمایان شده، نام کالای مورد نظر را انتخاب و تأیید نمایید. سپس تعداد و فی کالا را در ستونهای مربوطه وارد نموده و تأیید کنید. جمع کل به صورت اتوماتیک محاسبه و نمایش داده می‌شود.. برای کنترل جمع فاکتور قبل از تأیید، از دکمه جمع استفاده نمایید. برای درج توضیحات در فاکتور از کلیدهای ترکیبی Ctrl و حرف ت با کلیک در کادر مقابل توضیحات استفاده نمایید. پس از تأیید فاکتور، فرم امور مالی نماش داده می‌شود.

با انتخاب هر یک از دو گزینه چاپ رسید یا چاپ فاکتور بعد از تأیید عملیات، رسید فاکتور یا هر دو به طور خودکار چاپ می‌شوند. دکمه که در کنار گزینه چاپ فاکتور قرار دارد، برای تنظیم نمونه فاکتور در نظر گرفته شده است. که توضیحات آن در ادامه ارائه خواهد شد. با انتخاب گزینه شماره/ مبلغ چکها در سند درج شود به طور اتوماتیک شماره و مبلغ چکها در اسناد حسابداری مربوط به فاکتور ثبت خواهد شد.

در قسمت تاریخ ثبت سند، تاریخ ثبت سند حسابداری درج می گردد که معمولاً تاریخ روز سیستم بوده و قابل تغییر است. در قسمت بعدی این فرم نام و کد طرف حساب نمایش داده می‌شود که قابل تغییر نیست، در مقابل آن دکمه سابقه مشتری و.جود دارد که توضیحات آن پیش‌تر ارائه شده است. در قسمت مبلغ پرداختی جمع مبلغ فاکتور نمایش داده شده است.

توجه: در این قسمت تا زمانی که نحوه مراوده کامل مشخص نشده باشد و مبلغ باقی مانده صفر نشود، دکمه تأیید فعال نمی‌شود. در این فرم باید نحو.ه تسویه مبلغ فاکتور به یکی از روشهای نقد، چک، تخفیف، نسیه یا ترکیب از تمام روشها، مشخص شود، حال به توضیح هر یک از این روش‌ها می‌پردازیم.

نقد: برای تسویه تمام یا بخشی از مبلغ فاکتور به صورت نقد، مبلغ مورد نظر را در کادر مقابل گزینه نقد وارد نمایید، یا با فشردن کلیک Space از صفحه کلید، مبلغ مورد نظر در مکان مربوطه قرار خواهد گرفت.

چک: به منظور ثبت چک صادره، با کلیک بر روی دکمه معرفی چک، فرم سند بانکی نمایش داده شده و باید مشخصات چک را وارد نمایید. برای معرفی بیش از یک چک پس از آن که اولین چک را ثبت نمودید، با استفاده از دکمه جدید می توانید مشخصات چکهای بعدی را وارد نمایید. دکمه حذف جهت حذف چک به کار می رود. برای اصلاح چکها با استفاده از کلیدهای قبلی و بعدی، چک مورد نظر را انتخاب و اصلاح نمایید.

در قسمت باقیمانده مبلغ مراوده حساب مبلغ تسویه نشده فاکتور نمایش داده می شود. با کلیک بر روی دکمه امکانات گزینه صدور طبق شماره نمایش داده می شود که جهت تسریع در ورود اسناد بانکی در برنامه قرار داده شده است. با انتخاب این گزینه، فرم صدور اسناد بانکی نمایش داده می‌شود که در آن مبلغ و شماره چکها را وارد نمایید. به تعداد شماره‌ها و مبالغ وارد شده، به طور اتوماتیک چک صادر و به لیست چکها اضافه می گردد. همه آنها به فواصل زمانی یک ماهه از تاریخ صدور بوده و قابل تغییر نیز می‌باشند. پس از تأیید فرم سند بانکی، جمع چکهای وارد شده، محاسبه و در کادر مقابل چک در فرم امور مالی اتوماتیک نمایش داده می شود. با استفاده از دکمه حذف چکها می توان از صدور چکهای معرفی صرف نظر نمود.

خرج چک: برای خرج چکهای دریافتی (اسناد دریافتی)، با کلیک بر روی دکمه لیست چکها فرم خرج سند بانکی نمایش داده شده و با درج تاریخ، چکهایی که سررسید آنها تا تاریخ درج شده فرا رسیده است. نمایش داده می‌شوند، تاریخ پیش‌فرض، تاریخ روز سیستم است، چک با چکهای مورد نظر را با کلیک در ستون انتخاب یا فشردن کلید Space انتخاب نمایید جمع تعدادی و ریالی چکهای انتخاب شده در این قسمت (قسمت مورد نظر با ماوس نمایش داده شود) مشاهده می‌شود، با کلیک راست ماوس در صفحه می توانید چکها را براساس شماره، مبلغ، تاریخ سررسید و پشت نمره جستجو نمایید.

با کلیک بر روی دکمه تأیید، جمع چکهای انتخابی در کادر مقابل خرج چک مشاهده می‌گردد، با کلیک بر روی دکمه حذف لیست می توان خرج چکهای انتخابی صرف نظر و آنها را حذف نمود.

تخفیف: با کلیک بر روی دکمه درصد تخفیف دلخواه را در فرم مربوطه بر حسب درصدی از مبلغ کل یا مبلغ فاکتور ثبت نمایید، این درصد، از مبلغ پرداخت، محاسبه می‌گردد (مبلغ ذکل در واقع مبلغ فاکتور به علاوه مبالغی مانند هزینه و... است) در صورت نیاز می‌توان فقط در کادر مقابل تخفیف، مقدار تخفیف ریالی را درج نمود.

نسیه: در صورتیکه کل مبلغ یا بخشی از ان تسویه نشده یا بیشتر از کل مبلغ به طرف حساب پرداخت شود باید از گزینه نسبه استفاده شود.

در قسمت توضیحات می‌‌توانید توضیحات مورد نظر خود را وارد نمایید که در شرح سند حسابداری فاکتور قابل مشاهده می‌باشد.

پس از ورود مبالغ یاد شده، در صورتی که باقیمانده در انتهای فرم امور مالی عدد صفر را نمایش دهد، دکمه تأیید فعال خواهد شد که با کلیک بر روی آن فرم تأیید امور مالی نمایش داده خواهد شد که با تأیید آن، پیغامی مبنی بر ذخیره سند نمایش داده می شود که در آن شماره سند و فاکتور اعلام می گردد. با انجام این عمل، عملیات خرید به طور همزمان در کاردکس و دفتر حسابداری ثبت می‌گردد.

با کلیک راست ماوس در فرم صدور فاکتور گزینه‌هایی به شرح زیر دیده می‌شوند:

کلیک راست ماوس در فرم صدور فاکتور با توجه به نوع فاکتور امکانات زیر را در اختیار شما قرار می‌دهد.

1- تبدیل استعلام به فاکتور فروش

این گزینه فقط هنگام صدور فاکتور فروش فعال خواهد شود، با انتخاب آن فرم افزودن کالاهای فاکتور استعلامی نمایان می‌شود با استفاده از گزینه انتخاب بر حسب طرف حساب خاص، فقط پیش فاکتورهای طرف حساب انتخاب شده نمایش داده می‌شود. در این فرم شماره و تاریخ فاکتور، نام طرف حساب، جمع کل، آماده تحویل، تبدیل به ف شده را مشاهده نموده و در قسمت زیرین فرم لیست کالاهای پیش فاکتور نمایش داده می‌شود، در انتهای این فرم با استفاده از دکمه تست موجودی می‌توان از موجودی کافی کالاهای پیش فاکتور جهت فروش اطمینان حاصل نمود.

دکمه حذف، اصلاح برای اصلاح یا حذف پیش فاکتور در نظر گرفته شده، در صورت تمایل به حذف، دکمه حذف و در صورت اصلاح آن باید دکمه حذف و نمایش را انتخاب نموده و مجدداً در فرم صدور فاکتور، پیش فاکتور را اصلاح نمایید. با انتخاب گزینه آماده تحویل و کلیک دکمه تبدیل به فاکتور پیش فاکتور مورد نظر به فرم صدور فاکتور منتقل شده و مراحل فاکتور فروش را طبق روشی که قبلاً توضیح داده شد، انجام دهید، با انجام این عمل گزینه تبدیل به ف شده انتخاب خواهد شد.

2- استعلام فاکتور شخص خاص

این گزینه نیز هنگام صدور فاکتور فروش فعال خواهد شود، توضیحات و مراحل انجام عملیات آن مانند مورد قبل بوده و تنها تفاوت آن این است که به صورت پیش فرض، پیش فاکتورهای شخص انتخاب شده نمایش داده می‌شود.

3- انتخاب کالا از لیست

روش استفاده از گزینه در کلیه فاکتورها به جز برگشت از خرید و فروش به شرح زیر است.

با انتخاب آن، فرم انتخاب کالا گشوده می‌شود، ابتدا گروه اصلی و فرعی کالاها را مشخص و پس از نمایش کالاها در فرم، در قسمت فوقانی با کلیک راست ماوس کالای جدید را معرفی نمایید.

قسمت میانی فرم شامل سه دکمه به شرح زیر است:

- افزودن به لیست: با کلیک بر روی این دکمه، کالایی که در قسمت بالا انتخاب شده، در کادر پایین (لیست کالاهای انتخابی) نمایش داده می‌شود.

- حذف از لیست: در صورت انتخاب اشتباه کالا با استفاده از گزینه، آن را از لیست کالاهای انتخابی حذف نمایید.

- حذف همه: با انتخاب این گزینه تمام کالاها از لیست کالاهای انتخاب شده حذف خواهد شد.

پس از انتخاب کالاها و تأیید لیست، کالاهای انتخاب شده، در فرم فاکتور مشاهده می‌شوند.

انتخاب کالا از لیست در فاکتورهای برگشت از خرید و فروش

با انتخاب این گزینه ابتدا فرم بازیابی کالاها از فاکتورهای صادره قبل گشوده می‌شود، با انتخاب شماره فاکتور طرف حساب، کالاهای فاکتور نمایش داده می‌شود، سپس کالا را انتخاب و در فاکتور برگشتی مورد نظر استفاده نمایید.

4- حذف کل کالاها از لیست

برای حذف کلیه کالاهای انتخاب شده در فاکتور از این گزینه استفاده نمایید.

5- حذف کالا از لیست

برای حذف یک کالا از لیست، ابتدا روی کالا کلیک نموده، سپس این گزینه را انتخابی نمایید.

6- جستجوی طرف حساب براساس

- نام طرف حساب

با انتخاب این گزینه در فرم صدور فاکتور، جستجوی طرف حساب، به طور پیش فرض براساس نام طرف حساب قرار خواهد گرفت.

- کد طرف حساب

با انتخاب این گزینه در فرم صدور فاکتور، جستجوی طرف حساب، به طور پیش فرض براساس کد طرف حساب قرار خواهد گرفت.

7- جستجوی نام کالا براساس

- نام کالا

با انتخاب این گزینه در فرم صدور فاکتور، جستجوی کالا، به طور پیش‌فرض براساس نام کالا قرار خواهد گرفت.

- کد کالا

با انتخاب این گزینه در فرم صدور فاکتور، جستجویب کالا، به طور پیش‌فرض براساس کد کالا قرار خواهد گرفت.

8- ورود کالای جدید(فقط فاکتورهای خرید و پیش فاکتور)

جهت معرفی کالای جدید حین صدور فاکتور از این گزینه استفاده نمایید. با این انتخاب فرم افزودن کالا گشوده می‌شود، در قسمت‌های مربوطه نام و کد کالا، در قسمتهای گروه اصلی، نام گروه اصلی و گروه فرعی را که کالای جدید در آن قرار می‌گیرد و برای تعریف واحد کالا، گزینه واحد کالا، یکی از واحدهای تعریف شده قبل را انتخاب نمایید، با تأیید این فرم، نام کالا به لیست کالاهای قبلی افزوده خواهد شد، روش دیگر معرفی کالا هنگام صدور فاکتور استفاده از دکمه معرفی کالا است.

9- ورود طرف حساب جدید

با انتخاب این گزینه هنگام صدور فاکتور می‌توانید طرف حساب جدید در برنامه تعریف کنید.

10- ورود واحد جدید برای کالاها (فقط فاکتورهای خرید و پیش‌فاکتور)

برای معرفی واحد کالا هنگام صدور فاکتور از این گزینه استفاده نمایید.

11- جابجایی سطرهای فاکتور

از این گزینه می توایند برای جابجایی سطرهای فاکتور استفاده نمایید.

12- تغییر درصد تخفیف طرف حساب

با انتخاب این گزینه، فرم تعیین درصد تخفیف طرف حساب گشوده شده، پس از انتخاب نام طرف حساب، درصد تخفیف را در کادر مربوطه وارد نمایید، با این عمل درصد مزبور در کادر تخفیف فرم امور مالی فاکتور مشاهده شده که قابل تغییر نیز می‌باشد.

نکته: در صورتی که برای طرف حساب در فرم مشخصات مالی درصد تخفیف قرار داده باشید، با تغییر درصد تخفیف طرف حساب در این فرم، درصد جدید جایگزین درصد تخفیف قبلی می‌شود.

13- تأیید فاکتور

پس از معرفی و انتخاب طرف حسابها و کالاها، برای تأیید از 2F استفاده نمایید.

14- رسید بابت فاکتور

با این گزینه می توان برای فاکتور صادر شده رسید چاپ نمود.

15- نمایش نمونه فاکتور

با انتخاب این گزینه، فرم اعمال مبلغ تخفیف گشوده می شود که در آن مبلغ و درصد تخفیف تغییر پذیر است، پس از تأیید می‌توان نمایش نمونه فاکتور را مشاهده نمود.

16- نمایش دفتر معین طرف حساب

برای مشاهده دفتر معین اشخاص از این گزینه استفاده نمایید.

17- نمایش کاردکس کالا

برای مشاهده کاردکس یک کالای خاص از این گزینه استفاده نمایید.

پس از صدور فاکتور برای تهیه گزارش از فاکتورهای صادر شده باید از مسیر گزارشات/ گزارش فاکتور استفاده نمایید. با انتخاب گزینه نمایش به صورت ستونی فرم نمایش فاکتور ظاهر می‌شود که در آن می‌توانید نوع گزارشات را به صورت ستونی یا به صورت تیتیر فاکتور تعیین نمایید. همچنین می‌توانید تعیین نمایید که از کدام یک از انواع فاکتور (خرید ، فروش و..) گزارش تهیه نمایید. با کلیک بر روی دکمه تأیید فرم دیگری نمایش داده می‌شود که در آن می‌توانید از فاکتورها براساس کد طرف حساب فاکتور، تاریخ و غیره گزارش تهیه نمایید، با کلیک بر روی دکمه گزارش پیشرفته فرم دیگری نمایش داده خواهد شد که در آن می‌توانید گزارش دقیق‌تری را تهیه نمایید.

برای گزارش از فاکتورهای صادره، به صورت فرم چاپی فاکتور، از گزینه نمایش به صورت فاکتور استفاده نمایید، با انتخاب این گزینه فرم فاکتور ظاهر می‌‌گردد که در قسمت بالای آن، دو گزینه وجود دارد که می‌توان یکی یا هر دوی آنها را انتخاب نمود، گزینه نمایش طبق نمونه فاکتور امکان گزارش ‌گیری فاکتور را به صورت نمونه انتخابی و گزینه شروع هرفاکتور در اول صفحه امکان چاپ هر فاکتور در صفحه‌ای مجزا را فراهم می‌آورد، جهت مرتب سازی گزارش، یکی از دو گزینه مرتب سازی براساس تاریخ یا براساس شماره فاکتور را انتخاب نمایید، برای مشاهده هر یک از فاکتورهای خرید، فروش، برگشت از خرید یا فروش و ضایعات، روی گزینه مورد نظر کلیک نمایید. برای انتخاب و تعریف شرط در قسمت پایین گزارش نیز ابتدا در کادر ستونی سمت راست گزینه مورد نظر را انتخاب سپس با انتخاب کاربرگ مرتبط با همان گزینه در قسمت سمت چپ، شروط دلخواه را با توجه به امکانات موجود در کاربرگ تعیین نمایید، سپس بر روی دکمه تهیه گزارش کلیک نمایید.

فاکتورهای امانی و پیش فاکتور: عملکرد این گزینه نیز مشابه گزینه قبل است، ابتدا باید نوع فاکتور امانی یا پیش‌فاکتور را در قسمت فوقانی آن انتخاب و سپس با انتخاب گزینه نمایش طبق نمونه فاکتور نحوه نمایش گزارش را مشخص نمایید.

اصلاح فاکتور

در صورتی که بخواهید یک فاکتور را اصلاح نمایید باید از مسیر اصلاحات/ فاکتورها این کار را انجام دهید. با انتخاب این گزینه فرم انتخاب فاکتور و سند مربوطه، نمایش داده می‌شود. دو گزینه انتخاب شماره فاکتور و انتخاب شماره سند مشاهده می‌شود، برای اصلاح فاکتور ابتدا فاکتور سپس نوع فاکتور را از بین فاکتورهای خرید، فروش، برگشت از خرید یا فروش و ضایعات مشخص نمایید.

پس از تأیید، فرم حذف و اصلاح فاکتور و سند گشوده می‌شود که در قسمت فوقانی آن شماره و تاریخ سند مشاهده می‌شود. در قسمت اول، سند حسابداری مربوط به فاکتور و در قسمت پایین توضیحات سطرها یا کل سند مشاهده می‌شوند که در مقابل آنها دو کلید وجود دارد که در صورت انتخاب هر یک می توان، توضیحات سطری یا کل سند را اصلاح نمود.

در بخش دوم این فرم اطلاعات فاکتور همراه ریز کالاها و قسمت آنها نمایش داده شده که برای اصلاح توضیحات یک سطر یا کل فاکتور از دو کلید در مقابل توضیحات فاکتور استفاده و آنها را در کادرهای مخصوص اصلاح نمایید.

در بخش پایانی این فرم مشخصات اسناد بانکی ثبت شده در امور مالی فاکتور، مشاهده می‌شود. در انتهای فرم با انتخابی دکمه حذف، پیغامی نمایش داده می‌‌شود که خود شامل سه دکمه حذف و نمایش، حذف و انصراف است، با انتخاب حذف و نمایش فرم صدور فاکتور گشوده پس از انجام اصلاحات لازم در فاکتور مربوطه و بعد فرم امور مالی فاکتور، آن را تأیید نمایید، با این عمل سند و فاکتور قبلی حذف شده، سند و فاکتور جدید، جایگزین آن خواهد شد با انتخاب گزینه حذف، سند و فاکتور مورد نظر کلاً حذف خواهد شد.

با کلیک دکمه اصلاح در فرم حذف و اصلاح فاکتور و سند، فرم اصلاح فاکتور گشوده شده و می‌توان اصلاحات مورد نظر برای فاکتور را انجام داد. در صورت تأیید عملیات بانکی و مالی فاکتور، باقیمانده و مابه التفاوت مبلغ به حساب نسیه شخص منظور می‌‌شود. در صورتی که بخواهید فقط نام طرف حساب را در فاکتور اصلاح نمایید، از گزینه اصلاح نام طرف حساب استفاده نمایید، با این عمل سند حسابداری و فاکتور مربوطه به نام طرف حساب جدید اصلاح نام خواهد شد. چنانچه فاکتور شامل چک باشد علاوه بر سند حسابداری و فاکتور، کلیه چکها اعم از وصولی، خرج شده، به حساب خوابانده شده و ... نیز تغییر نام خواهد یافت.

برای اصلاح سند حسابداری، ابتدا در فرم انتخاب فاکتور و سند مربوطه گزینه انتخاب شماره سند را انتخاب، سپس شماره سند را در کادر مقابل آن درج نمایید. اگر سند مورد نظر مربوط به فاکتور باشد مانند مرحله اصلاح اسناد در گزینه شماره فاکتور می‌توانید آن را اصلاح نمایید و اگر سند مذکور از طریق امور مالی اتوماتیبک یا صدور سند حسابداری ثبت شده باشد، پس از تأ‌یید، فرم حذف و اصلاح فاکتور و سند گشوده می‌شود که پس از انجام اصلاحات مورد نظر و کلیک بر روی دکمه اصلاح سند، تغییرات مورد نظر در سند حسابداری عمل و ثبت خواهد شد، برای حذف سند حسابداری، دکمه حذف را کلیک نمایید.

صدور سایر فاکتورها

نحوه صدور سایر فاکتورها نیر مانند فاکتور خرید می‌باشد و تنها تفاوت‌های اندکی با یکدیگر دارند. بنابراین فقط به شرح تفاوته‌های انها با فاکتور خرید می‌پردازیم.

تفاوت فاکتور فروش با فاکتور خرید در این است که در فرم امور مالی فاکتور فروش گزینه خرج چک فعال نمی‌باشد. و همچنین نام کالاهایی که موجودی صفر دارند، نیز در صفحه جستجو نام کالا در فاکتور فروش نمی‌آیند.

برای ثبت عودت کالاهای خریداری شده باید از فاکتور برگشت از خرید و کالاهای فروخته شده از فاکتور برگشت از فروش استفاده نمایید، با صدور فاکتور برگشت از خرید، کالاهای مرجوع شده از موجودی انبار کسر و یا فاکتور برگشت از فروش به موجودی آن اضافه گردیده و برای هر دو سند حسابداری صادر خواهد شد. در فرم امور مالی فاکتور برگشت از خرید گزینه خرج چک فعال نمی‌باشد اما در فرم امور مالی فاکتور برگشت از فروش این گزینه فعال است.

پیش فاکتور با سایر فاکتور4 تفاوت اصلی دارد:

1- با صدور پیش فاکتور، کاردکس کالاها و معین اشخاص تغییر نکرده و هیچ ثبتی در حسابداری انجام نمی‌شود.

2- کالاهای انتخاب شده در پیش فاکتور الزاماً نباید دارای موجودی بوده و می‌توان برای کالاهای بدون موجودی، پیش فاکتور صادر نمود.

3- پس از تأیید فرم فاکتور، اعمال مبلغ نمایش داده می‌شود که در آن می‌توانید تعیین نمایید که چند درصد از مبلغ کل فاکتور به عنوان تخفیف اعمال شود. همچمنین می توانید مبلغ تخفیف را صفر وارد نمایید.

4- قابلیت تبدیل به فاکتور فروش را دارد.

در فاکتور ضایعات که با سایر فاکتورها متفاوت است، خرید و فروش انجام نمی‌شود، لذا طرف حساب معرفی نمی‌شود، با صدور این فاکتور، از موجودی کالاها با مبلغ میانگین قیمت خرید کسر و به حساب هزینه ضایعات کالا اضافه می‌گردد که در سود و زیان تأثیر مستقیم دارد.

نحوه صدور فاکتور را توضیح دادیم حال نحوه اعمال تنظیمات در فاکتورها را شرح می دهیم.

تنظیمات مربوط به فاکتور

اطلاعات اول دروه/ تنظیمات نرم‌افزار یا بعد از اول دوه تنظیمات مدیریتی/ تنظیمات نرم‌افزار / فاکتور

انتخاب رنگ صفحات فاکتور: در این قسمت می توانید رنگ زمینه صفحه صدور فاکتورهای خرید، پیش فاکتور، فروش و غیره را تغییر دهید. با کلیک بر روی دکمه پیش فرض رنگ زمینه فاکتور به حالت اولیه باز می‌گردد.

در فاکتور بتوان فروش منفی انجام داد: هنگام صدور فاکتور فروش، امانی، ضایعات، برگشت از خرید، در صورت عدم موجودی کالا نام آن نمایش داده نمی‌شود با انتخاب این گزینه می توان کالایی که دارای موجودی صفر است را در فاکتور وارد نموده، به تعداد دلخواه فروخته یا فاکتور ضایعات صادر نمود. در صورت استفاده از این گزینه، محاسبه سود و زیان دچار اختلال خواهد شد. توجه فرمایید در صورت فروش منفی کالا، حتی اگر معادل موجودی منفی خرید وارد گردد، باز هم قیمت میانگین کالا اصلاح نخواهد شد.

در صورت فروش تک محصولی یا فروش کالاها با تعداد و تنوع کم، با انتخاب گزینه بعد از تأیید فاکتور، سطرهای آن حذف نشود پس از هر بار صدور فاکتور سطرهای فاکتور حذف نگردیده، می‌توان کالاهای قبل را برای فاکتورهای بعد استفاده کالاهایی به آن اضافه یا از آن کسر نمود.

در حالت عادی صدور فاکتور می‌توان یک کالا را چند بار، به تعداد دلخواه و در سطرهای مختلف وارد نمود. با انتخاب گزینه عدم تکرار کالا در فاکتور، نرم‌افزار به صورت اتوماتیک، سطرهای تکراری را حذف و پیغام می‌دهد که فاکتور کنترل شود، در این صورت می‌توان تعداد را در یک سطر اصلاح نمود.

چنانچه در قسمت توضیحات در فرم معرفی کالا، توضیحاتی ثبت شده باشد، با انتخاب گزینه درج توضیحات هر کالا در ستون توضیحات فاکتور هنگام انتخاب کالا در فاکتور، توضیحات کالا در ستون توضیحات پرینت فاکتور درج می گردد.

با انتخاب گزینه هنگام اصلاح فاکتور، کاربر اولیه آن تغییر نکند، اگر کاربری در برنامه، فاکتوری را که کاربر دیگر ثبت کرده است، اصلاح نماید، نام کاربر آن فاکتور اصلاح شده، تغییر نخواهد کرد.

حداکثر سطرهای فاکتور: در این قسمت می توانید تعیین نمایید که در هر فاکتور چند سطر بتوان ثبت نمود.

با انتخاب گزینه در فرم صدور فاکتور اطلاعات مربوط به آدرس و تلفن قابل اصلاح باشد. در صورتی که به هنگام معرفی طرف حساب از مسیر اطلاعات اول دوره/ معرفی اشخاص با امکانات اطلاعات پایه/ طرف حساب برای شخصی شماره تلفن و آدرس ثبت کرده باشید. در هنگام صدور فاکتور از مسیر عملیات مرتبط به کالا/ صدور فاکتور، مقادیر گزینه‌های آدرس و شماره تلفن قابل تغییر می باشند.

پیش‌فاکتورها بعد از مدت معین زیر به صورت اتوماتیک حذف شود: در این قسمت می‌توان مدت زمانی را که پس از سپری شدن آن باید پیش فاکتورها حذف شوند را تعریف نمود. پیش فاکتور در مدت زمان مشخص شده در برنامه ذخیره گردیده و بعد از این مدت، به صورت خودکار حذف می گردند. پیش از ورود مدت زمان ذخیره پیش فاکتورها، به طور پیش فرض در این کادر عدد صفر بوده و به این معنی است که پیش فاکتورها به صورت خودکار حذف نشوند، پس در صورت انتخاب مجدد عدد صفر، پیش فاکتورهای صادره به صورت خودکار توسط سیستم حذف نمی‌گردند.

کالا

الف: درصد تخفیف طرف حساب برکارهای خدماتی تأثیر نداشته باشد (فقط بر حسب قیمت کالا): با انتخاب این گزینه، درصد تخفیف تعیین شده فقط بر حسب قیمت کالاهای وارد شده در فاکتور محاسبه گردیده و شامل کالاهای خدماتی نمی‌شود.

جستجو در فاکتور ابتدا براساس گروه اصلی – گروه فرعی سپس نام کالا: با انتخاب این گزینه هنگام صدور فاکتور و در صفحه جستجوی کالا ابتدا گروه اصلی، سپس گروه فرعی و در نهایت نام کالای مورد نظر انتخاب می‌شود.

جستجوی نام کالا در فاکتور براساس گروه فرعی: با انتخاب این گزینه، هنگام جستجوی کالا در فاکتور، ابتدا می‌توان گروه فرعی، سپس نام کالا را انتخاب شود.

اگر گزینه نمایش واحد کالا در فاکتور را انتخاب نمایید، می‌توانید نحوه استفاده از واحد کالا در فاکتور را تعیین کنید. این قسمت دارای دو گزینه تعداد × واحد × فی و تعداد × فی می‌باشد که در برنامه به طور پیش فرض گرینه دوم انتخاب شده است. بنابراین پس از وارد نمودن تعداد کالا در فاکتور، تعداد کالا در قیمت آن ضرب و نمایش داده می شود که در این حالت، فی برتعداد واحد تقسیم شده و فی واحد کالا محاسبه و ثبت می گردد.

اما اگر گزینه اول را انتخاب کنید تعداد کالا در واحدی که در فاکتور انتخاب می‌نمایید ضرب می‌شود مثلاً اگر در یک کارتن 48 عدد است تعداد این کالا 2 کارتن است و هر عدد کالای داخل کارتن 10000 ریال، قیمت کالا 10000×48×2 در نظر گرفته می‌شود.

با انتخاب گزینه هیچ کدام از موارد بالا نمایش داده نمی‌شود مواردی که پیش‌تر توضیح داده شد (فی، واحد کالا و... ) در فرم صدور فاکتور نمایش داده نخواهد شد.

نکته: توجه نمایید در صورت انتخاب هر یک از گزینه‌های 1 و 2 تا پایان دوره مالی (قبل از بستن حسابها) باید از یک روش انتخابی استفاده نمود، در صورت عدم رعایت این نکته در گزارشات فاکتور یا مغایرت مواجه خواهید شد.

برای آشنایی بیشتر با کاربرد این گزینه، به مثالهای زیر توجه نمایید:

مثال 1:

هنگام معرفی کالا و یا در فاکتور مقداری که به کالا نسبت داده شده، به آن اضافه یا از آن کسر می‌گردد، به عنوان مثال: عدد 5، این مقدار با توجه به نوع کالایی که تعریف شده می‌توانید 5 کیلو، 5 متر، 5 گرم، 5 کارتن، 5 عدد و یا 5 واحد باشد، اگر 5 کارتن کالا و داخل هر کارتن 10 عدد کالا موجود باشد، نرم‌افزار 5 کارتن کالا از این نوع را می‌شناسد یعنی اگر بعداً بخوهید 2 عدد از این کالا را فروخته یا خریداری نمایید باید 2/0 خریداری نموده یا به فروش برسانید تا در نهایت موجودی کالا 2/5 یا 8/4 کارتن گردد. حال اگر داخل هر کارتن 6 عدد کالا بوده و بخواهید 2 عدد از آن را به فروش برسانید باید – 333/0 عدد خرید نموده یا به فروش برسانید که عملاً با توجه به باقیمانده تقسیم، مقدار درستی نخواهد بود یا عدد یک هفتم و.. را نمی‌توان وارد نمود. این بحث با توجه به نوع مشاغل مختلف، متفاوتن است. اگر شما به صورت مداوم کالاهای خود را با واحد توجه به نوع مشاغل مختلف، متفاوت است. اگر شما به صورت مداوم کالاهای خود را با واحد کارتن خرید و فروش می‌نمایید و تعداد داخل آن برایتان حائز اهمیت نیست، در فرم معرفی واحد، واحدی به نام (کارتن) و با مقدار 1 تعریف نموده و از این پس کالا را با واحد کارتن خرید و فروش نمایید. چنانچه کالا را با واحد عدد خرید و فروش می‌نمایید باید در فرم معرفی واحد، واحدهایی به نام عدد یا مقدار 1، کارتن با مقدار 6، 10 یا... تعداد داخل کارتن) با واحدهای مختلفی مانند کارتن 6 عددی یا مقدار 6، کارتن 24 با مقدار 24 و.. معرفی نمایید. حال اگر 4 (کارتن 6 )خرید نمایید 24=6×4 عدد به موجودی این کالا اضافه می‌شود و اگر 3 (عدد) خرید نمایید 3= 1×3 عدد به موجودی اضافه می‌گردد. به این مثال کاربردی توجه فرمایید یک کارتن 6 عددی رب گوجه‌فرنگی 5/0 کیلویی با قسمت هر واحد 5000 ریال موجود است، پس قیمت هر کارتن 6 عددی از این کالا 30.000 ریال محاسبه می‌شود، در این مثال واحد عدد با مقدار 1 و کارتن 6 عددی با مقدار 6 تعریف به سیستم معرفی شده است، حال در صورت انتخاب هر یک از حالات تعداد × واحد × فی و تعداد × فی این مثال را بررسی می‌نماییم:

در حالت اول: قیمت کل 10 کارتن 6 عددی رب گوجه فرهنگی و در صورتی که قیمت هر عدد از این کالا 000/5 ریال باشد، به شکل زیر محاسبه خواهد شد:

یعنی : تعداد × واحد × فی 300.000=5.000×6×10

در حالت دوم: قیمت کل 10 کارتن 6 عددی رب گوجه فرنگی و در صورتی که هر کارتن از این کالا 30.000 ریال باشد، به شکل زیر محاسبه خواهد شد.

یعنی: تعداد × فی (واحد کالا در محاسبه نقشی ندارد) 300.000 = 30.000 × 10

پس هر یک از حالات فوق را می‌توان در فرم مدیریت برنامه به دلخواه انتخاب نمود.

مثال2:

اگر در یک مؤسسه کالاهایی که واحد شمارش آنها متر و سانتیمتر، گرم و کیلوگرم، کیلوگرم و تن، خرید و فروش می‌شود، باید واحدی به نام متر با مقدار 100، واحد دیگری به نام سانتیمتر با مقدار 1، واحدی به نام گرم با مقدار 1 و واحدی به نام کیلوگرم با مقدار 1000 یا واحدی به نام کیلوگرم با مقدار 1 و واحدی به نام تن با مقدار 1000 تعریف گردد. به عنوان مثال چنانچه بسته بندی یک نوع کالا با وزن 4 کیلوگرم وجود داشته باشد، پس با توجه به مقدار عددی 1 که برای واحد کیلوگرم وجود داشته باشد، پس با توجه به مقدار عددی 1 که برای واحد کیلوگرم تعریف شده، واحدی به نام بسته را نیز با مقدار عددی 4 باید تعریف نمود.

مثال 3 :

در بعضی اصناف مانند آهن، کاشی و سرامیک یا مشابه آنها، خرید و فروش بر حسب دو واحد متفاوت انجام می‌گیرد. آهن با واحد کیلوگرم خریداری و با واحد شاخه به فروش می‌رسد. جهت انجام این عمل باید دو کالا در نرم‌افزار تعریف نمود. آهن کیلویی و به عنوان مثال تیرآهن 18، پس از خرید آهن کیلویی باید در فرم تولید مشخص نمود که مثلاً 200 کیلوآهن کیلویی به چند شاخه تیرآهن 18 تبدیل می‌شود، ابتدا آن را تولید، سپس در فرم فاکتور فروش، تیرآهن 18 را به فروش رساند. با انجام این عمل به دلیل تعریف دو کالای مختلف، در کاردکس تیرآهن کیلویی سابقه‌ای از فروش تیرآهن 18 یا بالعکس وجود نخواهد داشت.

مالی

در قسمت امکان انتخاب فی خرید در فاکتور خرید می‌توانید تعیین نمایید که در فاکتور خرید، فی خرید از آخرین قیمت خرید کالا، از قیمتا میانگین یا از فی فروش بیابد.

قیمت فروش کالا از آخرین قیمت فروش فاکتور بیاید: با انتخاب این گزینه، برنامه قیمت فروش یک کالا را به صورت خودکار از آخرین قیمت فروش آن کالا پیدا می کند.

بعد از تأیید فاکتور خرید و عودت فروش یا فاکتور فروش و عودت خرید

کل مبلغ فاکتور نقد محسوب شود.

کل مبلغ فاکتور نسیه محسوب شود.

هیچکدام

در این قسمت به صورت پیش فرض گزینه هیچکدام انتخاب شده است وبه همین دلیل در طول کار با برنامه، پس از تأیید فاکتور، فرم امور مالی جهت تعیین نحوه تسویه فاکتور مشاهده می‌شود که باید در آن مشخص نمود از جمع کل مبلغ مورد معامله، چه مبلغی به صورت نقد، چه مبلغی نسیه، تخفیف و غیره با طرف حساب توافق شده است، در صورت انتخاب گزینه‌های کل مبلغ فاکتور نقد یا کل مبلغ فاکتور نسیه محسوب شود. دیگر فرم امور مالی نمایش داده نشده و به منظور تسریع در عملیات صدور فاکتور کاربرانی که کل مبلغ فاکتور را نقد یا نسیه وارد می‌نمایند، مبلغ مستقیماً در حساب شخص یا صندوق عمل می‌شود.

تنظیمات چاپ فاکتور

تنظیمات عمومی

در قسمت چاپ فاکتورها به صورت اتوماتیک بعد از عملیات، می‌توانید تعیین نمایید که کدام یک از فاکتورهای خرید، فروش، پیش فاکتور و غیره به طور اتوماتیک پس از ثبت، پرینت گرفته شوند.

در قسمت نحوه نمایش نام کالا در چاپ فاکتور با انتخاب هر یک از گزینه‌های موجود، مؤلفه‌های وابسته به کالا در چاپ فاکتور به صورت انتخاب شده نمایش داده می شوند. به عنوان مثال: با انتخاب گزینه اول، ابتدا گروه اصلی، سپس گروه فرعی و در نهایت نام کالا در ستون شرح کالا در فاکتور نمایش داده خواهد شد.

نام واحد مالی جهت نمایش در پرینت فاکتور: در این قسمت نام واحد مالی که می‌خواهید در فاکتور چاپ شود را وارد نمایید. با این عمل نام جدید به صورت پیش فرض در نظر گرفته شده و در پرینت فاکتور جایگزین می شود. به عنوان مثال با درج کلمه تومان، پس از تأیید فرم در فاکتورها به جای واحد ریال کلمه تومان جایگزین خواهد شد.

تنظیمات فاکتور نمونه 1: در این قسمت با درج عددی که در کادر مقابل این گزینه‌ها وجود دارد پس از صدور و تأیید فاکتور، به صورت اتوماتیک به تعداد تعیین شده، فاکتورها چاپ می‌شوند.

کاغذ چاپ فاکتور به تعداد سطرهای فاکتور استفاده شود (فقط پرینترهای سوزنی): این گزینه مخصوص کاربرانی است که از پرینترهای سوزنی با کاغذ رولی استفاده می‌کنند، با انتخاب این گزینه کاغذ به انداره تعداد سطرهای وارد شده هنگام صدور فاکتور استفاده می‌شود.

کاغذ و پرینتر/ فاصله از پایین فاکتور (سانتیمتر): در این قسمت فاصله از پایین فاکتور برای شروع چاپ بعدی، تنظیم می وشد.

فاصله از بالای فاکتور براساس Pixel : برای تعیین میزان فاصله چاپ فاکتور از ابتدای کاغذ براساس Pixel مقدار دلخواه را در این کادر وارد نمایید.

نمایش حداقل خطوط جهت سرعت در پرینت: برای بالا رفتن سرعت چاپ مخصوصاً در پرینترهای سوزنی با انتخاب این گزینه، چاپ خطوط عمومی و افقی صرف نظر شده و فاکتور چاپ شده فاقد خطوط عمومی و افقی خواهد بود.

نمایش خطوط افقی ما بین هر سطر فاکتور: برای چاپ خطوط تافقی و تفکیک سطرهای فاکتور، این گزینه را انتخاب نمایید.

کالاهای خدماتی

در پرینت تعداد کالاهای خدماتی نمایش داده نشوند: برای اینکه در چاپ فاکتور کارهای خدماتی وارد شده، نمایش داده نشود از این گزینه استفاده نماید با این عمل در ستون تعداد برای کارهای خدماتی تعداد ثبت نخواهد شد.

در پرینت فاکتور تعداد کالاهای خدماتی با فاکتور جمع نشوند: برای اینکه در چاپ فاکتورها، کارهای خدماتی با کالاها جمع نشود، این گزینه را انتخاب نمایید با این عمل در قسمت جمع انتهای فاکتور، فقط تعداد کالاها نشان داده می‌شود.

در پرینت فاکتور جمع مبلغ خدمات از جمع مبلغ کالا تفکیک شود: برای اینکه در چاپ فاکتورها، جمع مبلغ کارهای خدماتی با جمع مبلغ کالاها، جمع نشده و به صورت تفکیک شده نمایش داده شود، این گزینه را انتخاب نمایید.

تنظیمات فوقانی فاکتور

انتخاب آرم برای فاکتور: برای اینکه در چاپ فاکتور، آرم موسسه با شرکت نمایش داده شود، باید ابتدا دکمه انتخاب آرم برای فاکتور را فعال و با استفاده از دکمه انتخاب آرم، بر پنجره Open، آرم مورد نظر را فقط با پوندهای (bmp,ico.emf.wmf) ALL انتخاب نموده، سپس دکمه Open را کلیک نمایید با این عمل آرم مورد نظر، سمت راست فاکتور نمایش داده شود.

حذف آرم: برای اینکه آرم انتخاب شده در مرحله قبل، درچاپ فاکتور نمایش داده نشود، از این گزینه استفاده نمایید با این عمل آرم مورد نظر در فاکتور حذف خواهد شد.

تنظیمات اطلاعات فوقانی فاکتور: در این قسمت با انتخاب گزینه تاریخ در سمت چپ بالای فاکتور، هنگام چاپ، تاریخ صدور فاکتور مشاهده و با عدم انتخاب این گزینه تاریخ، چاپ نخواهد شد با انتخاب گزینه ساعت در سمت چپ بالای فاکتور، ساعت تأیید فاکتور، هنگام چاپ مشاهده و با عدم انتخاب، ساعت نمایش داده نخواهد شد. با انتخاب گزینه عدم نمایش شماره فاکتور، شماره فاکتور در چاپ آن نمایش داده نمی‌شود. با انتخاب گزینه کد اقتصادی، کد اقتصادی در سمت چپ فاکتور نمایش داده می شود. با انتخاب گزینه چاپ شماره سند، شناره سند حسابداری در سمت چپ بالای فاکتور، چاپ خواهد شد.

طرف حساب

برای اینکه کد تعریف شده جهت طرف حساب در قسمت معرفی طرف حسابها /مشخصات شخصی در فاکتور چاپ شود، از گزینه نمایش کد طرف حساب استفاده نمایید. برای تغییر عنوان نام طرف حساب در چاپ فاکتور که به صورت پیش فرض صورتحساب آقای / خانم در نظر گرفته شده، از گزینه عنوان نام طرف حساب استفاده نمایید، به عنوان مثال نوشته پیش فرض می توان فاکتور شرکت: را در نظر گرفت. چنانچه در قسمت معرفی حسابها/ مشخصات شخصی برای شخصی تلفن و آدرس درج نموده باشید، برای چاپ آنها در فاکتور از گزینه نمایش تلفن و آدرس طرف حساب استفاده نمایید. انتخاب گزینه تعویض نام طرف حسب در فاکتور چاپ، به کاربر امکان می‌دهد، هنگام چاپ فاکتور نام طرف حساب را تغییر دهد. با این ما سند حسابداری به نام طرف حسابی که فاکتور برایوی صادر شده ثبت گردیده ولی هنگام چاپ فاکتور در کادر مربوطه می توان نام طرف حساب جدیدی را درج نمود. در صورت منطقه‌بندی طرف حسابها با انتخاب گزینه نمایش نام منطقه به همراه آدرس، در چاپ فاکتور، ابتدا منطقه و سپس آدرس نمایش داده می‌شود.

جایگزین

در این قسمت با توجه به مشاغل و اصفاف مختلف در صورت لزوم به جای چاپ سرتیترهای پیش فرض خرید، پیش فاکتور، فروش، برگشت از خرید، برگشت از فروش، امانی، ضایعات و.. می توان در کادر مربوطه سرتیترهای دلخواه را تعریف نمود با این عمل در قسمت فوقانی فاکتور سرتیتر دلخواه کاربر، چاپ خواهد شد، در همین قسمت دکمه F امکان اعمال تغییرات دیگری را به سلیقه کاربر در اختیار وی قرار می دهد با انتخاب این کلید فرم Font گشوده می‌شود، در ستون Font نوع فونت، در ستون Font Style نوع نوشته و در ستون Size اندازه سایز ( در این قسمت قابل تغییر نیست) و در ستون Color رنگ سرتیتر یا هر کادر دیگری که دکمه F در کنار آن قرار داشته باشد را انتخاب نمایید، پس از تنظیمات مورد نظر و تأیید فرم، تغییرات اعمال شده در قسمت انتخابی نمایش و چاپ خواهد شد.

سرتیتر 1 و 2

برای چاپ سرتیترهای دلخواه در فاکتورها، از کادر مقابل دو گزینه سرتیتر 1و 2 استفاده نمایید، به عنوان مثال کاربر می‌تواند نام شرکت یا فروشگاه را به جای کلمه ... شرکت/ فروشگاه که به صورت پیش فرش در نظر گرفته شده، تایپ نماید.

تنظیمات ستونی فاکتور

تنطیمات کالا

برای چاپ نام کالا از سمت راست ستون نام کالا، گزینه نمایش نام کالا از راست، برای حذف ستون توضیحات کالا در چاپ فاکتور از گزینه حذف ستون توضیحات و برای درج کد کالاهای انتخابی در چاپ فاکتور از گزینه نمایش کد کالا استفاده نمایید.

تنظیمات سطری

در این قسمت با انتخاب گزینه محاسبه تعداد سطرها بر حسب تعداد وارد شده، تعداد سطرها در فاکتور چاپ شده براساس تعداد سطرهای فاکتور صادر شده، نمایش داده می‌‌شود. برای آنکه از قبل بتوان تعداد سطرهای فاکتور را مشخص نمود باید گزینه محاسبه تعداد سطرها بر حسب تعداد وارد شده، را غیر فعال نموده و در کادر مقابل گزینه تعداد سطرهای فاکتور، تعداد مورد نظر را درج نمود. چنانچه فاکتور صادر شده بیش از یک صفحه باید با انتخاب گزینه نمایش جمع فاکتور در صفحه انتهایی، جمع کل سطرهای فاکتور در صفحه آخر محاسبه و نمایش داده می‌شود، عدم انتخاب گزینه موجب خواهد شد در انتهای همه صفحات فاکتور نمایش داده شود.

تنظیمات انتهایی فاکتور

در این قسمت با انتخاب نام کاربر، نام کاربری که فاکتور را صادر نموده در اتنهای فاکتور چاپ خواهد شد، با انتخاب توضیحات فاکتور، توضیحات درج شده در انتهای فاکتور چاپ خواهد شد.

تنظیمات مالی

در این قسمت با انتخاب نمایش مانده حساب، جمع کل مانده بدهکاری یا بستانکاربی طرف حساب در فاکتور، انتخاب تفکیک مانده حساب از بدهی فاکتور، مانده کل بدهی و مانده بدهی فاکتور طرف حساب به تفکیک، در چاپ فاکتور نشان داده می‌شوند.

جایگزین

در این قسمت پس از انتخاب نوع فاکتور، اگر به جای مهر و امضا خریدار و فروشنده متن دلخواه را در کادر مربوطه درج نمایید، در فاکتور چاپ خواهد شد.

ورود متون پیش فاکتور 1 و 2

متن دلخواه خود را برای درج در انتهای پیش فاکتور را در دو بخش پیش فاکتور 1 و 2 ، در این قسمت وارد نموده و برای استفاده از دکمه F طبق روش قبل استفاده نمایید.

ورود متن توضیحات

توضیحات مورد نظر خود را برای درج در انتهای فاکتور را در دو بخش فاکتور 1 و 2، در این قسمت وارد نموده و برای استفاده از کلید F طبق روش قبل استفاده نمایید.

کالای امانی

پرداخت کالا به صورت امانی و تسویه آن

با انتخاب این گزینه فرم صدور فاکتور امانی گشوده می‌شود. نحوه صدور فاکتور امانی مانند فاکتور خرید می باشد که پیش‌تر توضیح دادیم. تفاوت آن با فاکتور خرید این است که پس از تأیید فاکتور، فرم امور مالی نمایش داده نخوهد شد و فقط فرم اعمال مبلغ نمایض داده می شود که در آن می توانید تعیین نمایید که چند درصد از مبلغ کل فاکتور به عنوان تخفیف اعمال شود. همچنین می‌توانید مبلغ تخفیف را صفر وارد نمایید. پس از صدور فاکتور امانی، کالای مورد نظر فقط از تعداد کاردکس کالا کاسته، در معین اشخاص ثبتی انجام نشده و سند حسابداری نیز تا زمانی که تسویه انجام نشود، صادر نخواهد شد.

برای تسویه حسب کالای امانی پرداختی، از قسمت عملیات مرتبط به کالا/ کالای امانی/ تسویه حساب کالای امانی پرداختی فرم عودت کالای امانی به انبار گشوده می‌شود. ابتدا نام شخص را انتخاب نمایید. با انتخاب نام شخص لیست تمام کالاهای که شخص امانت گرفته است، نمایش داده می شود می توانید ترتیب نمایش کالاها را براساس کد کالا، نام و تاریخ ثبت تعیین نمایید در این قسمت نام کالا، شماره و تاریخ فاکتور، کد کالا، مقدار اولیه، مقدار مانده به طور ثابت مشاهده و دو ستون قیمت و مقدار تسویه با رنگ قرمز نمایش داده شده، که قابل تغییر هستند. برای تسویه، در ستون مقدار تسویه، تعداد کالاهایی که می خواهید تسویه نمایید را مشخص نمایید، می‌توانید کالاها را با همان قیمتی که امانت داده‌اید، تسویه نمایید و یا این که قیمت را تغییر دهید. سپس دکمه تسویه حساب کالاها را کلیک نمایید، در فرم دریافت شماره فاکتور می‌توانید شماره و تاریخ فاکتور را تغییر داده و در صورت نیاز توضیحات لازم را وارد نمایید. با کلیک بر روی دکمه تأیید، فرم امور مالی گشوده شده که آن را پیشتر در فرم امور مالی فاکتور خرید توضیح داده‌ایم. پس از مشخص نمو.دن نحوه تسویه در فرم امور مالی، فاکتور تایید شده در سند حسابداری نیز ثبت خواهد شد.

برای عودت کالا به انبار، ابتدا تعداد کالاهایی که می‌خواهید به انبار عودت دهید را در قسمت مقدار تسویه وارد نموده، سپس دکمه عودت کالاها به انبار را کلیک نمایید، با تایید پیغام مشاهده شده، تعدادی کالای عودت داده شده به موجودی انبار اضافه خواهد شد. در صورت عدم تسویه تمام کالاها، باقیمانده کالا نزد طرف حساب خواهد ماند و تعداد آن در ستون باقیمانده نمایش داده خواهد شد. با انتخاب گزینه چاپ رسید جهت کالای عودت داده شده، پس از تأیید و تسویه آن به صورت اتوماتیک برای کالا، رسید چاپ خواهد شد. چنانچه مقدار اولیه با مقدار باقیمانده برابر باشد می‌توان سطر مورد نظر را با کلیک بر روی دکمه حذف سطر، حذف نمود.

دریافت کالا به صورت امانی و تسویه آن

با انتخاب این گزینه فرم دریافت کالای امانی نمایش داده می‌شود. ابتدا نام شخصی که از آن کالا را به امانت دریافت می‌کنید را مشخص نمایید. در قسمت نام کالا کلیک نموده با استفاده از یکی از حروف صفحه کلید، کالای مورد نظر را به کمک فرم جستجو انتخاب و تایید نمایید، سپس تعداد و فی کالا را وارد نمایید. در صورت نیاز به چاپ رسید از گزینه چاپ رسید استفاده نمایید. در صورتی که بخواهید کالای جدیدی را در برنامه تعریف نمایید بر روی دکمه معرفی کالای جدید کلیک و در صورتی که بخواهید شخص جدید را در برنامه معرفی نمایید، بر روی دکمه معرفی طرف حساب جدید کلیک نمایید با کلبیک راست ماوس بر روی فرم دو گزینه حذف سطر جاری و حذف تمامی سطرها دیده می‌شود.

پس از تایید فرم، فقط تعداد کالای مورد نظر در کاردکس کالا افزایش می یابد و سند حسابداری صادر نخواهد شد. این نکیته حائز اهمیت ایست که قیمت خرید کالای امانی باید نزدیک به قیمت خرید آن کالا باشد، زیرا این قیمت پس از تسویه با قیمتهای قبل جمع و میانگین خرید را تشکیل می دهد.

با انتخاب گزینه تسویه حساب کالای اماتی دریافتی، از قسمت عملیات مرتبط به کالا/ کالای امانی/ تسویه حساب کالای امانی دریافتی فرم عودت کالای امانی از انبار به افراد گشوده، ابتدا در قسمت فوقانی فرم، نام شخص را انتخاب نمایید، نام و کد کالا، تاریخ فاکتور، مقدار اولیه، مقدار باقیمانده به طور ثابت مشاهده و دو ستون قیمت و مقدار تسویه با رنگ قرمز نیز نمایش داده شده که قابل تغییر هستند. برای تسویه، ابتدا در ستون مقدار تسویه، تعداد کالای که می‌خواهید تسویه نمایید و در ستون قیمت، قیمت تسویه را مشخص، سپس دکمه تسویه حساب کالا را انتخاب نمایید، در قسمت دریافت شماره فاکتور خرید می توان شماره و تاریخ فاکتور را تغییر داده و در صورت نیاز توضیحات لازم راوارد نمایید./با کلیک بر روی دکمه تأیید، فرم امور مالی گشوده شده که آن را پیشتر در فرم امور مالی فاکتور خرید توضیح داده‌ایم پس از مشخص نمودن نحوه تسویه در فرم امو مالی، فاکتور تایید شده و سند حسابداری نیز ثبت خواهد شد. برای عودت کالا به افراد، ابتدا مقدار تسویه را انتخاب ، سپس دکمه عودت کالا به افراد را کلیک نمایید با تأیید پیغام مشاهده شده به تعداد کالای عودت داده شده از موجودی انبار کاسته خواهد شد، در صورت عدم تسویه تمام کالاها، باقیمانده کالا نزد انبار خواهد ماند و تعداد آن در ستون باقیمانده نمایش داده خواهد شد. با انتخاب گزینه رسید جهت کالای عودت داده شده، پس از تایید و تسویه آن به صورت اتوماتیک برای کالا رسید چاپ خواهد شد، در صورتی که بخواهید فاکتور امانی خود را قبل از تسویه با عودت حذف نمایید می توانید در این صفحه سطر مورد نظر را با کلید حذف سطر، حذف نمایید.

برگشت از عودت کالاهای امانی دریافتی و پرداختی

در صورتی که شما کالای امانی (دریافتی یا پرداختی) را (به انبار یا به فرد)، عودت داده باشید و بخواهید آن را به حالت قبل باز گزدایند، باید از این گزینه استفاده نمایید.

با انتخاب این گزینه فرم حذف عملیات عودت کالاهای امانی نمایش داده می شود که در آن نوع کالای امانی (پرداختی و دریافتی) را تعیین نمایید. سپس نام شخص را تعیین کنید. با انجام این عمل، کلیه کالاهایی که امانت داده شده یا گرفته شده است نمایش داده خواهند شد.

با کلیک در ستون حذف عودت می توانید کالاهای مورد نظر را از حالت عودت خارج نماید.

برای مشاهده کالاهای که حالت عودت خارج شده‌اند، در صورتی که کالای مورد نظر امانی پرداختی باشد از مسیر عملیات مرتبط به کالا/ کالای امانی/ تسویه حساب کالای امانی پرداختی و در صورتی که کالای مورد نظر امانی دریافتی باشد، از مسیر عملیات مرتبط به کالا/ کالای امانی/ تسویه حساب کالای امانی دریافتی قابل مشاهده خواهد بود.

انبار گردانی

برای تطبیق موجودی واقعی کالاهای موجود در انبار و موجودی کالاها در نرم‌افزار هنگام بستن حسابها یا بر حسب نیاز در سایر موراد، از این امکان استفاده نمایید.

نمایش لیست کالاهای انبار: برای انبار گردانی و شمارش کالاها ابتدا برگه یا همان Tag شمارش انبار تهیه گردد. Tag انبار، لیستی از کالاهای موجود، وجود دارد می‌توان شمارش‌های انجام شده هر کالا را مقابل آن وارد نمود، جهت تهیه آن به صورت لیستی، ابتدا گزینه نمایش لیست کالاهای انبار را انتخاب نمایید، در صورت نیاز می توانید گروه اصلی، فرعی یا کد کالای خاصی را به دلخواه انتخاب نمایید، پس از کلیک بر روی دکمه تهیه گزارش فرم نمایش کالا به صورت لیستی نمایش داده می‌ش‌ود.

ثبت کالاهای شمارش شده: با انتخاب این گزینه، فرم ثبت شمارش کالاها نمایش داده می‌شود که در سمت چپ فرم، تاریخ ثبت قرار دارد که یه صورت پیش فرض تاریخ روز سیستم نمایش داده می‌شود که قابل تغییر است. با کلیک بر روی دکمه ورود یک لیست خاص، فرم انتخاب لیست ظاهر می‌شود که با کلیک بر روی دکمه تایید، تمام کالاهای موجود در انبار، در فرم اصلی نمایش داده شده و در صورت انتخاب هر کدام از گزینه‌های گروه اصلی با گروه فرعی می‌توانید گروه اصلی و فرعی مورد نظر را انتخاب و فقط کالاهای مربوط به آن گروه را مشاهده نمایید. در صورت انتخاب مابین کد می‌توانید کد کالاهای مورد نظر را انتخاب نمود تا کالاهایی که شامل کد مورد نظر هستند نمایش داده شوند، با انتخاب گزینه مرتب‌سازی براساس می‌توانید کالاها را براساس نام، کد یا مدل کالا در فرم ثبت شمارش مشاهده نمایید، پس از تأیید لیست کالاها با توجه به انتخابهای انجام شده، پس از ورود شمارش هر کالا، با کلیک بر روی دکمه ذخیره شمارش آن را ذخیره نمایید.

بازخوانی از لیست ثبتی: قبل از تأیید عملیات انبار گردانی برای مشاهده مجدد لیستی که در مرحله قبل ذخیره شده، از این دکمه استفاده نمایید و در صورت نیاز تغییرات مورد نظر را انجام دهید. توجه نمایید بعد از تایید عملیات انبار گردانی اگر از این گزینه استفاده نمایید هیچ کالایی به شما نشان نمی‌دهد.

حذف از لیست: برای حذف لیست ثبت شده از این گزینه استفاده نمایید.

بازخوانی از لیست کالاهای انبارگردانی نشده: زمانی که کالاهای خود را شمارش نموده اید و قبل از انجام تایید عملیات انبارگردانی اگر مایل بودید کالایی را هنوز شمارش نکرده‌ای مشاهده نمایید و تغییراتی در آن بدهید، می‌توانید از این گزینه استفاده نمایید کلیه کالاهای انبار را به شما نشان می‌دهد.

تأیید عملیات انبارگردانی: با انتخاب این گزینه، فرم گزارش مغایرت‌های انبار نمایش داده می‌شود. در این فرم پس از تعیین کالاها جهت ثبت مغایرت، در قسمت انتخاب شمارش، شمارشی که باید موجودی با آن مقایسه شود را از بین سه گزینه شمارشهای اول، دوم یا سوم انتخاب نمایید. در قسمت انتخاب نوع عملیات یکی از دو گزینه کمتر از موجودی یا بیشتر از موجودی را انتخاب، سپس با تعیین گروه اصلی و فرعی و نمایش کالاهای آن گروه، در قسمت مرتب سازی یکی از سه گزینه نام کالا، کد کالا یا مدل را انتخاب نمایید تا کالا براساس آن مرتب شوند.

نمی‌توان بابت هر کالا شمارش دلخواهی را انتخاب کرد بلکه باشسد شمارش برای کلیه کالاها یکسان باشد، پس از انتخاب شمارش و تنظیمات مربوطه، در صورت وجود مغایرت بین شمارش مورد نظر و موجودی نرم‌افزار، در قسمت ثبت مغایرت کلیک نموده و در مربع مربوطه تیک بگذارید، سپس بر روی دکمه ثبت مغایرت کلیک نمایید با مشاهده پیغام به ازاء تمام کسرهای انبار فاکتور فروش و به ازاء تمام کالاهای اضافی انبار فاکتور خرید ثبت می‌شود، مبلغ فاکتورهای صادره به حسای بدهی شخص انتخاب شده، منظور می گردند.

در صورتی که شخص از کارکنان باشد، وی را در لیست طرف حسابها تعریف نموده و در غیر این صورت حسابی مانند اختلاف حساب در لیست اشخاص معرفی و کسر و اضافه انبارگردانی را با این حساب صفر نموده و بعد از ثبت انبارگردانی این حساب را در سند حسابداری مجزایی، با یکی از حسابهای سود و زیان مانند هزینه‌ها و درآمدها نیز صفر کنید.

با کلیک دکمه 2F به صورت اتوماتیک عملیات انجام شده و طی سند ثبت شده سرفصل فروش به مبلغ اختلاف بستانکار و طرف حساب انتخابی به همین مبلغ بدهکار می‌گردد، در عملیات اضافی انبارگردانی، نوع عملیات بیشتر از موجودی و پس از انجام عملیت سرفصل خرید با مبلغ اختلاف، بدهکار وطرف حساب مربوطه بستانکار می گردد.

لیست کالاهای انبارگردانی شده: برای مشاهده اختلاف موجودی انبار با کالاهای شمارش شده، قبل انجام تأیید عملیات انبارگردانی، از این گزینه استفاده نمایید، در این قسمت می‌توانید از کالاهای انبارگردانی شده براساس تاریخ، گروه اصلس ، فرعی و موجودی گزارش تهیه نمایید، با کلیک بر روی دکمه گزارش پیشرفته فرم دیگری نمایش داده خواهد شد که در آن می‌توانید گزارش دقیق‌تری را تهیه نمایید.

لیست کالاهای انبارگردانی نشده: برای تهیه گزارش لیست کالاهای انبارگردانی نشده، قبل از انجام عملیات انبارگردانی از این گزینه استفاده نمایید، در این قسمت می توانید از کالاهایی انبارگردانی شده براساس گروه اصلی، فرعی و موجودی گزارش تهیه نمایید. با کلیک بر روی دکمه گزارش پیشرفته فرم دیگری نمایش داده خواهد شد که در آن می توانید گزارش دقیق‌تری را تهیه نمایید.

عملیات بستن حسابها

فرض کنید پایان سال است و کلیه کارهای مالی انجام شده و باید سال مالی جدید را آغاز نمایید. برای بستن حسابهای این سال مالی و انتقال اطلاعات، حسابهای دائم (تراز نامه‌ای)مانند: مانده صندوق بانکها، مانده حساب بدهکاری و بستانکاری و... شروع شماره فاکتورها و اسناد از شماره 1، صفر نمودن حسابهای موقت (سود و زیانی) مانند حسابهای هزینه، درآمد، خرید و فروش و.. به دوره مالی جدید، از این گزینه استفاده نمایید. مؤکداً توصیه می شود قبل از انجام عمل از اطلاعات خود نسخه پشتیبان تهیه نمایید.

در فرم عملیات بستن حسابها، در قسمت تاریخ ثیت سند افتتاحیه دوره مالی جدید، تاریخ دلخواه را درج ور در قسمت عنوان سال مالی گذشته دوره مالی جاری را ثبت نمایید. با انجام عملیات بستن حسابها هنگام ورود مجدداً به برنامه در مورد انتخاب دوره مالی، سوال می‌شود